Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của tổ chức trả thu nhập tổng hợp ba thứ trong kỳ: tổng thu nhập chịu thuế đã trả, phần thu nhập của những người thuộc diện phải khấu trừ và số thuế đã khấu trừ — tách theo từng nhóm người nhận: người có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, người không ký hợp đồng lao động hoặc ký dưới 3 tháng, và cá nhân không cư trú. Khó nhất không phải là điền, mà là xếp đúng từng người vào đúng nhóm.
Bài này dùng bảng lương một tháng của công ty mười người, tính đến thu nhập tính thuế với mức giảm trừ gia cảnh áp dụng từ kỳ tính thuế 2026, rồi điền theo logic từng nhóm chỉ tiêu. Bài không nêu biểu thuế luỹ tiến và không dùng số chỉ tiêu, số hiệu mẫu, vì cả biểu thuế lẫn mẫu biểu đều cần tra theo văn bản hiện hành.
Mục tiêu bài học và dữ liệu công ty
Học xong, người học tự làm được bảng tính thuế thu nhập cá nhân hằng tháng và biết mỗi con số trên tờ khai lấy từ cột nào của bảng.
Giả định: công ty dịch vụ, tháng 9/2026 trả thu nhập cho mười người. Tám người có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên (ký hiệu NV1–NV8). Một người ký hợp đồng thời vụ 2 tháng (NV9). Một cộng tác viên viết bài không ký hợp đồng lao động (NV10). Tất cả là cá nhân cư trú. Phần bảo hiểm bắt buộc người lao động đóng trong bảng là số giả định để tính, không phải tỷ lệ tham khảo.
Bước 1: xếp mười người vào ba nhóm
| Nhóm | Ai | Cách khấu trừ |
|---|---|---|
| Cư trú, hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên | NV1–NV8 | Tính thu nhập tính thuế sau giảm trừ, áp biểu luỹ tiến hiện hành |
| Cư trú, không hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng | NV9, NV10 | Khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên (trừ trường hợp có cam kết thu nhập thấp hợp lệ) |
| Không cư trú | Không có | Khấu trừ theo thuế suất riêng cho cá nhân không cư trú |
Hai lỗi phân nhóm hay gặp: đưa người thử việc có hợp đồng thử việc riêng vào nhóm hợp đồng lao động từ 3 tháng (thực tế cần xem loại hợp đồng và thời hạn đã ký), và đưa cộng tác viên nhận tiền hằng tháng vào nhóm lương vì “tháng nào cũng trả”. Nhóm được xác định theo loại hợp đồng và thời hạn, không theo nhịp trả tiền.
Bước 2: tính thu nhập tính thuế cho tám người có hợp đồng
Công thức: thu nhập tính thuế = thu nhập chịu thuế − bảo hiểm bắt buộc phần người lao động − giảm trừ bản thân 15,5 triệu − 6,2 triệu × số người phụ thuộc đã đăng ký. Kết quả âm thì coi bằng 0. Đơn vị trong bảng: triệu đồng.
| Người | Thu nhập chịu thuế | Bảo hiểm | Người phụ thuộc | Tổng giảm trừ | Thu nhập tính thuế |
|---|---|---|---|---|---|
| NV1 | 30 | 2,1 | 1 | 21,7 | 6,2 |
| NV2 | 25 | 1,8 | 0 | 15,5 | 7,7 |
| NV3 | 18 | 1,5 | 0 | 15,5 | 1,0 |
| NV4 | 16 | 1,4 | 0 | 15,5 | 0 |
| NV5 | 22 | 1,8 | 2 | 27,9 | 0 |
| NV6 | 14 | 1,2 | 0 | 15,5 | 0 |
| NV7 | 12 | 1,0 | 0 | 15,5 | 0 |
| NV8 | 40 | 2,5 | 1 | 21,7 | 15,8 |
| Cộng | 177 |
Bốn người có thu nhập tính thuế lớn hơn 0 là NV1, NV2, NV3, NV8; tổng thu nhập chịu thuế của họ là 113 triệu đồng. Kế toán áp biểu thuế luỹ tiến từng phần hiện hành lên thu nhập tính thuế của từng người để ra số thuế khấu trừ. Để minh hoạ việc điền tờ khai, giả sử tổng số thuế của bốn người là T đồng.
