Người làm tự do nhận thù lao từ nhiều công ty trong nước, mỗi lần từ 2 triệu đồng trở lên, thường bị mỗi công ty khấu trừ 10% trước khi chuyển tiền. Khoản bị trừ đó chỉ là tạm nộp. Số thuế thật sự của cả năm chỉ biết được khi cộng hết thu nhập, trừ giảm trừ gia cảnh, rồi so với tổng số đã bị trừ — và phần lớn người thu nhập vừa phải sẽ thấy mình nộp thừa.
Không công ty nào làm phép cộng đó giúp, vì mỗi nơi chỉ thấy phần mình trả. Bài này dạy một kỹ năng duy nhất: lập bảng đối chiếu thù lao cả năm, kiểm tra từng khoản bị trừ có khớp với dữ liệu cơ quan thuế ghi nhận không, rồi quyết định có cần tự quyết toán hay không. Mọi con số là giả định để luyện.
Mục tiêu bài học và vì sao phải tự đối chiếu
Học xong, người học làm được ba việc: gom đủ các khoản thù lao trong năm theo từng nơi trả; đối chiếu số bị trừ trên chứng từ với số đã được công ty khai cho mình; tính số thuế cả năm và biết mình được hoàn, phải nộp thêm hay không phải làm gì.
Lý do phải tự làm rất đơn giản. Khấu trừ 10% là cách thu tạm cho người không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng. Công ty trả tiền chỉ có nghĩa vụ trừ và nộp phần của mình, không biết người nhận còn nhận ở đâu khác, có người phụ thuộc hay không. Vì vậy:
- Người có tổng thu nhập thấp hơn mức giảm trừ gia cảnh cả năm vẫn bị trừ đều đặn, tiền đó nằm chờ cho tới khi chính họ đi đòi.
- Người có thêm lương chính thức ở nơi khác thì ngược lại, có thể thiếu vì tổng thu nhập lên cao mà mỗi nơi chỉ trừ 10%.
- Có công ty trừ tiền nhưng khai chậm, khai sai định danh, hoặc quên cấp chứng từ. Không đối chiếu thì không phát hiện được.
Dữ liệu mẫu: một năm của người dịch thuật tự do
Giả sử một người làm dịch thuật tự do, không có hợp đồng lao động ở đâu, không đăng ký người phụ thuộc. Năm 2026 nhận thù lao từ bốn công ty trong nước (đơn vị: triệu đồng):
| Nơi trả | Số lần | Mỗi lần | Tổng thù lao | Bị trừ 10% |
|---|---|---|---|---|
| Công ty A (văn phòng dịch thuật) | 6 | 5 | 30 | 3 |
| Công ty B (nhà xuất bản) | 3 | 8 | 24 | 2,4 |
| Công ty C (trung tâm ngoại ngữ) | 4 | 1,5 | 6 | 0 |
| Công ty D (công ty du lịch) | 1 | 20 | 20 | 2 |
| Cộng | 14 | 80 | 7,4 |
Kiểm tra phép cộng: 30 + 24 + 6 + 20 = 80; 3 + 2,4 + 0 + 2 = 7,4. Công ty C không trừ vì mỗi lần trả dưới 2 triệu đồng — đó là đúng quy định, không phải công ty sơ suất. Khoản 6 triệu đó vẫn là thu nhập chịu thuế và vẫn phải cộng vào khi quyết toán.
Tiền thực nhận về tài khoản cả năm là 80 − 7,4 = 72,6 triệu đồng. Người mới thường chỉ nhớ con số 72,6 vì đó là tiền thấy được; khi quyết toán phải khai thu nhập trước khi trừ thuế, tức 80.
Bước một: lập bảng đối chiếu ba cột nguồn
Mỗi khoản thù lao nên có mặt ở ba nguồn. Bảng đối chiếu dựng theo từng lần nhận, mỗi dòng một khoản:
- Hợp đồng hoặc biên bản nghiệm thu: số tiền thoả thuận trước thuế, ngày hoàn thành.
- Sao kê tài khoản: số tiền thực nhận, ngày nhận, tên người chuyển.
- Chứng từ khấu trừ thuế công ty cấp (thường là chứng từ điện tử gửi qua thư điện tử) và dữ liệu thu nhập được khai cho định danh cá nhân của mình trên tài khoản thuế điện tử.
