Kế toán nhà hàng có ba việc thuế lặp lại mỗi ngày: chốt doanh thu theo ca từ tiền mặt, thẻ, chuyển khoản và ứng dụng giao đồ ăn; phân loại nguyên liệu mua vào thành loại có hoá đơn được khấu trừ thuế và loại mua của người sản xuất trực tiếp phải lập bảng kê; và ghi phí nền tảng đúng chỗ. Cuối tháng, ba dòng đó gộp thành tờ khai thuế giá trị gia tăng và làm nền cho thuế thu nhập doanh nghiệp.
Bài giảng dựng một tháng giả định của một nhà hàng do công ty trách nhiệm hữu hạn vận hành, khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Đơn vị là triệu đồng; mọi số liệu là giả định để luyện, cộng khớp từ đầu tới cuối.
Chốt doanh thu theo ca: bốn nguồn, một con số
Nhà hàng mở hai ca. Cuối mỗi ca, thu ngân in báo cáo tổng từ hệ thống bán hàng; kế toán đối chiếu với bốn nguồn tiền. Giả sử ca trưa ngày 15/10:
| Nguồn | Báo cáo hệ thống bán hàng | Thực tế | Chênh |
|---|---|---|---|
| Tiền mặt | 4,4 | 4,35 trong két | −0,05 |
| Thẻ | 6,6 | 6,6 theo bản chốt máy quẹt thẻ | 0 |
| Chuyển khoản | 3,3 | 3,3 theo sao kê | 0 |
| Ứng dụng giao đồ ăn | 2,2 | 2,2 theo báo cáo đơn của ứng dụng | 0 |
| Cộng | 16,5 | 16,45 | −0,05 |
Nguyên tắc: doanh thu ghi theo báo cáo hệ thống (16,5), vì mỗi lần bán đã tạo hoá đơn. Khoản thiếu 0,05 trong két là chuyện quản lý tiền, xử lý bằng biên bản và quy trách nhiệm, không phải là cách giảm doanh thu. Ngược lại, két thừa tiền cũng không được “bỏ túi” vì có thể là đơn chưa nhập máy — cần tìm ra đơn nào.
Với ứng dụng giao đồ ăn, doanh thu ghi theo giá bán cho khách, không phải số tiền ứng dụng chuyển về sau khi trừ phí. Phí là một khoản chi riêng, có hoá đơn riêng của nền tảng.
Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền được lập theo từng lần bán; nhà hàng dùng hình thức nào thì kiểm tra hệ thống đã chuyển dữ liệu đủ lên cơ quan thuế chưa trên cổng hoá đơn điện tử.
Tháng mẫu: doanh thu cả tháng và bút toán
Cộng các ca trong tháng 10/2026, tổng tiền khách trả (đã gồm thuế giá trị gia tăng 10%) là:
- Tiền mặt: 132
- Thẻ và chuyển khoản: 330
- Ứng dụng giao đồ ăn (giá bán cho khách): 88
- Cộng: 550, trong đó doanh thu chưa thuế 500, thuế đầu ra 50.
Bút toán gộp theo nguồn (ghi hằng ngày thì chia nhỏ tương tự):
- Nợ tiền mặt 132, Nợ tiền gửi ngân hàng 330, Nợ phải thu ứng dụng 88 / Có doanh thu 500, Có thuế giá trị gia tăng phải nộp 50.
Thuế suất 10% dùng cho gọn. Dịch vụ ăn uống từng nằm trong nhóm được giảm thuế giá trị gia tăng theo các nghị quyết của Quốc hội; trước khi lập tờ khai thật, tra xem chính sách giảm có đang áp dụng cho kỳ đó không và điều kiện đi kèm.
