Ở nhà hàng, phần lớn thuật ngữ thuế xoay quanh ba câu hỏi: tiền khách trả gồm những gì (giá món, phí phục vụ, thuế), tiền đó được ghi nhận thế nào (hoá đơn, chốt ca, đối soát từng kênh), và nguyên liệu mua vào có chứng từ gì (hoá đơn hay bảng kê). Hiểu đúng ba nhóm này là đọc được báo cáo ca, phiếu tính tiền và câu hỏi của kế toán.
Bài giảng đi theo một ca tối giả định của một nhà hàng khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Gặp chữ nào thì giải nghĩa chữ đó, kèm con số. Đơn vị triệu đồng, thuế suất 10% dùng cho gọn — khi làm thật, tra xem chính sách giảm thuế giá trị gia tăng đang áp dụng cho dịch vụ ăn uống ở kỳ đó.
Trước giờ mở cửa: quỹ đầu ca, giá niêm yết đã gồm thuế
- Quỹ đầu ca: tiền lẻ để sẵn trong két cho việc thối tiền. Không phải doanh thu; cuối ca trừ ra trước khi đếm tiền bán hàng. Giả sử 2.
- Giá niêm yết đã gồm thuế giá trị gia tăng: thực đơn ghi giá khách trả, trong đó đã có thuế. Món ghi 110.000 đồng thì giá chưa thuế là 100.000, thuế 10.000. Công thức tách: giá chưa thuế = giá gồm thuế ÷ (1 + thuế suất).
- Giá chưa thuế: căn cứ để tính thuế đầu ra và là doanh thu ghi sổ. Kế toán nhà hàng làm việc bằng giá chưa thuế; khách nhìn thấy giá gồm thuế.
- Thuế suất giảm: mức thấp hơn mức thông thường áp dụng trong một thời gian theo nghị quyết của Quốc hội. Dịch vụ ăn uống từng nằm trong nhóm được giảm; có hay không ở kỳ hiện tại phải tra, không đoán.
Trong ca: phí phục vụ, tiền boa, giảm giá
Bàn số 5 gọi món tổng giá chưa thuế 4. Nhà hàng thu phí phục vụ 5%.
| Dòng trên phiếu tính tiền | Số tiền |
|---|---|
| Món ăn, đồ uống (chưa thuế) | 4 |
| Phí phục vụ 5% | 0,2 |
| Cộng chưa thuế | 4,2 |
| Thuế giá trị gia tăng 10% | 0,42 |
| Khách trả | 4,62 |
- Phí phục vụ: khoản nhà hàng thu thêm của khách cho việc phục vụ. Là doanh thu của nhà hàng, chịu thuế giá trị gia tăng cùng với tiền món. Nhà hàng chia lại cho nhân viên thì phần chia là thu nhập của nhân viên, đi qua bảng lương.
- Tiền boa: khách tự đưa thêm cho nhân viên. Nếu đưa tay cho nhân viên, không qua hoá đơn, thì không phải doanh thu của nhà hàng. Nếu khách cộng tiền boa vào thanh toán thẻ rồi nhà hàng chia lại, khoản đó đi qua sổ nhà hàng; cần quy chế ghi rõ cách xử lý.
- Giảm giá trên hoá đơn: giảm ngay trong lần bán, hoá đơn ghi giá sau giảm hoặc dòng giảm giá; doanh thu và thuế tính trên giá sau giảm.
- Món tặng khách quen: vẫn là hàng rời bếp. Cách ghi (khuyến mại theo chương trình hay biếu tặng) quyết định thuế đầu ra; nên có quy định nội bộ rõ, không tặng tuỳ hứng.
Lúc tính tiền: hoá đơn từ máy tính tiền và thông tin người mua
- Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: hoá đơn tạo ra ngay khi thu ngân chốt thanh toán, dữ liệu chuyển tới cơ quan thuế. Mỗi lần bán là một hoá đơn, kể cả khách không lấy.
- Người mua không cung cấp thông tin: khách lẻ không cần tên, mã số thuế; hoá đơn vẫn hợp lệ.
