Tờ khai thuế giá trị gia tăng của công ty xuất khẩu nhỏ có một đặc điểm dễ nhận ra: doanh thu xuất khẩu được khai ở dòng thuế suất 0%, không sinh thuế đầu ra, trong khi thuế đầu vào của nguyên liệu, dịch vụ phục vụ hàng xuất khẩu vẫn được khấu trừ. Vì thế tháng nào xuất khẩu nhiều, tờ khai thường ra số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau, và nếu đủ điều kiện thì có thể đề nghị hoàn.
Muốn dòng 0% đứng vững khi bị kiểm tra, mỗi lô hàng phải có đủ bộ chứng từ ngay từ lúc xuất. Bài thực hành dựng một tháng giả định của công ty may túi xách vừa xuất khẩu vừa bán nội địa, đơn vị triệu đồng (doanh thu ngoại tệ đã quy đổi), cộng khớp từ chứng từ tới tờ khai.
Điều kiện để doanh thu xuất khẩu được khai 0%
Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 áp dụng thuế suất 0% cho hàng hoá xuất khẩu kèm điều kiện về chứng từ. Nhóm chứng từ cần có với hàng hoá xuất khẩu, theo cách áp dụng lâu nay:
- Hợp đồng bán, gia công hoặc uỷ thác xuất khẩu với khách hàng nước ngoài.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hàng xuất khẩu, và các chứng từ khác theo quy định.
- Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu đã thông quan.
Một số trường hợp đặc thù (bán cho doanh nghiệp chế xuất, xuất khẩu tại chỗ, thanh toán bù trừ, bên thứ ba trả tiền) có điều kiện riêng. Danh sách chi tiết và các trường hợp không áp dụng 0% nằm ở luật và văn bản hướng dẫn đang hiệu lực; kế toán nên đọc phần này một lần cho kỹ rồi làm bảng kiểm cho công ty mình.
Điều quan trọng về mặt thực hành: thiếu một chứng từ là dòng 0% có thể bị tính lại, và thuế đầu vào tương ứng có thể bị xem xét. Bộ chứng từ phải được gom theo từng lô, không để tới cuối năm.
Tháng mẫu: doanh thu hai dòng và chi phí đầu vào
Tháng 10/2026, công ty có:
| Nghiệp vụ | Giá chưa thuế | Thuế suất | Thuế |
|---|---|---|---|
| Xuất khẩu hai lô túi xách vải (đã thông quan) | 800 | 0% | 0 |
| Bán nội địa cho một chuỗi cửa hàng thời trang | 200 | 10% | 20 |
| Mua vải, dây kéo, phụ liệu | 500 | 10% (giả định) | 50 |
| Mua chỉ, nhãn mác, bao bì | 100 | 10% | 10 |
| Vận chuyển nội địa ra cảng | 50 | 10% | 5 |
| Thuê nhà xưởng | 50 | 10% | 5 |
Mọi hoá đơn mua vào đều thanh toán chuyển khoản. Thuế suất từng hoá đơn mua vào là giả định; khi làm thật, lấy đúng thuế suất ghi trên hoá đơn và kiểm tra chính sách giảm thuế đang áp dụng.
Lưu ý hoá đơn vận chuyển: dịch vụ vận chuyển trong nội địa ra cảng là dịch vụ tiêu dùng trong nước, người bán dịch vụ tính thuế 10%, không phải 0%. Chỉ những dịch vụ đáp ứng điều kiện xuất khẩu dịch vụ hoặc vận tải quốc tế mới có thể áp dụng 0%.
