Khi hàng đã bán, đã lập hoá đơn mà người mua trả lại một phần hay toàn bộ, cả hai bên phải ghi giảm cùng một con số: bên bán giảm doanh thu và thuế đầu ra, bên mua giảm giá trị hàng mua và thuế đầu vào đã khấu trừ. Căn cứ cho cả hai là một văn bản thoả thuận trả hàng và một chứng từ hoá đơn phản ánh việc trả hàng, lập theo quy định hoá đơn đang hiệu lực.
Việc bên nào lập chứng từ hoá đơn cho hàng trả lại, lập dưới dạng hoá đơn điều chỉnh, hoá đơn thay thế hay hoá đơn trả hàng đã được sửa nhiều lần: Nghị định 123/2020/NĐ-CP, rồi Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, và từ 1/7/2026 là Nghị định 254/2026/NĐ-CP cùng Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trước khi xử lý, tra điều khoản về hàng bán bị trả lại trong văn bản đang hiệu lực. Phần còn lại của bài — bút toán, kê khai, đối chiếu — thì giống nhau dù chứng từ do bên nào lập.
Mục tiêu bài học và tình huống mẫu
Học xong, người học biết cần gom những chứng từ gì khi có hàng trả lại, ghi được bút toán ở cả hai bên và kiểm tra được hai bên đã kê khai khớp nhau.
Tình huống giả định: Công ty A (bên bán) giao cho Công ty B (bên mua) 100 thùng sơn, giá 1.500.000 đồng một thùng chưa thuế, thuế suất 10%. Hoá đơn lập ngày 12/8/2026, tổng thanh toán 165.000.000 đồng. B đã kê khai thuế đầu vào trong tháng 8, đã chuyển khoản 100.000.000 đồng, còn nợ 65.000.000 đồng. Ngày 5/9/2026, B phát hiện 20 thùng sai màu, hai bên đồng ý trả lại. Giá vốn của A là 1.100.000 đồng một thùng.
Bốn câu hỏi trước khi xử lý
- Trả một phần hay toàn bộ? Trả 20/100 thùng là một phần; hoá đơn gốc vẫn còn giá trị cho 80 thùng.
- Hoá đơn gốc đã được kê khai chưa, ở kỳ nào? Cả A và B đã kê khai tháng 8. Việc điều chỉnh sẽ đi vào kỳ lập chứng từ điều chỉnh, không phải sửa tờ khai tháng 8, trừ khi quy định hiện hành yêu cầu khác.
- Tiền đã thanh toán tới đâu? B còn nợ 65 triệu đồng, lớn hơn giá trị hàng trả lại (33 triệu đồng), nên hai bên chỉ cần trừ công nợ, không phải hoàn tiền.
- Người mua là ai? Người mua là doanh nghiệp có kê khai thuế thì cả hai bên đều phải ghi nhận. Người mua là cá nhân tiêu dùng thì chỉ bên bán điều chỉnh doanh thu và thuế đầu ra, kèm phiếu nhận lại hàng.
Trả lời xong bốn câu này, kế toán hai bên nên gọi cho nhau thống nhất ngày lập chứng từ và số tiền trước khi làm, để không mỗi bên ghi một kỳ.
Chứng từ cần có
| Chứng từ | Ai lập | Nội dung chính |
|---|---|---|
| Văn bản thoả thuận hoặc biên bản trả lại hàng | Hai bên cùng ký | Số, ngày hoá đơn gốc; tên hàng; số lượng trả; đơn giá; lý do; tiền thuế tương ứng |
| Chứng từ hoá đơn cho hàng trả lại | Theo quy định hoá đơn hiện hành | Tham chiếu hoá đơn gốc; ghi giảm 20 thùng, 30.000.000 đồng, thuế 3.000.000 đồng |
| Phiếu xuất kho (bên B), phiếu nhập kho (bên A) | Mỗi bên | Số lượng thực tế, ngày giao nhận |
| Biên bản đối chiếu công nợ sau điều chỉnh | Hai bên | Số còn phải trả: 65 − 33 = 32 triệu đồng |
Biên bản trả hàng là chứng từ quan trọng nhất về mặt giải trình: nó cho thấy việc trả hàng có thật, có lý do. Chỉ có chứng từ hoá đơn mà không có biên bản, không có phiếu kho, thì khi bị hỏi rất khó chứng minh hàng đã quay về.
