Thực hành lập tờ khai GTGT quý đầu tiên từ số liệu mẫu

Tờ khai thuế giá trị gia tăng quý đầu tiên của một doanh nghiệp mới được lập theo đúng logic của mọi tờ khai theo phương pháp khấu trừ: cộng thuế đầu ra theo từng mức thuế suất, cộng thuế đầu vào đủ điều kiện khấu trừ, lấy hiệu số. Khác biệt duy nhất là quý đầu thường mua sắm nhiều mà bán còn ít, nên kết quả hay âm — tức là không phải nộp, có số được khấu trừ chuyển sang quý sau.

Bài thực hành dưới đây dùng một bộ hoá đơn mẫu, đi qua bốn bước: lọc đầu vào, phân loại đầu ra, tính kết quả, rà soát trước khi nộp. Bài không dùng số thứ tự chỉ tiêu hay số hiệu mẫu tờ khai, vì mẫu biểu có thể đã thay đổi theo bộ văn bản quản lý thuế có hiệu lực từ ngày 1/7/2026; hiểu logic rồi thì mẫu nào cũng điền được.

Mục tiêu bài học và bộ số liệu mẫu

Sau bài này người học tự lập được một tờ khai quý từ một xấp hoá đơn thật, và giải thích được từng con số. Doanh nghiệp giả định: công ty thương mại thành lập tháng 7/2026, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, khai theo quý. Quý 3/2026 là quý đầu tiên.

Đầu ra trong quý: hàng chịu thuế 10% bán được 250 triệu đồng chưa thuế; một lô hàng chịu thuế 5% bán được 40 triệu đồng chưa thuế. Mọi con số đều tự đặt; thuế suất thực tế của từng mặt hàng phải tra theo quy định và chính sách giảm thuế đang áp dụng.

Bước 1: lọc hoá đơn đầu vào đủ điều kiện khấu trừ

Không phải hoá đơn nào có dòng thuế cũng được khấu trừ. Đi qua từng tờ:

Tổng thuế đầu vào trên hoá đơn là 55,3 triệu đồng, nhưng thuế đầu vào được khấu trừ chỉ là 54,5 triệu đồng. Trên tờ khai, nhóm đầu vào thường thể hiện cả tổng giá trị, thuế hàng mua vào và riêng phần thuế được khấu trừ kỳ này; đừng nhập tổng trên hoá đơn vào chỗ “được khấu trừ”.

800.000 đồng thuế của hoá đơn D không mất đi hoàn toàn về mặt kế toán: nó được xem xét tính vào chi phí hoặc giá trị tài sản theo quy định, nhưng không còn là tiền trừ vào thuế đầu ra.

Bước 2: phân loại doanh thu đầu ra theo thuế suất

Nhóm đầu ra của tờ khai tách doanh thu theo loại: hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế; chịu thuế suất 0%; 5%; 10%. Mỗi dòng có doanh thu chưa thuế và thuế tương ứng.

Nguồn số liệu là danh sách hoá đơn đầu ra đã lập trong quý, tải trên cổng hoá đơn điện tử và khớp với sổ. Nếu có hàng áp dụng mức giảm thuế theo nghị quyết của Quốc hội, doanh thu đó khai theo mức thuế suất đã giảm và theo hướng dẫn kê khai đi kèm chính sách giảm thuế đang áp dụng.

Lưu ý hai loại hay bị lẫn: hàng không chịu thuế (không có thuế đầu ra, và thuế đầu vào dùng riêng cho nó không được khấu trừ) khác với hàng chịu thuế suất 0% (thuế đầu ra bằng không nhưng thuế đầu vào vẫn được khấu trừ nếu đủ điều kiện).

Bước 3: nhóm kết quả — phải nộp hay chuyển kỳ sau

Nhóm cuối của tờ khai gom lại:

• Thuế đầu ra: 27 triệu đồng.
• Thuế đầu vào được khấu trừ kỳ này: 54,5 triệu đồng.
• Số khấu trừ kỳ trước chuyển sang: 0 (quý đầu tiên).

