Freelancer nhận tiền từ khách nước ngoài: tự khai thuế thế nào

Người làm tự do cư trú tại Việt Nam nhận tiền từ khách nước ngoài thì phải tự khai thuế thu nhập cá nhân, vì bên trả tiền ở nước ngoài không có nghĩa vụ khấu trừ thuế Việt Nam. Việc đầu tiên là xác định khoản tiền đó được coi là tiền công (làm theo hợp đồng dịch vụ cho một tổ chức) hay là thu nhập từ kinh doanh (cung cấp dịch vụ thường xuyên cho nhiều khách, như một người kinh doanh). Hai loại tính thuế khác nhau, khai theo mẫu khác nhau.

Ranh giới giữa hai loại không phải lúc nào cũng rõ và đang được hướng dẫn lại theo Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi, với văn bản hướng dẫn mới có hiệu lực từ ngày 1/7/2026 (Nghị định 253/2026/NĐ-CP, Thông tư 87/2026/TT-BTC). Bài học này dạy cách tự phân loại, tự tính tới thu nhập tính thuế và chuẩn bị giấy tờ; khi còn phân vân, hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản trước khi khai.

Mục tiêu bài học

Sau bài này, người làm tự do cần:

• Tự trả lời được khoản tiền mình nhận thuộc loại thu nhập nào, dựa trên hợp đồng và cách làm việc thực tế.
• Quy đổi được ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo đúng nguyên tắc.
• Tự tính thu nhập tính thuế theo hướng tiền công, và biết hướng kinh doanh khác ở đâu.
• Biết cần giữ những giấy tờ gì để khi được hỏi thì giải trình được nguồn tiền.

Câu hỏi đầu tiên: khoản tiền này là loại thu nhập gì

Không có dấu hiệu nào quyết định một mình. Người làm tự do nên đọc lại hợp đồng, xem thực tế làm việc nghiêng về cột nào, và ghi lại lập luận của mình. Nếu đã quyết định khai theo hướng nào thì làm nhất quán các kỳ, đừng mỗi kỳ một kiểu.

Ví dụ giả định: một quý thu nhập bằng ngoại tệ

Giả sử một nhà thiết kế cư trú tại Việt Nam, độc thân, ký hợp đồng dịch vụ dài hạn với một công ty nước ngoài, nhận 1.500 đô la Mỹ mỗi tháng qua tài khoản ngân hàng ngoại tệ. Không có người phụ thuộc, không đóng bảo hiểm bắt buộc qua bên thuê.

Nguyên tắc quy đổi: thu nhập bằng ngoại tệ được đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh thu nhập, theo cách xác định tỷ giá trong văn bản hướng dẫn. Ghi lại tỷ giá dùng cho từng lần nhận, kèm nguồn (thường là tỷ giá của ngân hàng nơi nhận tiền), để về sau tính lại được đúng như lúc khai.

Nếu khai theo hướng tiền công

Theo cách áp dụng lâu nay, cá nhân cư trú nhận tiền công từ tổ chức ở nước ngoài trả thì tự khai thuế theo quý với cơ quan thuế, tạm nộp theo biểu luỹ tiến và quyết toán năm. Với ví dụ trên:

Số tạm nộp được tính bằng cách áp biểu thuế luỹ tiến hiện hành (theo hướng dẫn cách áp cho kỳ quý). Hạn khai quý theo Luật Quản lý thuế là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau, tức 31/10/2026 cho quý 3 (ngày nghỉ thì lùi sang ngày làm việc kế tiếp); quyết toán năm chậm nhất ngày cuối cùng tháng thứ 4 của năm sau. Kiểm tra văn bản mới về kỳ khai của loại thu nhập này trước khi nộp.

Nếu phía nước ngoài đã giữ lại một khoản thuế theo luật nước họ, số đó có thể được xem xét trừ theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần giữa hai nước (nếu có) và quy định trong nước. Cần chứng từ nộp thuế ở nước ngoài; không tự trừ khi chưa có chứng từ.

