Khi hộ kinh doanh nghỉ bán, thuế vẫn phải tính trên toàn bộ doanh thu phát sinh tới ngày ngừng, kể cả tiền bán xả hàng tồn dưới giá vốn. Hàng trả lại nhà cung cấp thì không phải doanh thu; hàng mang về dùng và đồ nghề bán thanh lý là hai phần cần ghi riêng và hỏi rõ cơ quan thuế cách tính. Sau đó chủ hộ phải khai, nộp nốt kỳ cuối, dừng dùng hoá đơn nếu có, rồi thông báo tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động với cơ quan đăng ký kinh doanh để hồ sơ thuế được khép lại.
Nghỉ mà không làm các bước này, hồ sơ của hộ vẫn nằm trên hệ thống như đang hoạt động, các kỳ khai tiếp tục bị ghi là chưa nộp. Bài dưới đây đi qua một tiệm tạp hoá giả định nghỉ bán giữa tháng 11/2026, đơn vị triệu đồng.
Mục tiêu bài học và tiệm tạp hoá dùng làm ví dụ
Học xong bài, chủ hộ biết cách chia hàng tồn thành từng phần có cách xử lý khác nhau, tính được doanh thu kỳ cuối, và lập được danh sách việc phải làm trước và sau ngày đóng cửa.
Tiệm ví dụ: hộ kinh doanh tạp hoá, tự khai thuế theo tháng, có tài khoản ngân hàng riêng cho kinh doanh. Chủ hộ quyết định nghỉ từ ngày 16/11/2026. Kiểm kê ngày 15/11 cho thấy:
- Hàng tồn theo giá mua vào: 60.
- Đồ nghề: hai tủ mát, dãy kệ sắt, một cân điện tử — mua cách đây vài năm.
- Doanh thu bán bình thường từ 1/11 đến 15/11: 50.
- Một nhà cung cấp đồng ý nhận lại hàng chưa bán.
Chia hàng tồn thành bốn phần
Việc đầu tiên là không để hàng tồn thành “một cục”. Mỗi phần có một số phận khác nhau, và mỗi số phận ghi sổ khác nhau:
| Phần | Giá mua vào | Xử lý | Ghi vào doanh thu? |
|---|---|---|---|
| Trả lại nhà cung cấp | 8 | Nhà cung cấp nhận lại, trả tiền hoặc trừ nợ | Không — ghi giảm hàng mua vào |
| Hàng hỏng, hết hạn phải bỏ | 3 | Tiêu huỷ, có biên bản ghi số lượng | Không |
| Mang về dùng trong gia đình | 4 | Ghi danh mục, số lượng, giá mua | Ghi riêng, hỏi cơ quan thuế |
| Bán xả trong mấy ngày cuối | 45 | Bán giảm giá cho khách | Có — theo giá thực bán |
| Cộng | 60 |
Với hàng trả lại, cần có chứng từ hai bên: phiếu nhận lại hàng của nhà cung cấp, và nếu hàng mua có hoá đơn thì xử lý hoá đơn theo quy định (bên bán lập hoá đơn điều chỉnh hoặc bên mua lập hoá đơn trả lại hàng, tuỳ trường hợp). Với hàng hỏng, biên bản tiêu huỷ nên có chữ ký của ít nhất hai người, kèm ảnh chụp. Không có giấy tờ thì sau này rất khó giải thích vì sao hàng mua vào nhiều mà doanh thu ít.
Hàng mang về dùng là phần chủ hộ hay coi nhẹ nhất. Với doanh nghiệp, hàng đưa ra tiêu dùng nội bộ có quy định riêng về hoá đơn và thuế; với hộ kinh doanh, cách xử lý nên hỏi thuế cơ sở quản lý. Việc tối thiểu là ghi lại danh mục và giá mua, để khi được hỏi có ngay câu trả lời thay vì im lặng.
Tính doanh thu tháng cuối
Giả sử phần hàng giá mua 45 được bán xả, thu về 40 — tức là bán lỗ 5. Doanh thu tháng 11 của tiệm:
| Khoản | Số tiền |
|---|---|
| Bán bình thường 1/11 – 15/11 | 50 |
| Bán xả hàng tồn | 40 |
| Doanh thu tháng 11 | 90 |
Nếu tiệm đang tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu, lấy tỷ lệ mà Thông tư 40/2021/TT-BTC hướng dẫn lâu nay cho phân phối, cung cấp hàng hoá (giá trị gia tăng 1%, thu nhập cá nhân 0,5%; kiểm tra mức hiện hành): 90 × 1,5% = 1,35.
