Với đại lý bán đúng giá bên giao quy định, hưởng hoa hồng, đường chứng từ gồm ba chặng: bên giao xuất hàng cho đại lý bằng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (hoặc hoá đơn); đại lý bán cho khách và lập hoá đơn cho khách; bên giao lập hoá đơn cho phần hàng đại lý đã bán, còn đại lý lập hoá đơn cho khoản hoa hồng. Doanh thu bán hàng của bên giao ghi nhận khi đại lý đã bán, không phải khi hàng rời kho.
Chỗ sai hay gặp nhất là bên giao ghi doanh thu ngay lúc chuyển hàng cho đại lý, hoặc đại lý khai luôn thuế trên toàn bộ tiền hàng bán hộ. Bài này đi một tháng số liệu giả định ở cả hai bên để thấy từng con số nằm ở đâu. Nguyên tắc về chứng từ theo 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi; từ 1/7/2026 cần đối chiếu thêm 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Mục tiêu bài học và hợp đồng đại lý dùng làm ví dụ
Học xong, người học lập được đúng chứng từ cho từng chặng, ghi được bút toán ở cả hai bên, và đối chiếu được công nợ cuối tháng giữa bên giao với đại lý.
Giả sử công ty sản xuất máy lọc nước (bên giao) ký hợp đồng đại lý với một cửa hàng điện máy là doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ (bên nhận). Điều khoản chính:
- Giá bán lẻ bên giao quy định: 5 triệu đồng/chiếc chưa thuế, thuế giá trị gia tăng 10% (giả định), tức 5,5 triệu đồng/chiếc.
- Hoa hồng: 6% trên giá bán chưa thuế, tức 0,3 triệu đồng/chiếc.
- Hàng chưa bán vẫn thuộc sở hữu bên giao; đại lý gửi bảng kê hàng đã bán vào cuối tháng.
- Đại lý chuyển tiền hàng sau khi trừ hoa hồng, qua tài khoản ngân hàng của hai doanh nghiệp.
Tháng 10: bên giao chuyển 100 chiếc (giá vốn 3,8 triệu/chiếc) cho đại lý; đại lý bán được 60 chiếc.
Chặng một: bên giao xuất hàng cho đại lý
Khi hàng rời kho, bên giao chưa bán cho ai. Chứng từ phù hợp là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý — một loại chứng từ điện tử được quy định cùng nhóm với hoá đơn — ghi số lượng, quy cách, giá trị theo giá vốn, tên đại lý nhận hàng. Quy định cũng cho phép bên giao dùng hoá đơn ngay khi giao hàng; khi đó cách ghi doanh thu và kê khai khác, nên doanh nghiệp chọn một cách và dùng nhất quán theo hợp đồng.
Bút toán bên giao (triệu đồng):
Nợ 157 hàng gửi đi bán: 380 — Có 155 thành phẩm: 380 (100 chiếc × 3,8).
Chưa có doanh thu, chưa có thuế đầu ra. Đại lý nhận hàng nhưng không ghi tăng hàng tồn kho của mình, chỉ theo dõi riêng trên sổ chi tiết hàng nhận bán hộ, vì hàng không thuộc sở hữu của đại lý.
Một chi tiết hay bị bỏ qua: phiếu xuất kho gửi bán phải đi kèm hàng trên đường vận chuyển. Xe chở hàng mà không có chứng từ, gặp kiểm tra thì rất khó giải thích nguồn gốc.
Chặng hai: đại lý bán hàng và lập hoá đơn cho khách
Mỗi lần bán, đại lý lập hoá đơn giao cho khách, ghi đúng giá bên giao quy định: 5 triệu, thuế 0,5 triệu, tổng 5,5 triệu mỗi chiếc. Cả tháng 60 chiếc: tiền hàng 300, thuế 30, tổng 330.
Tiền khách trả là tiền của bên giao mà đại lý thu hộ. Bút toán bên đại lý:
Nợ 111, 112: 330 — Có 331 phải trả bên giao: 330.
Với phần hàng bán hộ theo đúng giá hưởng hoa hồng, đại lý không kê khai tính nộp thuế giá trị gia tăng trên 300 triệu tiền hàng — phần thuế này do bên giao kê khai khi lập hoá đơn cho đại lý. Hoá đơn đại lý lập cho khách vẫn là hoá đơn đầu ra hợp lệ, được theo dõi để đối chiếu, nhưng đi vào tờ khai theo đúng cách hướng dẫn cho hàng bán đại lý của văn bản hiện hành.
