Người thiết kế đồ hoạ tự do cần ghi thu nhập theo từng lần nhận tiền của từng dự án, không theo dự án gộp. Lý do: khi khách là công ty trong nước và người thiết kế không có hợp đồng lao động với họ, mỗi lần trả từ 2 triệu đồng trở lên đều bị khấu trừ 10%, kể cả tiền đặt cọc; còn tiền từ khách cá nhân và khách nước ngoài thì không ai trừ, người thiết kế phải tự theo dõi để khai. Thu nhập được tính theo thời điểm nhận, nên dự án cọc năm nay, bàn giao năm sau sẽ nằm ở hai năm thuế.
Bài giảng dựng sổ thu nhập của một năm giả định 2026, đơn vị triệu đồng. Cách phân loại thu nhập của người làm tự do (tiền công hay kinh doanh) đang được hướng dẫn lại theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC; bài dùng cách áp dụng lâu nay để luyện, khi khai thật hãy đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý.
Bốn nhóm khách, bốn cách tiền về
| Nhóm khách | Tiền về thế nào | Ai trừ thuế |
|---|---|---|
| Công ty trong nước, hợp đồng dịch vụ | Chuyển khoản sau khi trừ 10% nếu lần trả từ 2 triệu đồng | Công ty khấu trừ, cấp chứng từ |
| Công ty trong nước, việc nhỏ lẻ dưới 2 triệu đồng/lần | Nhận đủ | Không ai trừ, vẫn là thu nhập |
| Cá nhân, cửa hàng nhỏ đặt logo, thực đơn | Nhận đủ | Không ai trừ; người thiết kế tự khai |
| Khách nước ngoài qua nền tảng | Nhận ngoại tệ, sau phí nền tảng | Không ai trừ; tự khai theo cách riêng |
Nhóm thứ tư có bài riêng: freelancer nhận tiền từ khách nước ngoài tự khai thuế. Bài này tập trung vào ba nhóm trong nước, nơi phát sinh nhiều nhầm lẫn nhất về tiền cọc và thời điểm.
Dự án mẫu: tiền cọc cũng bị trừ 10%
Giả sử công ty A thuê làm bộ nhận diện thương hiệu, giá 30 (thu nhập trước thuế), người thiết kế không ký hợp đồng lao động với A. Hợp đồng: cọc 40% khi ký, 60% khi bàn giao.
| Lần trả | Trước thuế | Khấu trừ 10% | Thực nhận |
|---|---|---|---|
| Cọc khi ký (tháng 3) | 12 | 1,2 | 10,8 |
| Bàn giao (tháng 5) | 18 | 1,8 | 16,2 |
| Cộng | 30 | 3 | 27 |
Người mới thường ngạc nhiên vì bị trừ ngay từ tiền cọc. Đó là đúng: khoản trả cho cá nhân được xét theo từng lần trả, từ 2 triệu đồng/lần trở lên là thuộc diện khấu trừ. Mỗi lần bị trừ, xin công ty chứng từ khấu trừ (thường gửi qua thư điện tử).
Nếu người thiết kế ước tính cả năm chỉ có thu nhập thuộc diện khấu trừ tại một nơi và chưa tới mức phải nộp thuế, có thể làm bản cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành để công ty tạm chưa trừ. Người làm cho nhiều công ty thì không đủ điều kiện cam kết.
Dự án bị huỷ và dự án kéo sang năm sau
Hai tình huống sổ sách hay rối:
- Khách huỷ giữa chừng, người thiết kế giữ tiền cọc. Công ty B cọc 8 (đã trừ 0,8), sau đó huỷ dự án; hợp đồng quy định không hoàn cọc. Khoản 8 vẫn là thu nhập của người thiết kế trong năm nhận, số 0,8 đã bị trừ vẫn được tính vào số đã nộp. Nếu người thiết kế hoàn lại cọc cho khách, khoản thu nhập đó không còn; cần công ty điều chỉnh lại số đã khai, kèm chứng từ hoàn tiền.
- Cọc tháng 12, bàn giao tháng 2 năm sau. Công ty C cọc 10 vào tháng 12/2026 (trừ 1), phần còn lại 15 trả tháng 2/2027 (trừ 1,5). Lâu nay, thu nhập tính theo thời điểm trả, nên 10 thuộc năm 2026 và 15 thuộc năm 2027. Hai phần được quyết toán ở hai năm khác nhau.
Sổ theo dự án giúp tách rõ: một dòng cho mỗi lần tiền về, cột “năm thuế” ghi theo ngày nhận chứ không theo ngày ký hợp đồng.
Khách công ty đòi hoá đơn: ba cách trả lời
Nhiều công ty muốn hoá đơn cho mọi khoản chi. Người thiết kế tự do chưa đăng ký kinh doanh thì không có hoá đơn của mình. Có ba hướng, tuỳ tình huống:
- Công ty trả như thù lao cho cá nhân: không cần hoá đơn. Chứng từ của công ty là hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu, chứng từ chuyển khoản và chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Đây là cách phổ biến nhất với việc không thường xuyên.
- Người thiết kế đề nghị cơ quan thuế cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh, khai và nộp thuế cho lần đó. Cách này dành cho cá nhân kinh doanh không thường xuyên có yêu cầu hoá đơn; thủ tục cụ thể theo quy định hoá đơn hiện hành (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC).
- Đăng ký hộ kinh doanh và dùng hoá đơn nếu làm thường xuyên cho nhiều khách công ty. Khi đó công ty không khấu trừ 10% nữa vì người thiết kế là hộ kinh doanh có hoá đơn, và thuế tính theo cách áp dụng cho hộ kinh doanh.