Điểm cần hiểu: tính trên doanh thu thì bán lỗ vẫn phải nộp. Khoản lỗ 5 của lô hàng xả không làm giảm doanh thu. Nếu hộ thuộc diện tính thuế trên thu nhập (doanh thu trừ chi phí), khoản lỗ này mới đi vào phép tính qua giá vốn. Việc hộ mình đang ở phương pháp nào phải xem thông báo của cơ quan thuế, vì cách tính thuế với hộ đang được thay đổi theo đợt sửa luật 2025–2026.
Có hai cách làm sai hay gặp ở tháng cuối. Một là bán xả nhưng không ghi sổ vì “bán lỗ thì còn gì mà khai”. Hai là cho khách chuyển khoản tiền bán xả vào tài khoản cá nhân khác cho tiện. Cả hai đều để lại chênh lệch giữa hàng mua vào và doanh thu khai, và chênh lệch đó sẽ phải giải trình.
Đồ nghề bán thanh lý
Hai tủ mát, kệ sắt và cân điện tử là tài sản dùng cho kinh doanh, không phải hàng hoá để bán. Giả sử chủ hộ bán cả bộ cho một người mở tiệm mới được 18.
- Ghi riêng khoản 18 thành một dòng “thanh lý tài sản” trong sổ tháng 11, không trộn vào doanh thu bán hàng.
- Lưu giấy tờ mua bán: giấy viết tay có chữ ký hai bên, ghi rõ tài sản gì, giá bao nhiêu, đã dùng bao lâu. Nếu người mua là doanh nghiệp và cần hoá đơn, hỏi cơ quan thuế về cách lập.
- Hỏi thuế cơ sở khoản thanh lý tài sản của hộ có phải khai cùng doanh thu kỳ cuối hay không, và theo tỷ lệ nào. Đừng tự suy ra là “đồ cũ thì miễn”.
Lý do phải ghi riêng: nếu cộng thẳng vào doanh thu bán hàng, tỷ lệ áp dụng có thể không đúng; còn nếu bỏ ngoài sổ, khoản 18 chuyển vào tài khoản sẽ thành một khoản tiền vào không giải thích được.
Việc phải làm trước và sau ngày đóng cửa
Sắp theo thời gian để khỏi sót:
- Trước ngày nghỉ khoảng hai tuần: kiểm kê hàng tồn; liên hệ nhà cung cấp về hàng trả lại; báo khách quen, đối tác về ngày ngừng bán; thu hồi công nợ khách còn thiếu.
- Ngày cuối bán hàng: khoá sổ doanh thu, ghi rõ ngày ngừng; nếu có dùng hoá đơn điện tử thì rà hoá đơn đã lập, xử lý hoá đơn còn sai sót.
- Trong hạn khai của kỳ cuối: khai và nộp thuế trên doanh thu phát sinh tới ngày ngừng, kèm phần thanh lý theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
- Thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi hộ đã đăng ký: tạm ngừng nếu có ý định bán lại, chấm dứt nếu nghỉ hẳn. Thông tin này được chia sẻ sang cơ quan thuế; nên hỏi thêm thuế cơ sở còn cần nộp giấy tờ gì bên thuế.
- Dừng sử dụng hoá đơn nếu hộ đã đăng ký dùng hoá đơn điện tử, và hỏi thủ tục cụ thể với đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn.
- Sau khi nghỉ: tra lại trạng thái trên tài khoản thuế điện tử sau một thời gian để chắc hồ sơ đã ghi nhận ngừng hoặc chấm dứt; lưu sổ sách, chứng từ của các kỳ đã khai.
Hộ có biên lai, hợp đồng thuê mặt bằng còn hạn cũng nên xử lý dứt điểm: thoả thuận chấm dứt thuê bằng văn bản, lấy lại tiền cọc qua tài khoản để có dấu vết.
Bài tập tự làm có lời giải
Đề: Một hộ bán văn phòng phẩm nghỉ bán cuối tháng 12/2026. Số liệu giả định: doanh thu bình thường tháng 12 là 70; hàng tồn giá mua 30, trong đó trả lại nhà cung cấp 6, tiêu huỷ 2, cho người nhà mở tiệm khác lấy theo giá mua 10 (có trả tiền), bán xả phần còn lại thu 9; thanh lý tủ kính 5. Hỏi: (1) phần hàng bán xả có giá mua bao nhiêu; (2) doanh thu bán hàng tháng 12; (3) những khoản nào ghi riêng để hỏi cơ quan thuế.