- Khách công ty lấy hoá đơn: cần tên, mã số thuế, địa chỉ đúng đăng ký, hỏi trước khi chốt. Bàn tiệc 20 khách của một công ty, tổng từ 5 triệu đồng trở lên, công ty đó chỉ khấu trừ được thuế đầu vào nếu trả bằng thẻ hoặc chuyển khoản (Luật 48/2024/QH15).
- Số định danh cá nhân: khách cá nhân muốn ghi tên trên hoá đơn dùng số này thay cho mã số thuế cá nhân, theo quy định từ 1/7/2025.
- Hoá đơn có sai sót: hoá đơn đã tạo mà ghi sai; xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định hoá đơn hiện hành (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC), không huỷ tay.
Cuối ca: chốt ca, đối soát, chênh lệch két
Giả sử ca tối tổng hoá đơn gồm thuế 33: tiền mặt 11, thẻ 13,2, chuyển khoản 4,4, ứng dụng giao đồ ăn 4,4.
- Chốt ca: in báo cáo tổng của hệ thống bán hàng cho ca, đối chiếu với tiền thực có theo từng kênh.
- Tiền phải có trong két: quỹ đầu ca + tiền mặt bán hàng = 2 + 11 = 13.
- Chênh lệch két: tiền thực đếm khác tiền phải có. Ghi biên bản, tìm nguyên nhân; không điều chỉnh doanh thu cho khớp két.
- Đối soát ứng dụng: so danh sách đơn của ứng dụng với báo cáo hệ thống. Doanh thu ghi theo giá bán cho khách 4,4, không phải số ứng dụng chuyển về sau khi trừ phí.
- Doanh thu chưa thuế của ca: 33 ÷ 1,1 = 30; thuế đầu ra 3.
Chuyện của bếp: nguyên liệu, bảng kê, định mức, huỷ hàng
- Thuế đầu vào: thuế giá trị gia tăng ghi trên hoá đơn mua nguyên liệu, gas, điện, thuê mặt bằng. Được khấu trừ khi đủ điều kiện hoá đơn và thanh toán.
- Bảng kê hàng mua không có hoá đơn: chứng từ lập khi mua nông sản, thuỷ sản trực tiếp của người sản xuất, đánh bắt. Làm căn cứ chi phí, không có thuế đầu vào. Mẫu và điều kiện theo văn bản hiện hành; không dùng cho người buôn.
- Định mức nguyên liệu: lượng nguyên liệu dự kiến cho mỗi món, do nhà hàng tự xây dựng. Dùng để kiểm soát hao hụt và giải thích tỷ lệ nguyên liệu trên doanh thu khi bị hỏi.
- Tỷ lệ nguyên liệu trên doanh thu: nguyên liệu dùng trong kỳ chia doanh thu chưa thuế. Ví dụ tháng dùng 132, doanh thu 300: 44%. Không phải chỉ tiêu pháp lý, mà là tín hiệu nội bộ.
- Biên bản huỷ hàng: ghi món, lượng, lý do, người chứng kiến khi bỏ nguyên liệu hỏng. Thiếu biên bản thì khoản đó khó được tính chi phí.
- Suất ăn nhân viên: nguyên liệu nấu cho nhân viên ăn; là chi phí, không phải doanh thu. Nên xuất kho riêng để không làm méo tỷ lệ nguyên liệu.
Cuối tháng: những chữ trên tờ khai
- Thuế giá trị gia tăng phải nộp: thuế đầu ra của cả tháng trừ thuế đầu vào được khấu trừ. Ví dụ đầu ra 30, đầu vào 18: phải nộp 12.
- Thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau: khi đầu vào lớn hơn đầu ra, thường gặp ở tháng khai trương hoặc tháng sửa chữa lớn. Không phải nộp, phần chênh mang sang tháng sau.
- Kỳ khai: tháng hoặc quý, tuỳ quy mô doanh thu theo tiêu chí trong văn bản hiện hành. Nhà hàng mới thành lập thường khai theo quý.
