Lập bảng lương năm nhân viên có khấu trừ thuế TNCN và hạch toán 334, 3335

Lập bảng lương có thuế thu nhập cá nhân gồm năm việc làm theo thứ tự: xếp từng người vào đúng cách khấu trừ, trừ bảo hiểm bắt buộc, trừ giảm trừ gia cảnh cho người có hợp đồng lao động từ 3 tháng, tính thuế theo biểu luỹ tiến hoặc khấu trừ 10% cho người còn lại, rồi ghi bút toán 334 và 3335 sao cho tổng chi phí lương = bảo hiểm trừ + thuế khấu trừ + tiền thực trả. Phép kiểm cuối cùng đó là cách nhanh nhất biết bảng lương có sai hay không.

Bài thực hành dùng bảng lương tháng 10/2026 của một công ty nhỏ có năm người thuộc ba nhóm. Số liệu là giả định, đơn vị triệu đồng. Giảm trừ gia cảnh dùng mức từ kỳ tính thuế 2026 theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15: bản thân 15,5 triệu đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng.

Mục tiêu bài học và năm người trong bảng lương mẫu

Học xong, người học lập được bảng lương một tháng có đủ cột thuế, biết lúc nào dùng biểu luỹ tiến, lúc nào khấu trừ 10%, lúc nào không khấu trừ, và ghi bút toán khớp với số tiền chuyển khoản.

Tổng khoản chi trong tháng: 30 + 18 + 14 + 6 + 4 = 72.

Bước một: xếp từng người vào đúng cách khấu trừ

Trước khi tính số nào, xác định mỗi người thuộc nhóm nào. Xếp sai nhóm thì mọi phép tính sau đều sai.

• An, Bình, Chi: hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên → được giảm trừ gia cảnh, tính thuế theo biểu luỹ tiến từng phần hiện hành.
• Dũng: không ký hợp đồng lao động, khoản trả 6 triệu đồng một lần, từ 2 triệu đồng trở lên → khấu trừ 10%.
• Em: hợp đồng dưới 3 tháng, khoản trả từ 2 triệu đồng → thuộc diện khấu trừ 10%, nhưng đã nộp bản cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành nên công ty tạm không khấu trừ.

Cam kết chỉ dùng được khi cá nhân có thu nhập duy nhất thuộc diện khấu trừ 10% và ước tính tổng thu nhập cả năm sau giảm trừ gia cảnh chưa tới mức phải nộp thuế. Cá nhân phải có mã số thuế hoặc số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế; cam kết sai thì người cam kết chịu trách nhiệm, còn công ty phải lưu bản cam kết trong hồ sơ lương.

Bước hai: tính bảo hiểm và giảm trừ cho người có hợp đồng lao động

Phần bảo hiểm bắt buộc người lao động đóng được trừ trước khi tính thuế. Bài dùng tỷ lệ lâu nay là 10,5% trên lương đóng bảo hiểm (gồm bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp); kiểm tra tỷ lệ và mức trần hiện hành trước khi áp dụng.

Người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng và khi đã đăng ký. Chưa có hồ sơ đăng ký thì bảng lương tháng đó không trừ, dù người lao động nói miệng là có con nhỏ; phần chưa trừ được xử lý khi quyết toán năm.

Bước ba: thu nhập tính thuế và số thuế từng người

Thu nhập tính thuế = thu nhập chịu thuế − bảo hiểm trừ − giảm trừ gia cảnh.

• An: 30 − 2,1 − 21,7 = 6,2.
• Bình: 18 − 1,89 − 15,5 = 0,61.
• Chi: 14 − 1,47 − 15,5 = −2,97, tức không phải nộp.

Với An và Bình, số thuế tháng tra theo biểu luỹ tiến từng phần hiện hành. Bài này không nêu các bậc biểu vì biểu đã được sửa đổi; để luyện bút toán, giả định kết quả tra biểu là An 0,31 và Bình 0,03. Khi làm thật, thay bằng số tính từ biểu đang áp dụng.

Hai điều hay bị bỏ qua ở bước này:

1. Thu nhập chịu thuế không phải lúc nào cũng bằng tổng lương. Một số khoản như phần tiền làm thêm giờ trả cao hơn giờ thường được miễn, một số phụ cấp không tính vào thu nhập chịu thuế theo điều kiện riêng; tách chúng ra trước khi tính.
2. Chi không phải nộp thuế, nhưng vẫn phải có tên trong danh sách khấu trừ và quyết toán năm của công ty.