Ghi vào tờ khai theo từng nhóm chỉ tiêu
Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ chia thành các nhóm chỉ tiêu. Tên và số hiệu chỉ tiêu có thể thay đổi theo mẫu hiện hành, nhưng logic giữ nguyên:
| Nhóm chỉ tiêu | Ghi gì trong ví dụ | Giá trị | Thuế |
|---|---|---|---|
| Hàng hoá, dịch vụ mua vào trong kỳ | Tổng bốn hoá đơn mua vào | 700 | 70 |
| Thuế đầu vào được khấu trừ kỳ này | Toàn bộ, vì dùng cho hàng chịu thuế (kể cả 0%) | 70 | |
| Hàng hoá, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 0% | Hai lô xuất khẩu | 800 | 0 |
| Hàng hoá, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 10% | Bán nội địa | 200 | 20 |
| Thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau | 70 − 20 | 50 |
Hai điểm người mới hay nhầm:
- Để doanh thu xuất khẩu ở dòng “không chịu thuế”. Hàng xuất khẩu chịu thuế suất 0% là hàng chịu thuế, nên thuế đầu vào được khấu trừ. Nếu đưa vào dòng không chịu thuế, phần mềm sẽ yêu cầu phân bổ và loại bớt thuế đầu vào, công ty mất tiền oan.
- Quên khai doanh thu xuất khẩu vì “0% thì có khai cũng như không”. Thiếu dòng này, số thuế đầu vào 70 so với đầu ra 20 trông bất thường, dễ bị đề nghị giải trình.
Số còn được khấu trừ: chuyển kỳ sau hay đề nghị hoàn
Số 50 còn được khấu trừ có hai hướng:
- Chuyển sang kỳ sau, trừ dần vào thuế đầu ra của các tháng bán nội địa nhiều. Đây là mặc định trên tờ khai.
- Đề nghị hoàn nếu đáp ứng điều kiện hoàn thuế với hàng xuất khẩu theo Luật 48/2024/QH15 và văn bản hướng dẫn: có ngưỡng số thuế tối thiểu, có những trường hợp bị loại trừ, và cơ quan thuế có thể kiểm tra trước hoặc sau khi hoàn. Mức ngưỡng và thủ tục cụ thể, tra ở văn bản đang hiệu lực; từ 1/7/2026 bộ văn bản quản lý thuế được thay mới với Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC.
Công ty nhỏ nên lập một sổ theo dõi thuế đầu vào gắn với hàng xuất khẩu theo từng tháng: lô xuất, doanh thu, thuế đầu vào liên quan, trạng thái bộ chứng từ. Khi quyết định đề nghị hoàn, sổ này là thứ đầu tiên cơ quan thuế hỏi tới. Trước khi nộp hồ sơ hoàn, rà lại từng hoá đơn đầu vào: nhà cung cấp còn hoạt động, hoá đơn có trên cổng, thanh toán chuyển khoản đủ.
Hoá đơn xuất khẩu, tỷ giá và thời điểm
Ba điểm kỹ thuật kế toán công ty xuất khẩu cần nắm:
- Hoá đơn xuất khẩu: hàng xuất khẩu lập hoá đơn điện tử theo quy định. Khung sửa đổi năm 2025 cho phép người bán tự xác định thời điểm lập hoá đơn xuất khẩu nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo sau ngày hàng được thông quan; từ 1/7/2026 đối chiếu Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Tỷ giá: doanh thu ngoại tệ quy đổi ra đồng Việt Nam theo nguyên tắc tỷ giá tại quy định về kế toán và thuế. Chênh lệch giữa lúc ghi doanh thu và lúc nhận tiền là chênh lệch tỷ giá, không phải điều chỉnh doanh thu.
- Tiền về chậm: khách nước ngoài trả chậm theo hợp đồng thì vẫn khai doanh thu 0% ở kỳ xuất. Nếu tới hạn thanh toán mà chưa có tiền, cần theo dõi và xử lý theo quy định về điều kiện chứng từ thanh toán; đừng để khoản phải thu treo nhiều năm không ai hỏi.