Với mỗi dòng, kiểm tra một đẳng thức: thù lao trước thuế − số bị trừ = số thực nhận. Ví dụ lần nhận của công ty D: 20 − 2 = 18, sao kê phải có đúng 18 triệu đồng. Nếu sao kê ghi 18 mà chứng từ lại ghi thu nhập 18 và thuế 1,8, nghĩa là công ty đã coi 18 là thu nhập trước thuế — cần hỏi lại ngay, vì cả thu nhập lẫn số thuế trong hồ sơ của mình đang lệch.
Cột cuối ghi trạng thái: khớp, thiếu chứng từ, hoặc lệch số. Cuối năm chỉ cần lọc hai trạng thái sau để biết phải liên hệ công ty nào.
Bước hai: tính thuế cả năm và so với số đã bị trừ
Thù lao không có hợp đồng lao động vẫn được xếp vào nhóm thu nhập từ tiền công. Khi quyết toán, toàn bộ nhóm này được cộng lại và trừ giảm trừ gia cảnh như người đi làm.
| Dòng | Cách tính | Số tiền (triệu đồng) |
|---|---|---|
| Tổng thu nhập chịu thuế | Cộng bốn nơi | 80 |
| Giảm trừ bản thân | 15,5 × 12 tháng | 186 |
| Thu nhập tính thuế | 80 − 186, âm thì lấy 0 | 0 |
| Thuế phải nộp cả năm | 0 | |
| Đã bị khấu trừ | Theo bảng đối chiếu | 7,4 |
| Nộp thừa | 7,4 − 0 | 7,4 |
Mức giảm trừ bản thân 15,5 triệu đồng/tháng áp dụng từ kỳ tính thuế 2026 theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Giảm trừ tính đủ 12 tháng cho cả năm, không phụ thuộc tháng nào có việc. Người này không có khoản bảo hiểm bắt buộc nào được trừ vì không có hợp đồng lao động.
Kết luận của ví dụ: toàn bộ 7,4 triệu đồng là tiền nộp thừa. Muốn lấy lại thì phải tự quyết toán và đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ sau; không làm thì tiền vẫn nằm trong ngân sách, không ai tự trả về.
Khi có thêm lương chính thức: chiều ngược lại
Đổi dữ liệu một chút. Giả sử người này còn làm chính thức ở một công ty khác, lương chịu thuế sau khi trừ bảo hiểm bắt buộc là 240 triệu đồng/năm, nơi đó đã khấu trừ theo biểu luỹ tiến hằng tháng tổng cộng 3 triệu đồng. Thù lao dịch thuật vẫn 80 triệu đồng, đã bị trừ 7,4.
- Tổng thu nhập tính thuế cả năm: 240 + 80 − 186 = 134 triệu đồng.
- Giả sử áp biểu luỹ tiến hiện hành cho con số này ra số thuế cả năm là 12 triệu đồng (con số giả định để luyện; khi làm thật dùng biểu trong văn bản đang hiệu lực).
- Đã bị trừ ở hai bên: 3 + 7,4 = 10,4.
- Phải nộp thêm: 12 − 10,4 = 1,6 triệu đồng.
Điểm cần nhớ: khoản 80 triệu cộng lên trên nền lương đã có nên rơi vào bậc thuế cao hơn 10%. Người vừa đi làm vừa nhận việc ngoài không nên coi 10% là xong nghĩa vụ. Họ cũng không uỷ quyền quyết toán cho công ty đang làm được nếu thu nhập vãng lai vượt mức cho phép uỷ quyền theo quy định hiện hành — trường hợp đó phải tự quyết toán.
Bước ba: tự quyết toán, cam kết và những việc không nên làm
Hồ sơ tự quyết toán gồm tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân, phụ lục giảm trừ nếu có người phụ thuộc, và các chứng từ khấu trừ. Nộp qua tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại. Hạn chót là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 sau khi kết thúc năm theo Luật Quản lý thuế; nếu có văn bản mới thay đổi thì theo văn bản mới. Người được hoàn thuế thường không bị xử lý khi nộp muộn, nhưng nộp sớm thì tiền về sớm.
Về cam kết thu nhập thấp: người chỉ có thu nhập thuộc diện khấu trừ 10% và ước tính cả năm chưa tới mức phải nộp thuế có thể làm bản cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành để công ty trả tiền tạm chưa khấu trừ. Điều kiện cụ thể ghi trong văn bản; cam kết sai (ví dụ còn lương ở nơi khác mà vẫn cam kết) là tự nhận trách nhiệm về khai sai.
Những việc không nên làm:
- Đề nghị công ty chia một khoản 6 triệu thành bốn lần dưới 2 triệu để khỏi bị trừ. Thu nhập vẫn phải khai khi quyết toán; tách lần trả chỉ khiến hồ sơ hai bên khó giải thích.
