Với công ty xây dựng, hoá đơn được lập theo từng lần nghiệm thu, bàn giao khối lượng hoặc hạng mục hoàn thành, không phụ thuộc chủ đầu tư đã trả tiền hay chưa. Tiền tạm ứng khi ký hợp đồng, tiền thu hồi tạm ứng qua từng đợt và tiền giữ lại bảo hành là chuyện dòng tiền và công nợ; chúng không làm thay đổi giá trị ghi trên hoá đơn của đợt nghiệm thu.
Kế toán mới ở công ty xây dựng nhỏ hay làm ngược: lập hoá đơn khi nhận tiền, hoặc trừ tiền bảo hành khỏi hoá đơn. Bài thực hành dựng một hợp đồng giả định, đơn vị triệu đồng, thuế suất 10% để phép tính gọn, rồi cộng khớp hoá đơn với dòng tiền tới đồng cuối cùng.
Quy định về thời điểm lập hoá đơn trong xây dựng
Lâu nay, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), với xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hoá đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng công việc hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Từ 1/7/2026, hoá đơn, chứng từ điện tử được hướng dẫn bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC; kế toán cần đối chiếu văn bản đang hiệu lực khi áp dụng.
Hệ quả thực hành:
- Biên bản nghiệm thu là chứng từ gốc của hoá đơn. Ngày ký biên bản quyết định kỳ kê khai thuế đầu ra.
- Khoản tạm ứng khi ký hợp đồng thường chưa phải thời điểm lập hoá đơn, vì chưa có khối lượng nghiệm thu. Kế toán ghi nhận là tiền nhận trước của khách.
- Tiền giữ lại bảo hành là điều khoản thanh toán; hoá đơn vẫn ghi đủ giá trị khối lượng nghiệm thu.
Hợp đồng mẫu: tạm ứng, ba đợt nghiệm thu, giữ lại bảo hành
Giả sử công ty nhận sửa chữa nhà xưởng cho một doanh nghiệp, giá trị hợp đồng 1.100 gồm thuế (giá chưa thuế 1.000, thuế 100). Điều khoản thanh toán:
- Tạm ứng 20% giá trị hợp đồng khi ký: 220.
- Mỗi đợt nghiệm thu, chủ đầu tư thanh toán giá trị đợt (gồm thuế), trừ thu hồi tạm ứng bằng 20% giá trị đợt.
- Đợt cuối, giữ lại 5% giá trị hợp đồng (55) làm bảo hành, trả sau khi hết thời gian bảo hành.
Ba đợt nghiệm thu thực tế:
| Đợt | Khối lượng chưa thuế | Thuế 10% | Giá trị hoá đơn |
|---|---|---|---|
| Đợt 1 — phá dỡ, gia cố móng | 400 | 40 | 440 |
| Đợt 2 — kết cấu thép, mái | 350 | 35 | 385 |
| Đợt 3 — hoàn thiện, bàn giao | 250 | 25 | 275 |
| Cộng | 1.000 | 100 | 1.100 |
Ba hoá đơn, ba kỳ kê khai thuế đầu ra tương ứng với ngày ký ba biên bản.
Dòng tiền từng đợt: thu hồi tạm ứng và giữ lại bảo hành
| Mốc | Giá trị hoá đơn | Thu hồi tạm ứng | Giữ lại bảo hành | Tiền thực nhận |
|---|---|---|---|---|
| Ký hợp đồng | — | — | — | 220 |
| Đợt 1 | 440 | 88 | — | 352 |
| Đợt 2 | 385 | 77 | — | 308 |
| Đợt 3 | 275 | 55 | 55 | 165 |
| Hết bảo hành | — | — | — | 55 |
| Cộng | 1.100 | 220 | 55 | 1.100 |
Hai phép kiểm: thu hồi tạm ứng cộng lại đúng bằng tạm ứng ban đầu (88 + 77 + 55 = 220); tổng tiền thực nhận đúng bằng tổng hoá đơn (220 + 352 + 308 + 165 + 55 = 1.100). Nếu một trong hai không khớp, có đợt tính sai hoặc có điều khoản chưa được ghi vào sổ công nợ.