Nếu hoạt động như một người kinh doanh dịch vụ

Khi người làm tự do nhận việc từ nhiều khách, tự đầu tư, tự báo giá — tức là đang kinh doanh dịch vụ — thì nghĩa vụ thuế tính theo quy định dành cho hộ, cá nhân kinh doanh: xét ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế, thuế giá trị gia tăng (dịch vụ cung cấp cho khách ở nước ngoài có thể thuộc diện thuế suất 0% hoặc quy định riêng về dịch vụ xuất khẩu, cần tra điều kiện) và thuế thu nhập cá nhân theo cách tính của luật mới.

Ngưỡng doanh thu cho hộ, cá nhân kinh doanh trước đây là 100 triệu đồng/năm và đã được nâng trong đợt sửa luật; mức hiện hành phải tra. Với ví dụ trên, doanh thu một năm khoảng 450 triệu đồng — dù ngưỡng mới là bao nhiêu, người làm tự do cũng nên chuẩn bị tinh thần là có nghĩa vụ khai. Quyết định đăng ký hộ kinh doanh hay không là câu hỏi riêng, xem thêm bài về người bán hàng online trong cùng danh mục.

Lịch một năm của người làm tự do

Người làm tự do không có phòng kế toán nhắc việc, nên phải tự dựng lịch. Một lịch tối thiểu gồm bốn nhịp:

• Mỗi lần nhận tiền: ghi ngày, số ngoại tệ, tỷ giá, số đồng Việt Nam vào một bảng tính; chuyển ngay một phần vào tài khoản tiết kiệm riêng dành cho thuế. Tỷ lệ để dành tự đặt theo ước tính thu nhập tính thuế của mình, để tới kỳ nộp không phải xoay tiền.
• Tháng đầu mỗi quý: cộng thu nhập quý trước, tính tạm nộp nếu khai theo quý, nộp tờ khai và tiền trước hạn.
• Tháng 1 đến tháng 4 năm sau: cộng thu nhập cả năm, trừ giảm trừ gia cảnh 12 tháng, so với số đã tạm nộp và làm quyết toán trước ngày cuối cùng của tháng thứ 4.
• Khi đổi cách làm việc (thêm khách, thuê người phụ, mở cửa hàng trực tuyến): xem lại cách phân loại thu nhập, vì có thể đã chuyển từ tiền công sang kinh doanh.

Giấy tờ cần giữ, bài tập tự làm và lỗi hay gặp

• Hợp đồng hoặc thư thoả thuận với khách, kể cả bằng tiếng nước ngoài (nên có bản dịch tóm tắt).
• Hoá đơn, bảng kê công việc mình gửi khách hằng tháng.
• Sao kê tài khoản nhận tiền, xác nhận từ nền tảng thanh toán trung gian nếu tiền đi qua đó.
• Bảng tỷ giá đã dùng cho từng lần nhận.

Bài 1. Nhận 2.000 đô la, tỷ giá giả định 25.000. Quy đổi bao nhiêu? Bài 2. Người ở ví dụ trên có một con đã đăng ký người phụ thuộc. Tính lại thu nhập tính thuế quý 3. Bài 3. Nền tảng trung gian trừ 5% phí trước khi chuyển về. Thu nhập ghi nhận theo số trước hay sau phí?

Lời giải ngắn. Bài 1: 50 triệu đồng. Bài 2: 112,95 − 46,5 − 18,6 = 47,85 triệu đồng. Bài 3: thu nhập là số khách trả theo hợp đồng; phí nền tảng là khoản chi — với hướng tiền công, phí này thường không được trừ khi tính thuế; với hướng kinh doanh, cách xử lý theo quy định tính thuế của hộ, cá nhân kinh doanh.

Lỗi hay gặp: nghĩ tiền từ nước ngoài “không ai biết” nên không khai — tiền ngoại tệ về tài khoản đều có dấu vết ngân hàng; quy đổi bằng tỷ giá tuỳ tiện; đổi hướng khai mỗi kỳ; không lưu hợp đồng. Tự kiểm tra: đăng ký và nộp tờ khai qua tài khoản thuế điện tử cá nhân hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại (số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế từ 1/7/2025); hỏi thuế cơ sở nơi cư trú khi chưa chắc phân loại.