Lời giải:
- Hàng bán xả theo giá mua = 30 − 6 − 2 − 10 = 12, thu về 9, lỗ 3.
- Người nhà lấy hàng có trả tiền thì đó là bán hàng, không phải mang về dùng. Doanh thu bán hàng tháng 12 = 70 + 10 + 9 = 89.
- Ghi riêng: khoản thanh lý tủ kính 5; biên bản tiêu huỷ 2; chứng từ trả lại hàng 6. Khoản trả lại không phải doanh thu nhưng phải có giấy tờ.
Lỗi hay mắc ở bài này là coi phần bán cho người nhà là “chuyển hàng trong gia đình” rồi bỏ ra ngoài doanh thu. Có tiền trao tay thì là bán.
Lỗi hay gặp và chỗ tự kiểm tra
- Đóng cửa rồi mới nghĩ tới thuế. Lúc đó hàng đã bán hết, đồ nghề đã cho đi, không còn ai nhớ giá. Kiểm kê trước ngày nghỉ là bước rẻ nhất.
- Không thông báo ngừng. Hồ sơ vẫn ghi đang hoạt động, các kỳ sau bị coi là chưa khai.
- Tưởng nghỉ là xoá nợ. Số thuế còn thiếu của các kỳ trước vẫn phải nộp; để lâu phát sinh tiền chậm nộp theo ngày.
- Vứt sổ sách ngay sau khi nghỉ. Cơ quan thuế vẫn có thể kiểm tra lại các kỳ đã khai trong thời hạn luật định.
Tự kiểm tra ở: tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại của chủ hộ (tờ khai đã nộp, số còn phải nộp, trạng thái hồ sơ); trang tra cứu thông tin người nộp thuế để xem trạng thái sau khi đã thông báo ngừng; cổng hoá đơn điện tử nếu hộ có dùng hoá đơn; và thuế cơ sở quản lý cho những câu hỏi về hàng mang về dùng và tài sản thanh lý.
Câu hỏi thường gặp
Tạm ngừng và chấm dứt khác nhau thế nào với chủ hộ?
Tạm ngừng là nghỉ có thời hạn và có ý định bán lại; hết thời hạn phải hoạt động lại hoặc thông báo tiếp. Chấm dứt là đóng hẳn hộ kinh doanh. Nếu chưa chắc có quay lại không, nên hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh về thời hạn tạm ngừng tối đa trước khi chọn.
Hàng tồn còn nhiều, chưa bán hết mà muốn ngừng ngay thì sao?
Có thể ngừng bán rồi xử lý hàng theo các cách trả lại, mang về dùng hoặc bán cho người khác theo lô. Dù cách nào cũng nên có giấy tờ và ghi sổ trước khi thông báo ngừng, để kỳ khai cuối phản ánh đúng.
Bán xả lỗ vốn nhiều có được giảm thuế không?
Nếu hộ tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu thì không, vì thuế tính trên tiền bán chứ không trên lãi. Chỉ khi tính thuế trên thu nhập, khoản lỗ mới ảnh hưởng tới số thuế qua phần giá vốn.
Nghỉ bán rồi, tài khoản ngân hàng kinh doanh có cần đóng không?
Không bắt buộc, nhưng nên ngừng dùng tài khoản đó cho tiền sinh hoạt ngay sau khi nghỉ. Nếu tiếp tục có tiền vào tài khoản mang tên hộ kinh doanh, người ngoài nhìn vào dễ tưởng hộ vẫn đang bán hàng.
Sau này muốn mở lại hộ kinh doanh thì có khó không?
Nếu đã tạm ngừng đúng thủ tục thì chỉ cần thông báo hoạt động trở lại. Nếu đã chấm dứt thì làm đăng ký mới. Việc khép hồ sơ sạch sẽ lần này giúp lần đăng ký sau không vướng các kỳ chưa khai cũ.
Còn nợ tiền hàng nhà cung cấp khi nghỉ thì liên quan gì tới thuế?
Khoản nợ tiền hàng là quan hệ dân sự giữa hai bên, không phải nghĩa vụ thuế. Tuy vậy nên thanh toán qua tài khoản và giữ chứng từ, vì đó là bằng chứng hàng mua vào đã được trả, dùng khi đối chiếu hàng mua với doanh thu.