Đợt 3, hoá đơn vẫn là 275 chứ không phải 165. Kế toán nào trừ 55 bảo hành khỏi hoá đơn sẽ khai thiếu thuế đầu ra 5 (phần thuế trong 55) và làm lệch công nợ với chủ đầu tư.
Ghi sổ và kê khai từng đợt
Bút toán gọn cho từng mốc:
- Nhận tạm ứng: Nợ tiền gửi ngân hàng 220 / Có phải thu khách hàng (số dư Có — khách trả trước) 220.
- Nghiệm thu đợt 1: Nợ phải thu khách hàng 440 / Có doanh thu 400, Có thuế giá trị gia tăng phải nộp 40.
- Nhận tiền đợt 1: Nợ tiền gửi ngân hàng 352 / Có phải thu khách hàng 352. Sau bút toán này, khoản tạm ứng được cấn trừ 88 ngay trên cùng tài khoản phải thu.
- Đợt 2, đợt 3 làm tương tự. Sau đợt 3, số dư phải thu còn đúng 55 — khoản giữ lại bảo hành.
Về kê khai: thuế đầu ra 40, 35, 25 lần lượt vào tờ khai của kỳ chứa ngày nghiệm thu. Nếu công trình ở tỉnh khác nơi đặt trụ sở, có thể phát sinh nghĩa vụ khai, nộp tại nơi có công trình theo quy định hiện hành; kiểm tra trước khi khởi công để không bị sót.
Chi phí đội thợ và nhà thầu phụ: đầu vào của cùng công trình
Công ty nhỏ thường thuê đội thợ theo khoán việc. Cách xử lý thuế phụ thuộc đội thợ là ai:
- Nhà thầu phụ là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có hoá đơn: lấy hoá đơn theo khối lượng họ hoàn thành, thanh toán chuyển khoản khi từ 5 triệu đồng trở lên để đủ điều kiện khấu trừ thuế đầu vào (Luật 48/2024/QH15).
- Cá nhân không có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng: với khoản trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên, công ty khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trước khi trả, trừ trường hợp người đó có bản cam kết thu nhập thấp theo mẫu tại thông tư hiện hành. Ví dụ trả tổ trưởng một đội thợ 30 cho phần phá dỡ: khấu trừ 3, trả 27, cấp chứng từ khấu trừ.
Chỗ hay sai: trả tiền mặt cho “cai thầu” gộp cả đội, không hợp đồng, không danh sách người nhận. Khoản đó rất khó được tính vào chi phí khi quyết toán. Hợp đồng khoán, biên bản nghiệm thu nội bộ, danh sách người nhận tiền là tối thiểu.
Hồ sơ đi kèm mỗi hoá đơn nghiệm thu
Hoá đơn xây dựng hay bị hỏi lại khi quyết toán hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra, vì giá trị lớn và kéo dài nhiều kỳ. Mỗi đợt nghiệm thu, kế toán nên gom một túi hồ sơ gồm:
- Biên bản nghiệm thu khối lượng có chữ ký đại diện hai bên, ghi rõ hạng mục, khối lượng, đơn giá, giá trị.
- Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán cho đợt, thể hiện thu hồi tạm ứng và khoản giữ lại.
- Hoá đơn của đợt, lập cùng ngày hoặc đúng thời điểm theo quy định.
- Chứng từ nhận tiền khi chủ đầu tư thanh toán.
- Chi phí trực tiếp của đợt: hoá đơn vật tư, hợp đồng và biên bản nghiệm thu với đội thợ, nhà thầu phụ.
Túi hồ sơ này cũng giúp tính giá thành từng công trình. Công ty nhỏ hay dồn chi phí mọi công trình vào một chỗ, cuối năm không biết công trình nào lãi, công trình nào lỗ, và khó giải thích khi một công trình có chi phí cao bất thường so với doanh thu đã nghiệm thu.