Thu nhập chịu thuế là lương, thưởng, phụ cấp chịu thuế trả trong tháng; các khoản được miễn hoặc không tính vào thu nhập chịu thuế (ví dụ phần tiền làm thêm giờ trả cao hơn so với giờ làm bình thường) phải loại ra trước khi đưa vào cột đầu tiên, theo danh mục trong văn bản hướng dẫn thuế thu nhập cá nhân hiện hành.
Bước 3: nhóm không hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng
- NV9, hợp đồng thời vụ 2 tháng, nhận 6 triệu đồng trong tháng: từ 2 triệu đồng trở lên nên khấu trừ 10% = 600.000 đồng. Người này không được trừ giảm trừ gia cảnh tại công ty vì thuộc nhóm khấu trừ tỷ lệ.
- NV10, cộng tác viên, nhận 1,5 triệu đồng cho một bài viết: dưới 2 triệu đồng/lần nên không khấu trừ. Khoản này vẫn là thu nhập chịu thuế đã trả và vẫn được tính vào tổng thu nhập chịu thuế trả cho nhóm này trên tờ khai.
Nếu NV9 có cam kết thu nhập thấp hợp lệ theo mẫu tại thông tư hiện hành thì tạm thời không khấu trừ, nhưng công ty phải lưu bản cam kết. Không tự ý bỏ khấu trừ khi chưa có cam kết.
Bước 4: điền theo logic các nhóm chỉ tiêu
Mẫu có thể đổi, nhưng tờ khai khấu trừ luôn hỏi theo cùng một thứ tự logic. Đối chiếu với số liệu tháng 9:
| Nhóm thông tin | Số liệu tháng 9 |
|---|---|
| Tổng số người lao động, số người thuộc diện khấu trừ | 10 người nhận thu nhập; 4 người có hợp đồng phát sinh thuế và 1 người bị khấu trừ 10% |
| Tổng thu nhập chịu thuế trả cho người có hợp đồng từ 3 tháng | 177 triệu đồng |
| Trong đó, của người thuộc diện khấu trừ | 113 triệu đồng |
| Tổng thu nhập chịu thuế trả cho nhóm không hợp đồng hoặc dưới 3 tháng | 7,5 triệu đồng (6 + 1,5) |
| Trong đó, thuộc diện khấu trừ | 6 triệu đồng |
| Thuế đã khấu trừ | T đồng (nhóm hợp đồng) + 600.000 đồng (nhóm 10%) |
Hạn nộp tờ khai tháng là ngày 20 của tháng sau theo Luật Quản lý thuế, tức 20/10/2026 cho tháng 9; doanh nghiệp khai theo quý thì cộng ba tháng và nộp theo hạn quý. Nộp tiền thuế cùng lúc với tờ khai.
Trước khi ký nộp, làm thêm hai phép đối chiếu chéo. Một là tổng thu nhập chịu thuế trên tờ khai phải khớp với chi phí lương, thù lao đã trả trên sổ của tháng, sau khi loại các khoản miễn hoặc không tính thuế; lệch là dấu hiệu bỏ sót một người hoặc nhập trùng. Hai là số thuế khấu trừ trên tờ khai phải khớp với cột thuế trong bảng lương đã duyệt và số tiền thực trả cho người lao động. Với những người bị khấu trừ như NV9, khi họ đề nghị, công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định về chứng từ điện tử hiện hành (Nghị định 254/2026/NĐ-CP) để họ dùng khi tự quyết toán.