Nguyên liệu có hoá đơn và nguyên liệu phải lập bảng kê
Đây là chỗ khác biệt lớn nhất so với công ty thương mại. Trong tháng, nhà hàng mua:
| Khoản mua | Chứng từ | Chưa thuế | Thuế đầu vào |
|---|---|---|---|
| Thực phẩm từ nhà cung cấp là doanh nghiệp (giả sử hoá đơn ghi 5%) | Hoá đơn | 120 | 6 |
| Đồ uống đóng chai | Hoá đơn 10% | 60 | 6 |
| Rau, cá mua trực tiếp của người trồng, người nuôi | Bảng kê | 40 | 0 |
Hai nhóm đầu có hoá đơn, thanh toán chuyển khoản, nên thuế đầu vào 12 được khấu trừ. Nhóm thứ ba là hàng nông sản, thuỷ sản do người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra, không có hoá đơn. Lâu nay nhà hàng lập bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn theo mẫu tại văn bản hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp để làm căn cứ chi phí. Bảng kê ghi rõ ngày mua, tên, địa chỉ, số định danh của người bán, mặt hàng, số lượng, đơn giá, có chữ ký người bán. Không có hoá đơn thì không có thuế đầu vào để khấu trừ.
Chỗ hay sai: dồn cả rau mua ở chợ đầu mối của người buôn vào bảng kê. Người buôn không phải người sản xuất trực tiếp; mua của họ thì phải lấy hoá đơn. Bảng kê chỉ dành đúng cho trường hợp quy định, và mẫu cụ thể cần tra ở văn bản hiện hành.
Bút toán nhập nguyên liệu: Nợ nguyên liệu 220, Nợ thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 12 / Có tiền gửi ngân hàng, tiền mặt hoặc phải trả người bán 232.
Phí ứng dụng, thuê mặt bằng và chi phí vận hành
Các khoản chi còn lại của tháng, đều có hoá đơn và thanh toán chuyển khoản:
| Khoản | Chưa thuế | Thuế đầu vào |
|---|---|---|
| Phí dịch vụ của ứng dụng giao đồ ăn | 20 | 2 |
| Thuê mặt bằng từ doanh nghiệp | 50 | 5 |
| Điện | 20 | 2 |
| Nước sạch (5%) | 4 | 0,2 |
| Gas | 8 | 0,8 |
| Cộng | 102 | 10 |
Phí ứng dụng cần một bước đối chiếu riêng: ứng dụng chuyển về 88 − 22 = 66. Kế toán ghi: Nợ tiền gửi ngân hàng 66, Nợ chi phí 20, Nợ thuế được khấu trừ 2 / Có phải thu ứng dụng 88. Nếu chỉ ghi 66 là doanh thu, nhà hàng khai thiếu doanh thu 22 (tính theo giá gồm thuế) và mất 2 tiền thuế đầu vào.
Nếu mặt bằng thuê của cá nhân thì không có hoá đơn giá trị gia tăng, không có thuế đầu vào; phần thuế của người cho thuê do người đó khai hoặc do bên thuê khai thay theo thoả thuận và quy định hiện hành.
Cộng khớp: thuế GTGT phải nộp và tỷ lệ nguyên liệu
| Dòng | Số tiền |
|---|---|
| Thuế đầu ra | 50 |
| Thuế đầu vào nguyên liệu | 12 |
| Thuế đầu vào chi phí vận hành | 10 |
| Đầu vào được khấu trừ | 22 |
| Thuế giá trị gia tăng phải nộp | 28 |
Hạn nộp tờ khai tháng là ngày 20 tháng sau, tờ khai quý là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau, theo Luật Quản lý thuế; kiểm tra văn bản mới nếu có thay đổi.
Một phép thử nghề nhà hàng: tỷ lệ nguyên liệu trên doanh thu. Nguyên liệu 220 trên doanh thu chưa thuế 500 là 44%. Kế toán nên theo dõi tỷ lệ này theo tháng; nếu tháng nào nhảy lên 60% hay tụt xuống 25% mà thực đơn không đổi, có thể doanh thu bị nhập thiếu, nguyên liệu bị ghi trùng, hoặc hàng tồn chưa kiểm kê. Đây không phải định mức pháp lý, mà là tín hiệu nội bộ để đi tìm sai sót trước khi cơ quan thuế hỏi.
Bài tập có lời giải
Đề: Tháng 11/2026, nhà hàng thu tổng cộng 440 (đã gồm thuế 10%). Mua thực phẩm có hoá đơn 5%: 100 chưa thuế. Đồ uống 10%: 50. Rau, cá của người sản xuất trực tiếp có bảng kê: 30. Thuê mặt bằng 50, điện 20, phí ứng dụng 15, đều 10% và chuyển khoản. Tính thuế đầu ra, đầu vào được khấu trừ, số phải nộp và tỷ lệ nguyên liệu.