Bài tập có lời giải và chỗ tự kiểm tra
Đề: Tháng 11/2026: xuất khẩu 600 (đủ chứng từ); bán nội địa 300, thuế 10%; mua vải 350, phụ liệu 80, vận chuyển ra cảng 30, thuê xưởng 50, tất cả thuế 10%, chuyển khoản; riêng một hoá đơn phụ liệu 8,8 gồm thuế trả tiền mặt (đã nằm trong 80). Số còn được khấu trừ tháng 10 chuyển sang: 50. Tính số thuế phải nộp hoặc còn được khấu trừ cuối tháng 11.
Lời giải:
- Thuế đầu ra: 300 × 10% = 30. Dòng 0%: 600, thuế 0.
- Thuế đầu vào trên hoá đơn: (350 + 80 + 30 + 50) × 10% = 51.
- Hoá đơn phụ liệu 8,8 từ 5 triệu đồng trở lên trả tiền mặt: thuế 0,8 không được khấu trừ. Đầu vào được khấu trừ: 51 − 0,8 = 50,2.
- Cộng số kỳ trước chuyển sang: 50,2 + 50 = 100,2.
- So với đầu ra: 100,2 − 30 = 70,2 còn được khấu trừ chuyển kỳ sau (hoặc xem xét đề nghị hoàn nếu đủ điều kiện).
Tự kiểm tra ở đâu: hoá đơn đầu vào, đầu ra xem trên cổng hoá đơn điện tử; tờ khai hải quan đã thông quan tra trên hệ thống của cơ quan hải quan; tờ khai thuế, số còn được khấu trừ và hồ sơ hoàn theo dõi trên tài khoản thuế điện tử. Trường hợp bán cho doanh nghiệp chế xuất có điều kiện riêng, xem thêm mục gia công, sản xuất xuất khẩu, chế xuất trên Thuế Quan.
Câu hỏi thường gặp
Hàng đã xuất nhưng tờ khai hải quan chưa thông quan vào cuối tháng thì khai thế nào?
Doanh thu xuất khẩu gắn với chứng từ hàng đã xuất. Nếu tới thời điểm khai chưa thông quan, nên đối chiếu với hải quan và kế toán thời điểm lập hoá đơn theo quy định để khai đúng kỳ, tránh khai trước rồi phải sửa.
Doanh thu xuất khẩu có tính vào ngưỡng khai thuế theo tháng hay quý không?
Tiêu chí khai theo tháng hay quý dựa trên tổng doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ theo văn bản hiện hành, thường gồm cả doanh thu xuất khẩu. Nên xem thông báo của cơ quan thuế hoặc hỏi trực tiếp để biết kỳ khai của công ty.
Khách nước ngoài trả tiền qua một công ty trung gian thì có còn 0% không?
Thanh toán qua bên thứ ba là trường hợp có điều kiện riêng; cần thể hiện trong hợp đồng và có chứng từ theo quy định. Nếu không đáp ứng, dòng 0% có thể bị xem xét lại. Hỏi cơ quan thuế trước khi nhận tiền theo cách này.
Tờ khai có số còn được khấu trừ nhiều kỳ liền thì có bị kiểm tra không?
Không có nghĩa là sai, nhất là với công ty xuất khẩu. Nhưng cơ quan thuế thường chú ý các hồ sơ có số dư khấu trừ lớn kéo dài. Chuẩn bị sẵn sổ theo dõi và bộ chứng từ từng lô để giải trình nhanh.
Thuế đầu vào của văn phòng, xe đưa đón có được khấu trừ khi công ty chủ yếu xuất khẩu không?
Được, nếu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hàng chịu thuế (gồm cả 0%) và đủ điều kiện hoá đơn, thanh toán. Chỉ phần phục vụ hàng không chịu thuế mới phải phân bổ và loại ra.
Có bắt buộc đề nghị hoàn khi số còn được khấu trừ lớn không?
Không bắt buộc. Công ty có thể tiếp tục chuyển kỳ sau. Đề nghị hoàn giúp thu hồi tiền sớm nhưng kèm công việc chuẩn bị hồ sơ và khả năng kiểm tra; cân nhắc theo dòng tiền của công ty.
