Một tháng làm việc của kế toán thuế doanh nghiệp nhỏ

Một tháng của kế toán thuế doanh nghiệp nhỏ xoay quanh bốn nhịp: tuần đầu khoá số liệu tháng trước (tải và đối chiếu hoá đơn), giữa tháng lo lương và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, trước các mốc hạn thì lập và nộp tờ khai, cuối tháng đối chiếu ngân hàng và công nợ. Doanh nghiệp khai theo quý thì tháng đầu quý là tháng nặng nhất, vì dồn cả tờ khai quý lẫn tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.

Người mới vào nghề thường làm theo kiểu “có gì làm nấy”, tới sát hạn mới lục chứng từ. Bài này dựng một lịch cụ thể theo tuần cho một doanh nghiệp giả định, để thấy việc nào phải làm trước việc nào và vì sao.

Mục tiêu bài học và doanh nghiệp dùng làm ví dụ

Học xong bài này, người học cần tự lập được lịch làm việc một tháng cho doanh nghiệp mình phụ trách, biết mỗi việc “xong” trông như thế nào, và nhận ra các điểm hay bị dồn việc.

Doanh nghiệp giả định dùng trong bài:

• Công ty dịch vụ in ấn, 8 nhân viên có hợp đồng lao động, thỉnh thoảng thuê cộng tác viên thiết kế.
• Khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, kỳ khai theo quý.
• Mỗi tháng lập khoảng 150 hoá đơn đầu ra, nhận khoảng 60 hoá đơn đầu vào.
• Có một tài khoản ngân hàng chính và một máy quẹt thẻ ở quầy.

Doanh nghiệp của người học có thể khác quy mô, nhưng thứ tự công việc gần như giống nhau.

Tuần đầu: khoá số liệu tháng trước

Nguyên tắc: không bắt đầu tháng mới khi tháng cũ chưa khoá. Tuần đầu làm bốn việc:

1. Tải danh sách hoá đơn đầu ra tháng trước trên cổng hoá đơn điện tử, so với danh sách trong phần mềm lập hoá đơn. Đếm số lượng trước, rồi mới so tổng tiền. Lệch số lượng thường là hoá đơn lập nháp chưa ký hoặc hoá đơn bị huỷ chưa xử lý xong.
2. Tải danh sách hoá đơn đầu vào, so với hoá đơn nhà cung cấp đã gửi qua thư điện tử. Hoá đơn có trên cổng mà chưa có trong sổ thì hỏi bộ phận mua hàng; hoá đơn có trong sổ mà không thấy trên cổng thì hỏi nhà cung cấp ngay.
3. Kiểm chứng từ thanh toán cho các hoá đơn đầu vào từ 5 triệu đồng trở lên: phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới đủ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo Luật 48/2024/QH15. Hoá đơn đã trả bằng tiền mặt thì đánh dấu riêng.
4. Ghi sổ doanh thu, chi phí, thuế đầu ra, thuế đầu vào của tháng trước và khoá kỳ trong phần mềm kế toán.

Giả sử tháng 7 công ty có 152 hoá đơn đầu ra trên phần mềm nhưng cổng chỉ ghi nhận 150. Hai hoá đơn chênh là việc phải tìm ra ngay trong tuần đầu, không để sang cuối quý.

Giữa tháng: lương, cộng tác viên và thuế thu nhập cá nhân

Giữa tháng là lúc chốt bảng lương. Với thuế, kế toán cần làm đúng ba việc:

• Tính thuế thu nhập cá nhân cho người có hợp đồng lao động: lấy thu nhập chịu thuế, trừ bảo hiểm bắt buộc phần người lao động đóng, trừ giảm trừ gia cảnh (15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân, 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc đã đăng ký, áp dụng từ kỳ tính thuế 2026), ra thu nhập tính thuế rồi áp biểu thuế luỹ tiến hiện hành.
• Khấu trừ 10% với cộng tác viên: cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký dưới 3 tháng, nhận từ 2 triệu đồng/lần trở lên thì khấu trừ 10% trước khi trả, trừ khi người đó đủ điều kiện và đã làm cam kết thu nhập thấp theo mẫu tại thông tư hiện hành.
• Lưu chứng từ: bảng lương có chữ ký hoặc xác nhận chuyển khoản, hợp đồng cộng tác, biên bản nghiệm thu, bản cam kết nếu có.