Cuối tháng, đại lý lập bảng kê hàng hoá đã bán gửi bên giao: số lượng, số hoá đơn đã lập cho khách, tổng tiền. Bảng kê là căn cứ để bên giao lập hoá đơn ở chặng ba.
Chặng ba: hoá đơn của bên giao và hoá đơn hoa hồng
Bên giao nhận bảng kê, lập hoá đơn cho đại lý với 60 chiếc: tiền hàng 300, thuế 30, tổng 330. Lúc này mới ghi doanh thu:
- Nợ 131 (đại lý): 330 — Có 511: 300 — Có 3331: 30.
- Nợ 632: 228 — Có 157: 228 (60 × 3,8).
Đại lý lập hoá đơn hoa hồng cho bên giao: 60 × 0,3 = 18 triệu. Thuế giá trị gia tăng trên hoa hồng đại lý: theo cách áp dụng phổ biến lâu nay, hoa hồng đại lý hàng hoá thông thường là dịch vụ chịu thuế (một số loại đại lý dịch vụ đặc thù được xử lý khác); ví dụ này giả định 10%, tức 1,8 triệu — cần đối chiếu Luật 48/2024/QH15 và văn bản hướng dẫn hiện hành cho đúng loại đại lý của mình.
- Bên đại lý: Nợ 331: 19,8 — Có 511 doanh thu hoa hồng: 18 — Có 3331: 1,8.
- Bên giao: Nợ 641 chi phí bán hàng: 18 — Nợ 1331: 1,8 — Có 131: 19,8.
Đại lý chuyển khoản phần còn lại: 330 − 19,8 = 310,2 triệu. Bên đại lý: Nợ 331 / Có 112: 310,2. Bên giao: Nợ 112 / Có 131: 310,2.
Tự kiểm số: bên giao, tài khoản 131 phát sinh Nợ 330, Có 19,8 + 310,2 = 330, số dư bằng 0. Bên đại lý, tài khoản 331 phát sinh Có 330, Nợ 19,8 + 310,2 = 330, cũng bằng 0.
Bảng đối chiếu cuối tháng giữa hai bên
| Chỉ tiêu | Bên giao | Đại lý | Phải khớp với |
|---|---|---|---|
| Số lượng đã bán | 60 (theo bảng kê) | 60 (theo hoá đơn cho khách) | Nhau |
| Hàng còn lại | Dư Nợ 157: 152 (40 chiếc) | 40 chiếc trên sổ hàng nhận bán hộ | Kiểm kê thực tế tại đại lý |
| Doanh thu bán hàng | 300 | Không ghi | Bảng kê |
| Thuế đầu ra tiền hàng | 30 | Không kê khai tính nộp | Hoá đơn bên giao lập |
| Hoa hồng | Chi phí 18, thuế đầu vào 1,8 | Doanh thu 18, thuế đầu ra 1,8 | Hoá đơn hoa hồng |
| Tiền đã chuyển | Nhận 310,2 | Chuyển 310,2 | Sao kê ngân hàng |
Kiểm dư 157: 380 − 228 = 152 = 40 × 3,8. Đúng.
Nên làm bảng này thành biên bản đối chiếu có chữ ký hai bên mỗi tháng. Khi đại lý bán chậm và hàng nằm lâu, biên bản đối chiếu tồn là bằng chứng hàng vẫn thuộc sở hữu bên giao, tránh bị hiểu là hàng đã bán mà chưa ghi doanh thu.
Các biến thể làm thay đổi cách lập hoá đơn
- Đại lý bán khác giá quy định, hoặc mua đứt bán đoạn. Khi đó không còn là đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng. Bên giao bán hàng cho đại lý ngay khi giao, lập hoá đơn và ghi doanh thu lúc giao; đại lý mua vào, bán ra và kê khai như hàng của mình.
- Bên giao dùng hoá đơn ngay khi xuất hàng cho đại lý thay vì phiếu xuất kho gửi bán. Cách này được phép nhưng kéo theo việc xác định doanh thu, thuế ngay tại thời điểm lập hoá đơn; phải thống nhất với đại lý để tránh mỗi bên hiểu một kiểu.
- Đại lý là hộ, cá nhân kinh doanh. Hoá đơn hoa hồng và cách khai thuế của đại lý đi theo phương pháp của hộ; bên giao cần kiểm tra đại lý có dùng hoá đơn được không trước khi ký hợp đồng.