- Nhờ người thân đứng tên nhận thù lao để chia nhỏ thu nhập. Đó là khai sai người có thu nhập, rủi ro cho cả hai người.
- Bỏ khoản không bị trừ (như 6 triệu của công ty C) ra khỏi tờ khai quyết toán vì nghĩ “đã không trừ thì không phải khai”.
Bài tập tự làm có lời giải và chỗ tự kiểm tra
Bài 1. Một người thiết kế tự do nhận năm khoản trong năm: 12, 12, 1,8, 25 và 9 triệu đồng, không có lương ở đâu, có một con nhỏ đã đăng ký người phụ thuộc đủ 12 tháng. Mỗi khoản từ 2 triệu trở lên đều bị trừ 10%. Tính số nộp thừa hoặc thiếu.
Lời giải: tổng thu nhập 12 + 12 + 1,8 + 25 + 9 = 59,8. Bị trừ: 1,2 + 1,2 + 0 + 2,5 + 0,9 = 5,8. Giảm trừ: (15,5 + 6,2) × 12 = 260,4. Thu nhập tính thuế bằng 0, thuế cả năm bằng 0. Nộp thừa 5,8 triệu đồng.
Bài 2. Sao kê ghi nhận 13,5 triệu đồng từ một công ty, chứng từ khấu trừ ghi thu nhập 13,5 và thuế 1,35. Hợp đồng ghi thù lao 15 triệu đồng. Sai ở đâu?
Lời giải: 15 − 10% = 13,5 khớp với sao kê, vậy thu nhập đúng phải là 15 và thuế 1,5. Chứng từ đang ghi thiếu thu nhập 1,5 và thiếu thuế 0,15; cần đề nghị công ty lập lại chứng từ và khai bổ sung phần của họ.
Tự kiểm tra ở đâu: đăng nhập tài khoản thuế điện tử bằng định danh cá nhân hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại để xem các tổ chức đã khai thu nhập và số thuế khấu trừ cho mình; xem nghĩa vụ và số nộp thừa ở mục tra cứu nghĩa vụ; lưu chứng từ khấu trừ điện tử trong một thư mục theo năm. Còn vướng thì hỏi thuế cơ sở nơi cư trú. Nền tảng chung về cách đọc phiếu khấu trừ và giảm trừ có ở danh mục thuế cho người đi làm.
Câu hỏi thường gặp
Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thì có quyết toán được không?
Vẫn khai được theo số liệu thật, nhưng nên đề nghị công ty cấp chứng từ và kiểm tra dữ liệu công ty đã khai cho định danh của mình. Khi đề nghị hoàn, cơ quan thuế đối chiếu với số tổ chức trả thu nhập đã nộp; thiếu dữ liệu phía công ty thì hồ sơ thường bị hỏi lại.
Không có hợp đồng lao động thì có được giảm trừ gia cảnh không?
Có. Giảm trừ gia cảnh áp dụng cho thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú khi quyết toán năm, không phụ thuộc có hợp đồng lao động hay không. Trong năm thì các khoản bị trừ 10% chưa tính giảm trừ, nên mới có chuyện nộp thừa.
Số tiền nộp thừa nhỏ, không đề nghị hoàn có sao không?
Không bị xử lý gì, chỉ là tự bỏ quyền lợi. Có thể chọn bù trừ vào nghĩa vụ kỳ sau thay vì nhận tiền về nếu thấy thủ tục hoàn mất thời gian.
Nhận thù lao từ công ty nước ngoài thì cũng đối chiếu như bài này à?
Không hoàn toàn. Công ty nước ngoài thường không khấu trừ thay, người nhận phải tự khai theo lần hoặc theo kỳ. Bảng đối chiếu vẫn dùng được, nhưng cột số bị trừ sẽ trống và nghĩa vụ tự khai nằm ở phía người nhận.
Có nên làm cam kết thu nhập thấp ngay từ đầu năm không?
Chỉ nên làm khi chắc chắn chỉ có nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ 10% và ước tính cả năm chưa tới mức phải nộp thuế. Nếu giữa năm nhận thêm việc lớn hoặc có lương ở nơi khác thì cam kết không còn đúng, lúc đó nên báo lại cho công ty trả tiền.
Một công ty trả tiền qua tài khoản người nhà của mình thì tính cho ai?
Thu nhập thuộc về người thực hiện công việc theo hợp đồng. Nhận hộ qua tài khoản người khác làm dữ liệu thuế và dòng tiền lệch nhau, dễ bị hỏi khi hoàn thuế. Nên cung cấp tài khoản đứng tên chính mình ngay trong hợp đồng.