Bài tập tự làm, lỗi hay gặp và chỗ tự kiểm tra
Bài 1. Một người có thu nhập chịu thuế 24 triệu đồng, bảo hiểm 1,9 triệu đồng, 1 người phụ thuộc. Tính thu nhập tính thuế. Bài 2. Công ty trả một chuyên gia bên ngoài 10 triệu đồng tiền thẩm định, không hợp đồng lao động, không cam kết. Khấu trừ bao nhiêu? Bài 3. NV5 ở trên có phát sinh thuế tháng này không, và có cần đưa vào tờ khai không?
Lời giải ngắn. Bài 1: 24 − 1,9 − 15,5 − 6,2 = 0,4 triệu đồng. Bài 2: 10% × 10 triệu = 1 triệu đồng. Bài 3: thu nhập tính thuế bằng 0 nên không phát sinh thuế, nhưng 22 triệu vẫn nằm trong tổng thu nhập chịu thuế đã trả của nhóm có hợp đồng.
Lỗi hay gặp: trừ giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc chưa đăng ký; dùng mức giảm trừ cũ sau khi đã sang kỳ tính thuế 2026; bỏ sót cộng tác viên dưới 2 triệu đồng khỏi tổng thu nhập đã trả; tính theo tháng làm việc thay vì tháng trả tiền. Tự kiểm tra danh sách người phụ thuộc đã đăng ký và tờ khai đã nộp trên tài khoản thuế điện tử của công ty; người lao động có thể tự xem số thuế đã bị khấu trừ trên ứng dụng thuế trên điện thoại bằng số định danh cá nhân.
Câu hỏi thường gặp
NV9 bị khấu trừ 10% thì cuối năm có được lấy lại không?
Số đã khấu trừ là số tạm nộp. Nếu cuối năm NV9 tự quyết toán và tổng thu nhập cả năm sau giảm trừ gia cảnh cho ra số thuế thấp hơn số đã bị khấu trừ, phần nộp thừa được hoàn hoặc bù trừ theo quy định. Vì thế người bị khấu trừ nên giữ chứng từ khấu trừ.
Tháng không có ai phát sinh thuế thì có phải nộp tờ khai khấu trừ không?
Theo cách áp dụng lâu nay, tổ chức trả thu nhập không phát sinh khấu trừ trong kỳ thì không phải nộp tờ khai khấu trừ của kỳ đó, nhưng vẫn phải quyết toán năm. Quy định có thể đã thay đổi theo bộ văn bản quản lý thuế mới, nên kiểm tra lại trước khi bỏ không nộp.
Lương tháng 9 trả vào ngày 5/10 thì khai vào tháng nào?
Nguyên tắc chung là thu nhập được xác định theo thời điểm tổ chức trả thu nhập, nên khoản trả ngày 5/10 thường khai vào kỳ tháng 10. Công ty nên giữ nhất quán ngày trả lương để số liệu các tháng không nhảy lung tung.
Người phụ thuộc đăng ký giữa năm thì giảm trừ từ tháng nào?
Giảm trừ tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định. Nếu trong tháng chưa kịp tính, người lao động được tính bù khi quyết toán năm, miễn là thông tin người phụ thuộc được đăng ký đầy đủ.
Nhân viên nghỉ việc giữa tháng thì tính giảm trừ thế nào?
Giảm trừ bản thân tính theo tháng, không chia theo ngày làm việc. Tháng cuối cùng nhận lương vẫn được trừ đủ 15,5 triệu đồng cho bản thân nếu công ty đó là nơi người lao động đăng ký giảm trừ.
Cộng tác viên nhận 1,9 triệu đồng mỗi tuần thì có phải khấu trừ không?
Ngưỡng 2 triệu đồng tính theo lần trả. Nhưng nếu thực chất là một công việc liên tục bị chia nhỏ để né ngưỡng thì rủi ro bị xác định lại khi kiểm tra. Nên trả theo đúng nhịp nghiệm thu thật của công việc.