Lời giải:
- Doanh thu chưa thuế: 440 ÷ 1,1 = 400; thuế đầu ra 40.
- Thuế đầu vào: thực phẩm 5, đồ uống 5, mặt bằng 5, điện 2, phí ứng dụng 1,5. Cộng 18,5. Rau, cá theo bảng kê: 0.
- Phải nộp: 40 − 18,5 = 21,5.
- Nguyên liệu: 100 + 50 + 30 = 180; tỷ lệ 180 ÷ 400 = 45%, gần tháng trước, không có dấu hiệu bất thường.
Biến thể: nếu hoá đơn đồ uống 55 (gồm thuế) trả tiền mặt, thuế 5 của nó không được khấu trừ vì hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt (Luật 48/2024/QH15). Số phải nộp tăng lên 26,5.
Lỗi hay gặp và chỗ tự kiểm tra
- Ghi doanh thu ứng dụng theo tiền về tài khoản thay vì giá bán cho khách.
- Dùng bảng kê cho người buôn, không phải người sản xuất trực tiếp.
- Để tiền mặt thừa thiếu trôi qua nhiều ngày, cuối tháng không truy được ca nào.
- Chuyển khoản của khách vào tài khoản cá nhân của chủ quán. Tiền bán hàng phải về tài khoản của công ty; để ngoài sổ là rủi ro lớn khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu ngân hàng.
Tự kiểm tra ở đâu: hoá đơn đầu ra từ máy tính tiền và hoá đơn đầu vào xem trên cổng hoá đơn điện tử; tờ khai, thông báo, số phải nộp xem trên tài khoản thuế điện tử của công ty; thông tin nhà cung cấp tra ở trang tra cứu thông tin người nộp thuế. Cách dựng nhịp đối chiếu 10 ngày cho nhiều kênh có bài riêng tại mục doanh thu đa kênh của Thuế 360.
Câu hỏi thường gặp
Khách không lấy hoá đơn thì nhà hàng có phải ghi doanh thu không?
Có. Doanh thu phát sinh khi bán hàng, không phụ thuộc khách có lấy hoá đơn hay không. Với hoá đơn từ máy tính tiền, mỗi lần bán hệ thống đã tạo dữ liệu hoá đơn.
Tiền khách để lại cho nhân viên phục vụ có tính vào doanh thu nhà hàng không?
Nếu nhà hàng thu hộ qua hoá đơn hoặc máy quẹt thẻ rồi chia lại, khoản đó đi qua sổ của nhà hàng và cần có quy chế ghi rõ. Nếu khách đưa trực tiếp cho nhân viên thì không qua nhà hàng. Nên thống nhất cách xử lý bằng văn bản với kế toán để không lẫn vào doanh thu hoặc thu nhập của người lao động.
Suất ăn của nhân viên lấy từ bếp có phải ghi gì không?
Nguyên liệu dùng nấu cơm cho nhân viên là chi phí, không phải doanh thu, nhưng nên tách khỏi nguyên liệu phục vụ khách bằng phiếu xuất riêng. Nếu không tách, tỷ lệ nguyên liệu trên doanh thu bị đẩy lên và khó giải thích.
Bảng kê mua rau có giới hạn số tiền không?
Việc dùng bảng kê có điều kiện về đối tượng người bán và thông tin phải ghi; giới hạn cụ thể, nếu có, nằm ở văn bản hướng dẫn hiện hành. Nên tra trước khi mua số lượng lớn của một người, và cân nhắc chuyển khoản để có thêm chứng từ.
Hàng huỷ cuối ngày vì hỏng có được tính chi phí không?
Có thể, nếu có biên bản huỷ ghi rõ mặt hàng, số lượng, lý do và người chứng kiến. Không có biên bản thì khoản đó rất khó giải thích và có thể bị loại khi quyết toán.
Nhà hàng nhỏ khai thuế giá trị gia tăng theo tháng hay theo quý?
Tuỳ quy mô doanh thu theo tiêu chí trong văn bản hiện hành về khai thuế. Doanh nghiệp mới thành lập thường khai theo quý; hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc xem thông báo khi đăng ký thuế để biết kỳ khai của mình.