- Hạn nộp: theo Luật Quản lý thuế, tờ khai tháng nộp chậm nhất ngày 20 tháng sau; tờ khai quý chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Rơi vào ngày nghỉ thì lùi sang ngày làm việc kế tiếp. Kiểm tra văn bản mới nếu có thay đổi.
- Tiền chậm nộp: tính theo ngày trên số thuế nộp muộn, mức lâu nay 0,03%/ngày (kiểm tra mức hiện hành). Không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Người mới ở nhà hàng không cần tự lập tờ khai, nhưng hiểu các chữ này giúp trả lời đúng khi kế toán hỏi: tháng này có khoản mua lớn nào chưa đưa hoá đơn, có ngày nào doanh thu bất thường không.
Bài tập có lời giải và chỗ tự kiểm tra
Đề: Bàn tiệc có món ăn chưa thuế 12, phí phục vụ 5%, thuế suất 10%. Khách là công ty, trả bằng thẻ công ty, và để thêm 0,5 tiền boa tiền mặt đưa trực tiếp cho nhân viên. Tính: (a) tổng khách trả trên hoá đơn; (b) doanh thu chưa thuế của nhà hàng từ bàn này; (c) tiền boa có vào doanh thu không.
Lời giải:
- Phí phục vụ: 12 × 5% = 0,6. Cộng chưa thuế: 12,6. Thuế: 1,26. (a) Tổng hoá đơn: 13,86.
- (b) Doanh thu chưa thuế: 12,6 (gồm cả phí phục vụ).
- (c) Tiền boa 0,5 đưa trực tiếp cho nhân viên, không qua hoá đơn: không phải doanh thu của nhà hàng.
Tự kiểm tra ở đâu: dữ liệu hoá đơn từ máy tính tiền xem trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế; tờ khai và số phải nộp theo dõi trên tài khoản thuế điện tử. Cách hạch toán một tháng nhà hàng đầy đủ có bài riêng: kế toán nhà hàng: nguyên liệu, doanh thu theo ca và thuế GTGT.
Câu hỏi thường gặp
Phí phục vụ có bắt buộc phải thu không?
Không. Đó là chính sách giá của nhà hàng. Nếu thu thì phải niêm yết rõ để khách biết trước, và tính vào doanh thu chịu thuế.
Phí phục vụ chia lại cho nhân viên có phải khấu trừ thuế không?
Phần chia là thu nhập từ tiền lương, tiền công của nhân viên, cộng vào lương tháng để tính thuế thu nhập cá nhân theo cách thông thường. Với đa số nhân viên phục vụ, tổng thu nhập vẫn dưới mức giảm trừ gia cảnh.
Giá thực đơn ghi “chưa gồm thuế” có được không?
Được nếu niêm yết rõ ràng để khách biết. Khi đó phiếu tính tiền phải cộng thuế riêng. Nhiều nhà hàng chọn ghi giá đã gồm thuế để khách không bất ngờ.
Chủ quán mời bạn bè ăn không tính tiền thì ghi thế nào?
Đó là hàng rời bếp mà không có doanh thu. Tuỳ bản chất (tiếp khách của công ty hay việc riêng của chủ) mà xử lý khác nhau; tiếp khách có thể là chi phí nếu có chứng từ, việc riêng thì không. Nên lập phiếu, không để trôi.
“Doanh thu thuần” trong báo cáo ca nghĩa là gì?
Thường là doanh thu sau khi trừ các khoản giảm giá, hàng trả lại, và chưa gồm thuế. Mỗi hệ thống bán hàng đặt tên hơi khác, nên đọc chú thích của báo cáo trước khi dùng số.
Tiền đặt cọc bàn tiệc có phải doanh thu ngay không?
Tiền cọc để giữ chỗ chưa phải là tiền bán món ăn; doanh thu phát sinh khi phục vụ. Nếu khách huỷ và nhà hàng giữ cọc theo thoả thuận, khoản đó xử lý theo bản chất; hỏi kế toán cách ghi.