Không nên “mượn hoá đơn” của một công ty quen để xuất cho khách. Hoá đơn phải phản ánh đúng người bán thật; mượn hoá đơn là rủi ro cho cả ba bên.
Sổ thu nhập theo dự án và phép tính cuối năm
Tóm tắt năm 2026 của người thiết kế trong ví dụ (không tính khách nước ngoài):
| Nguồn | Thu nhập trước thuế | Đã bị trừ |
|---|---|---|
| Công ty A (cọc + bàn giao) | 30 | 3 |
| Công ty B (cọc giữ lại) | 8 | 0,8 |
| Công ty C (cọc tháng 12) | 10 | 1 |
| Công ty D, sáu việc nhỏ mỗi lần 1,5 | 9 | 0 |
| Cộng nhóm công ty | 57 | 4,8 |
| Khách cá nhân, cửa hàng nhỏ: ba việc mỗi việc 5 | 15 | 0 |
Theo cách áp dụng lâu nay, thù lao từ các công ty trả cho cá nhân không có hợp đồng lao động được quyết toán như tiền công. Người thiết kế độc thân, không có thu nhập tiền lương nào khác: 57 trừ giảm trừ bản thân cả năm 15,5 × 12 = 186 ra số âm, thu nhập tính thuế bằng 0. Số 4,8 đã bị trừ là nộp thừa, lấy lại bằng cách tự quyết toán.
Phần 15 từ khách cá nhân là loại khó phân định hơn: nếu hoạt động mang tính kinh doanh dịch vụ thường xuyên thì là doanh thu kinh doanh, so với ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế hiện hành (trước đây 100 triệu đồng/năm, đã được nâng trong đợt sửa luật 2024–2025). Với 15, gần như chắc chắn chưa tới ngưỡng, nhưng vẫn ghi sổ để chứng minh.
Bài tập có lời giải và chỗ tự kiểm tra
Đề: Năm 2026, một người thiết kế có: công ty E thuê làm bao bì 40, cọc 50% tháng 4, còn lại tháng 6; công ty F cọc 6 tháng 11 rồi huỷ, hợp đồng cho giữ cọc; công ty G trả tháng 12 phần cọc 20% của dự án 25, phần còn lại trả tháng 1/2027. Không có hợp đồng lao động ở đâu, không cam kết. Hỏi: tổng thu nhập năm 2026 từ các công ty và tổng số bị trừ; phần nào thuộc năm 2027.
Lời giải:
- E: 20 + 20 = 40, trừ 2 + 2 = 4.
- F: 6, trừ 0,6 (cọc giữ lại vẫn là thu nhập).
- G: cọc 25 × 20% = 5, trừ 0,5. Phần còn lại 20 thuộc năm 2027.
- Năm 2026: thu nhập 51, đã bị trừ 5,1. Năm 2027 mang sang: 20 (sẽ bị trừ 2 khi nhận).
Tự kiểm tra ở đâu: thu nhập các công ty đã khai cho mình và số đã khấu trừ xem ở phần tra cứu thông tin thu nhập trên tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại, đăng nhập bằng số định danh cá nhân. Công ty nào đã trừ mà chưa thấy trên hệ thống, đề nghị họ kiểm tra lại việc kê khai.
Câu hỏi thường gặp
Người thiết kế tự do có bắt buộc đăng ký hộ kinh doanh không?
Tuỳ mức độ thường xuyên và quy định về đăng ký kinh doanh hiện hành. Nhận việc lẻ tẻ cho công ty theo hợp đồng dịch vụ thì thường không cần; làm đều đặn cho nhiều khách, có thuê người, có văn phòng thì nên xem xét đăng ký.
Công ty trả thù lao sau thuế 27 thay vì ghi trước thuế 30 thì có sao không?
Nếu hai bên thoả thuận giá là thu nhập nhận được sau thuế, công ty phải quy đổi ngược ra thu nhập trước thuế để khấu trừ và khai. Người thiết kế nên kiểm tra chứng từ khấu trừ ghi đúng số trước thuế, nếu không số liệu cuối năm sẽ lệch.
Chi phí mua phần mềm, phông chữ bản quyền có được trừ không?
Nếu thu nhập được quyết toán như tiền công, chi phí không được trừ; chỉ có giảm trừ gia cảnh và các khoản giảm trừ theo quy định. Nếu nộp theo tỷ lệ trên doanh thu như cá nhân kinh doanh, chi phí cũng không được trừ. Vẫn nên giữ hoá đơn để quản lý và phòng khi cách tính thay đổi.
Làm bản cam kết để khỏi bị trừ 10% có rủi ro gì không?
Cam kết chỉ dành cho người có thu nhập thuộc diện khấu trừ tại một nơi và ước tính cả năm chưa tới mức phải nộp. Cam kết sai thì người ký chịu trách nhiệm. Người nhận việc từ nhiều công ty không nên làm cam kết.
Khách trả bằng tiền mặt thì có phải ghi sổ không?
Có. Thu nhập là thu nhập dù nhận bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Tiền mặt còn khó chứng minh hơn, nên ghi ngay ngày nhận, số tiền, dự án, người trả, và chụp lại biên nhận nếu có.
Có cần giữ bản thảo, tệp thiết kế làm bằng chứng không?
Nên giữ một bản bàn giao cuối cùng và biên bản hoặc thư xác nhận nghiệm thu của khách. Khi cần giải trình một khoản tiền về, bằng chứng công việc thật cùng hợp đồng và sao kê là bộ hồ sơ thuyết phục nhất.