- Hàng bị trả lại từ đại lý về kho. Hàng chưa bán quay về thì chỉ là nhập lại kho (Nợ 155 / Có 157) kèm chứng từ vận chuyển; không có hoá đơn trả hàng vì chưa có mua bán.
Bài tập tự làm, lỗi hay gặp và chỗ tự kiểm tra
Tự làm. Tháng 11, đại lý bán tiếp 35 chiếc trong số 40 còn lại. Tính: doanh thu và thuế đầu ra bên giao; hoa hồng và thuế trên hoa hồng (giả định 10%); số tiền đại lý chuyển; số dư 157 cuối tháng.
Lời giải ngắn. Doanh thu 35 × 5 = 175, thuế 17,5, tổng 192,5. Hoa hồng 35 × 0,3 = 10,5, thuế 1,05, tổng 11,55. Tiền chuyển 192,5 − 11,55 = 180,95. Giá vốn kết chuyển 35 × 3,8 = 133; dư 157 là 152 − 133 = 19 = 5 chiếc × 3,8.
Lỗi hay gặp:
- Bên giao ghi doanh thu 100 chiếc ngay lúc chuyển hàng — thuế đầu ra và doanh thu bị đẩy sớm, tồn kho biến mất trên sổ dù hàng còn ở đại lý.
- Đại lý ghi 330 triệu thu hộ vào doanh thu của mình, làm phình doanh thu và sai thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Bên giao cấn trừ hoa hồng vào tiền hàng nhưng không có hoá đơn hoa hồng — mất căn cứ ghi chi phí và khấu trừ thuế đầu vào.
- Tiền hàng chuyển qua tài khoản cá nhân của chủ đại lý — vừa khó đối chiếu, vừa ảnh hưởng điều kiện khấu trừ với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên.
Tự kiểm tra ở đâu: tải hoá đơn đầu ra, đầu vào và phiếu xuất kho gửi bán trên cổng hoá đơn điện tử để đối chiếu với bảng kê; xem tờ khai đã nộp trong tài khoản thuế điện tử; tra mã số thuế và trạng thái của đại lý trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế trước khi giao hàng lô đầu.
Câu hỏi thường gặp
Đại lý có phải lập hoá đơn cho khách mua lẻ không lấy hoá đơn không?
Có. Mỗi lần bán hàng, người bán lập hoá đơn kể cả khi khách không yêu cầu; hoá đơn cho khách lẻ có thể không ghi thông tin người mua theo quy định. Với hàng bán đại lý, các hoá đơn này còn là căn cứ để lập bảng kê cuối tháng.
Bên giao lập hoá đơn cho đại lý theo từng lần bán hay gộp cuối tháng?
Bên giao lập theo bảng kê hàng đã bán mà đại lý gửi theo kỳ thoả thuận trong hợp đồng, thường là tháng. Kỳ bảng kê nên khớp với kỳ khai thuế để doanh thu không bị lệch giữa hai tờ khai.
Hàng nằm ở đại lý có tính vào hàng tồn kho của bên giao khi kiểm kê cuối năm không?
Có. Hàng gửi bán vẫn là tài sản của bên giao, nằm ở tài khoản hàng gửi đi bán. Cuối năm nên có biên bản kiểm kê tại đại lý xác nhận số lượng, để số dư trên sổ có chứng cứ.
Đại lý có được khấu trừ thuế đầu vào trên phần hàng bán hộ không?
Không, vì đại lý không mua số hàng đó. Đại lý chỉ khấu trừ thuế đầu vào của hàng hoá, dịch vụ mình mua để phục vụ hoạt động đại lý như thuê cửa hàng, điện, quảng cáo.
Hợp đồng ghi hoa hồng đã gồm thuế thì tính thế nào?
Khi đó phải tách ngược: số hoa hồng ghi trong hợp đồng là tổng thanh toán, chia cho một cộng thuế suất để ra phần chưa thuế. Tốt nhất là sửa hợp đồng ghi rõ hoa hồng chưa thuế để hai bên không tính lệch nhau.
Có cần đăng ký gì với cơ quan thuế khi làm đại lý không?
Hoạt động đại lý nằm trong ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp; không có thủ tục đăng ký riêng với cơ quan thuế cho từng hợp đồng đại lý. Điều cần là lưu đủ hợp đồng, bảng kê, hoá đơn và biên bản đối chiếu.