Bài tập có lời giải và chỗ tự kiểm tra
Đề: Hợp đồng cải tạo văn phòng giá chưa thuế 600, thuế 10%. Tạm ứng 30% giá trị hợp đồng gồm thuế khi ký. Hai đợt nghiệm thu: đợt 1 khối lượng chưa thuế 360 (nghiệm thu ngày 28/10), đợt 2 khối lượng 240 (nghiệm thu ngày 5/12). Thu hồi tạm ứng 30% giá trị mỗi đợt. Giữ lại bảo hành 5% giá trị hợp đồng gồm thuế ở đợt cuối. Hỏi: giá trị từng hoá đơn, kỳ kê khai (khai theo tháng), tiền thực nhận mỗi mốc.
Lời giải:
- Hợp đồng gồm thuế: 660. Tạm ứng: 30% × 660 = 198.
- Hoá đơn đợt 1: 360 + 36 = 396, kê khai tháng 10. Thu hồi tạm ứng: 30% × 396 = 118,8. Thực nhận: 277,2.
- Hoá đơn đợt 2: 240 + 24 = 264, kê khai tháng 12. Thu hồi tạm ứng: 30% × 264 = 79,2. Giữ lại bảo hành: 5% × 660 = 33. Thực nhận: 264 − 79,2 − 33 = 151,8.
- Hết bảo hành: nhận 33.
- Kiểm tra: 118,8 + 79,2 = 198 (khớp tạm ứng); 198 + 277,2 + 151,8 + 33 = 660 (khớp hợp đồng).
Tự kiểm tra ở đâu: hoá đơn đã lập và hoá đơn của nhà thầu phụ xem trên cổng hoá đơn điện tử; tờ khai từng kỳ và số thuế đã nộp xem trên tài khoản thuế điện tử; mã số thuế chủ đầu tư, nhà thầu phụ tra ở trang tra cứu thông tin người nộp thuế trước khi ký hợp đồng.
Câu hỏi thường gặp
Chủ đầu tư chưa trả tiền đợt 2 thì có được chờ tiền rồi mới lập hoá đơn không?
Không. Thời điểm lập hoá đơn gắn với nghiệm thu, bàn giao khối lượng, không phụ thuộc đã thu tiền. Lập chậm là sai thời điểm lập hoá đơn và sai kỳ kê khai.
Biên bản nghiệm thu ghi ngày cuối tháng nhưng ký thật đầu tháng sau thì sao?
Ngày trên biên bản phải đúng ngày nghiệm thu thực tế. Ghi lùi hay ghi tới ngày để chuyển kỳ kê khai là sai sự thật và dễ lộ khi đối chiếu với nhật ký công trình, ảnh chụp, thư trao đổi.
Khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng thì lập hoá đơn thế nào?
Cần phụ lục hợp đồng hoặc văn bản chấp thuận khối lượng phát sinh, sau đó nghiệm thu phần phát sinh và lập hoá đơn cho phần đó. Không gộp phát sinh vào đợt nghiệm thu khác khi chưa có căn cứ.
Tiền giữ lại bảo hành bị chủ đầu tư trừ vì phải sửa lỗi thì xử lý ra sao?
Nếu hai bên thống nhất giảm giá trị công trình, cần biên bản thoả thuận và xử lý hoá đơn điều chỉnh giảm theo quy định. Nếu chỉ là chủ đầu tư tự thuê người sửa rồi trừ tiền, đó là khoản bồi thường hoặc chi phí sửa chữa, cần chứng từ tương ứng.
Công ty xây dựng có phải khai thuế giá trị gia tăng khi nhận tạm ứng không?
Theo cách xác định thời điểm lập hoá đơn cho xây dựng lâu nay, tạm ứng khi chưa có khối lượng nghiệm thu thường chưa phát sinh hoá đơn và thuế đầu ra. Tuy vậy, cần đối chiếu Nghị định 254/2026/NĐ-CP đang hiệu lực cho trường hợp cụ thể.
Đội thợ không chịu bị trừ 10% thì có được trả đủ rồi tự nộp thay không?
Nếu hai bên thoả thuận giá trả là thu nhập nhận được sau thuế, công ty phải quy đổi ra thu nhập trước thuế để khấu trừ và kê khai đúng. Trả đủ mà không khấu trừ khi thuộc diện phải khấu trừ là công ty vi phạm nghĩa vụ của tổ chức trả thu nhập.