Bước bốn: khấu trừ 10% và cam kết với người không có hợp đồng dài hạn

• Dũng: 6 × 10% = 0,6. Công ty chuyển cho Dũng 5,4 và cấp chứng từ khấu trừ thuế điện tử khi Dũng đề nghị, để cuối năm Dũng tự quyết toán nếu cần.
• Em: có cam kết, không khấu trừ; công ty trả đủ 4. Nếu Em chưa nộp cam kết, công ty phải khấu trừ 0,4 và chỉ trả 3,6.

Nếu trong năm Dũng làm thêm nhiều việc và tổng thù lao lớn, khoản 10% có thể thấp hơn hoặc cao hơn số thuế thật của Dũng; phần chênh lệch được xử lý khi Dũng quyết toán, không phải việc của công ty.

Tổng hợp cả bảng:

Kiểm: 72 − 5,46 − 0,94 = 65,6. Khớp.

Bước năm: hạch toán 334, 3335 và nộp tiền

1. Ghi nhận chi phí lương và thù lao phải trả: Nợ 642 (hoặc 641, 622 theo bộ phận): 72 — Có 334: 72. Một số đơn vị ghi thù lao của Dũng qua 331 vì bản chất là mua dịch vụ; chọn cách nào thì giữ nhất quán.
2. Trừ bảo hiểm của người lao động: Nợ 334: 5,46 — Có 3383, 3384, 3386 theo từng loại.
3. Khấu trừ thuế: Nợ 334: 0,94 — Có 3335: 0,94.
4. Chuyển lương: Nợ 334: 65,6 — Có 112: 65,6.
5. Nộp thuế đã khấu trừ: Nợ 3335: 0,94 — Có 112: 0,94.

Phần bảo hiểm doanh nghiệp đóng tính theo tỷ lệ hiện hành, ghi Nợ chi phí — Có 338 riêng, không trừ vào lương.

Số 0,94 được khai trên tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Doanh nghiệp khai theo tháng thì hạn là ngày 20 tháng sau; khai theo quý thì hạn là ngày cuối cùng tháng đầu quý sau (theo Luật Quản lý thuế). Sau khi nộp, số dư 3335 phải về không; còn dư thì hoặc chưa nộp, hoặc bảng lương và tờ khai lệch nhau.

Bài tập tự làm có lời giải

Tháng 11/2026, bảng lương như tháng 10 với hai thay đổi: Chi được tăng lương lên 20 (lương đóng bảo hiểm vẫn 14); Em chưa nộp cam kết cho tháng này và nhận 4.

1. Tính thu nhập tính thuế của Chi.
2. Em bị khấu trừ bao nhiêu?
3. Giả định số thuế của An và Bình không đổi, Chi tra biểu ra 0,15. Tính tổng thuế khấu trừ và tổng thực trả.

Lời giải.

1. Chi: 20 − 1,47 − 15,5 = 3,03.
2. Em: 4 × 10% = 0,4.
3. Tổng thuế = 0,31 + 0,03 + 0,15 + 0,6 + 0,4 = 1,49. Tổng chi = 30 + 18 + 20 + 6 + 4 = 78. Bảo hiểm trừ vẫn 5,46. Thực trả = 78 − 5,46 − 1,49 = 71,05.

Lỗi hay gặp và chỗ tự kiểm tra

• Trừ giảm trừ gia cảnh cho cả người thời vụ, cộng tác viên. Người không ký hợp đồng lao động từ 3 tháng không được giảm trừ khi khấu trừ hằng tháng.
• Nhận cam kết từ người đang có lương ở nơi khác. Người đó không có thu nhập duy nhất, cam kết không đúng điều kiện.
• Tính bảo hiểm trên tổng lương trong khi lương đóng bảo hiểm thấp hơn, hoặc ngược lại.
• Để số dư 3335 treo nhiều tháng: thường do khai và nộp lệch nhau, dẫn tới nợ ảo hoặc nộp thừa trên hệ thống.

Tự kiểm tra ở đâu: số đã khai và đã nộp của doanh nghiệp xem trên tài khoản thuế điện tử; người lao động tự xem số bị khấu trừ và người phụ thuộc đã đăng ký trên ứng dụng thuế trên điện thoại; danh sách người phụ thuộc cũng tra được bằng trang tra cứu thông tin người nộp thuế. Cách điền tờ khai từ bảng lương xem bài thực hành tờ khai khấu trừ TNCN tháng.