Ví dụ giả định: tháng 8 công ty trả một cộng tác viên thiết kế 6 triệu đồng cho một bộ nhận diện. Khấu trừ 600.000 đồng, chuyển khoản 5,4 triệu đồng. Nếu chia thành ba lần mỗi lần 1,9 triệu đồng cho cùng một việc để né ngưỡng 2 triệu, đó là chia nhỏ giả tạo — rủi ro khi bị kiểm tra, và không nên làm.

Các mốc hạn nộp trong tháng và trong quý

Theo Luật Quản lý thuế, các mốc chính như sau (luôn kiểm tra văn bản mới nếu có thay đổi):

Hạn nộp rơi vào ngày nghỉ thì được lùi sang ngày làm việc tiếp theo, nhưng không nên lập kế hoạch dựa vào điều đó. Hệ thống khai thuế điện tử hay chậm vào những ngày sát hạn; lịch nội bộ nên đặt mốc nộp sớm hơn hạn ít nhất ba ngày làm việc.

Với công ty in ấn trong ví dụ: tháng 10 là tháng nặng nhất quý — khoá số tháng 9, lập tờ khai giá trị gia tăng quý 3, tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (nếu khai theo quý), tính và tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp quý 3. Muốn tháng 10 nhẹ thì tháng 7, 8, 9 phải khoá số đều đặn.

Cuối tháng: đối chiếu và báo cáo cho chủ

Tuần cuối không có hạn nộp nào, nhưng là tuần quyết định tháng sau có suôn sẻ hay không:

• Đối chiếu sao kê ngân hàng với sổ tiền gửi. Mọi khoản tiền vào phải gắn được với một hoá đơn hoặc một khoản công nợ; khoản không rõ thì ghi vào danh sách treo, có người theo dõi.
• Đối chiếu tiền về từ máy quẹt thẻ với doanh thu thẻ trong phần mềm bán hàng, tách phí ngân hàng ra riêng.
• Rà công nợ nhà cung cấp: hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên sắp tới hạn trả thì nhắc thủ quỹ trả bằng chuyển khoản từ tài khoản công ty.
• Gửi chủ doanh nghiệp một bảng nhỏ: số thuế giá trị gia tăng dự kiến quý này, số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ, danh sách khoản treo. Chủ cần biết trước tiền thuế để giữ dòng tiền.

Bảng kiểm một tháng và bài tập tự làm

Bài 1. Công ty khai theo quý. Tờ khai quý 4/2026 hạn chót là ngày nào? Bài 2. Hoá đơn mua giấy in 12 triệu đồng chưa thuế, thuế 1,2 triệu đồng, trả bằng tiền mặt. Thuế đầu vào có được khấu trừ không? Bài 3. Trả cộng tác viên 3 triệu đồng một lần, người này không có cam kết. Khấu trừ bao nhiêu?

Lời giải ngắn. Bài 1: ngày cuối cùng của tháng 1/2027, tức 31/1/2027. Bài 2: không, vì hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Bài 3: 10% × 3 triệu = 300.000 đồng.

Lỗi hay gặp và chỗ tự kiểm tra

• Dồn việc tới sát hạn. Tháng đầu quý nào cũng làm đêm là dấu hiệu tuần đầu các tháng trước không khoá số.
• Tin danh sách hoá đơn trong hộp thư. Hộp thư chỉ có những gì nhà cung cấp gửi; cổng hoá đơn điện tử mới là danh sách đầy đủ.
• Nộp tờ khai mà quên nộp tiền. Tờ khai được chấp nhận không có nghĩa đã hoàn thành nghĩa vụ; số thuế chưa nộp vẫn phát sinh tiền chậm nộp theo ngày.
• Không lưu thông báo chấp nhận. Khi cần chứng minh đã nộp đúng hạn, thông báo đó là bằng chứng.

Tự kiểm tra ở ba chỗ: tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp (tờ khai đã nộp, thông báo, số còn phải nộp), cổng hoá đơn điện tử (hoá đơn đầu ra, đầu vào), và ứng dụng thuế trên điện thoại nếu cần xem nhanh nghĩa vụ khi không ngồi máy tính. Muốn đặt lịch hạn cho cả năm, có thể tham khảo phần lịch hạn nộp trên Thuế Chuẩn.