27 − 54,5 = −27,5 triệu đồng. Kết quả âm nên không có số phải nộp; 27,5 triệu đồng là số thuế còn được khấu trừ chuyển sang quý 4. Nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp được hoàn thuế theo quy định thì có thể đề nghị hoàn một phần; phần lớn doanh nghiệp thương mại nhỏ sẽ để chuyển kỳ sau và trừ dần.

Giả sử quý 4 thuế đầu ra 60 triệu, thuế đầu vào được khấu trừ 25 triệu. Khi đó: 60 − 25 − 27,5 = 7,5 triệu đồng phải nộp. Con số 27,5 triệu chuyển từ quý 3 phải điền đúng ở phần “kỳ trước chuyển sang” — quên dòng này là nộp thừa.

Bước 4: rà soát trước khi nộp

1. Khớp đầu ra với cổng hoá đơn: số lượng hoá đơn và tổng doanh thu trên tờ khai bằng danh sách tải về.
2. Khớp đầu vào với sổ: số thuế được khấu trừ trên tờ khai bằng số phát sinh trên sổ thuế được khấu trừ trong quý.
3. Kiểm số chuyển kỳ: số kỳ trước chuyển sang bằng đúng kết quả của tờ khai kỳ trước.
4. Hạn nộp: tờ khai quý nộp chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau theo Luật Quản lý thuế — quý 3/2026 là ngày 31/10/2026. Kiểm tra văn bản mới nếu có thay đổi.
5. Sau khi nộp: tải thông báo chấp nhận tờ khai trên tài khoản thuế điện tử, lưu cùng bảng tính số liệu.

Bài tập tự làm có lời giải

Bài 1. Quý 1/2027 doanh nghiệp bán hàng 10% được 400 triệu đồng chưa thuế. Hoá đơn đầu vào đủ điều kiện có tổng thuế 28 triệu đồng; ngoài ra một hoá đơn thuế 1,5 triệu đồng (giá trị 16,5 triệu đồng gồm thuế) trả tiền mặt. Kỳ trước chuyển sang 0. Tính số phải nộp.

Bài 2. Doanh nghiệp xuất khẩu toàn bộ hàng (thuế suất 0%) được 500 triệu đồng; thuế đầu vào được khấu trừ 35 triệu đồng. Kết quả tờ khai?

Bài 3. Nếu ở bài 1 kế toán quên loại hoá đơn trả tiền mặt thì sai lệch bao nhiêu và theo chiều nào?

Lời giải ngắn. Bài 1: đầu ra 40 triệu; đầu vào được khấu trừ 28 triệu; phải nộp 12 triệu đồng. Bài 2: đầu ra 0, đầu vào 35 triệu, kết quả −35 triệu: chuyển kỳ sau hoặc xét hoàn theo trường hợp hàng xuất khẩu nếu đủ điều kiện. Bài 3: khấu trừ thừa 1,5 triệu đồng, nộp thiếu 1,5 triệu đồng — khi bị phát hiện phải nộp bù kèm tiền chậm nộp.

Lỗi hay gặp và chỗ tự kiểm tra

• Lấy tổng thuế trên hoá đơn làm số được khấu trừ, bỏ qua bước lọc điều kiện thanh toán.
• Nhập doanh thu gồm cả thuế vào cột doanh thu chưa thuế.
• Quên số khấu trừ kỳ trước chuyển sang, nhất là khi đổi người làm kế toán giữa năm.
• Không theo dõi hoá đơn mua chịu: đến hạn trả bằng tiền mặt mà không điều chỉnh giảm số đã khấu trừ.
• Nộp tờ khai quý đầu muộn vì nghĩ “chưa bán gì nhiều”. Hạn nộp không phụ thuộc số tiền.

Tự kiểm tra: xem kỳ khai và loại tờ khai phải nộp trong phần thông tin đăng ký trên tài khoản thuế điện tử; tải hoá đơn đầu ra, đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử; khi không chắc doanh nghiệp mới khai theo tháng hay quý, hỏi cơ quan thuế quản lý. Phần thao tác nộp tờ khai trên hệ thống có thể xem thêm ở mục khai thuế giá trị gia tăng trên Cổng Thuế.