Bút toán bên bán
Số hiệu tài khoản là số quen dùng; doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán có tài khoản giảm trừ doanh thu thì ghi qua tài khoản đó, còn không thì ghi giảm thẳng doanh thu.
- Ghi giảm doanh thu và thuế đầu ra, trừ vào công nợ của B:
Nợ giảm trừ doanh thu, hàng bán bị trả lại (hoặc Nợ 511): 30.000.000 — Nợ 33311: 3.000.000 — Có 131 (B): 33.000.000. - Nhập lại kho, ghi giảm giá vốn:
Nợ 156: 22.000.000 — Có 632: 22.000.000.
Nếu 20 thùng sơn sai màu không bán lại được bình thường, giá trị nhập lại kho vẫn theo giá vốn, sau đó xử lý giảm giá hàng tồn hoặc huỷ hàng theo quy trình riêng có hồ sơ.
Kết quả trên sổ A: doanh thu lô hàng còn 120 triệu đồng, thuế đầu ra còn 12 triệu đồng, giá vốn còn 88 triệu đồng, B còn nợ 32 triệu đồng.
Bút toán bên mua
- Xuất trả hàng, ghi giảm thuế đầu vào, trừ vào khoản còn nợ A:
Nợ 331 (A): 33.000.000 — Có 156: 30.000.000 — Có 1331: 3.000.000.
Nếu B đã trả đủ 165 triệu đồng từ trước thì không trừ được công nợ. Khi đó ghi Nợ phải thu khác (hoặc giữ Nợ 331 thành số dư Nợ, tức A đang nợ lại B): 33.000.000; khi A chuyển trả tiền thì Nợ 112 — Có tài khoản đó. A nên hoàn tiền bằng chuyển khoản, không trả tiền mặt, để dòng tiền khớp với chứng từ.
Nếu B đã bán một phần lô sơn trước khi phát hiện lỗi thì chỉ trả phần còn trong kho; phần đã bán do B tự xử lý với khách của mình.
Kê khai hai bên và đối chiếu
Chứng từ điều chỉnh lập trong tháng 9/2026 thì:
- Bên A kê giảm doanh thu 30 triệu đồng và thuế đầu ra 3 triệu đồng trên tờ khai thuế giá trị gia tăng kỳ tháng 9 (hoặc quý 3 nếu khai theo quý).
- Bên B kê giảm thuế đầu vào được khấu trừ 3 triệu đồng ở cùng kỳ đó.
Hai bên giảm cùng số, cùng kỳ. Nếu A giảm mà B không giảm, B đang khấu trừ thừa 3 triệu đồng; dữ liệu hoá đơn điện tử cho phép cơ quan thuế đối chiếu hai đầu, nên sai lệch này rất dễ lộ. Với thuế thu nhập doanh nghiệp, A giảm doanh thu và giá vốn trong năm 2026; B giảm giá trị hàng mua, không phát sinh gì thêm.
Trường hợp hàng trả lại thuộc lô hàng đã bán từ năm trước và năm đó đã quyết toán, việc ghi nhận vẫn vào kỳ phát sinh việc trả hàng; không mở lại quyết toán năm cũ trừ khi là sai sót của chính hoá đơn gốc.
Bài tập tự làm, lỗi hay gặp và chỗ tự kiểm tra
Bài tập. Công ty C bán 50 máy lọc nước giá 4.000.000 đồng chưa thuế, thuế 10%, giá vốn 2.800.000 đồng, khách D đã trả đủ bằng chuyển khoản. Tháng sau D trả lại 5 máy lỗi, C hoàn tiền qua ngân hàng. Ghi bút toán hai bên.
Lời giải ngắn. Giá trị trả: 5 × 4.000.000 = 20.000.000 đồng, thuế 2.000.000 đồng. Bên C: Nợ giảm trừ doanh thu (hoặc 511): 20 triệu — Nợ 33311: 2 triệu — Có 131: 22 triệu; Nợ 156: 14 triệu — Có 632: 14 triệu; khi hoàn tiền Nợ 131: 22 triệu — Có 112: 22 triệu. Bên D: Nợ 331 (hoặc phải thu khác): 22 triệu — Có tài khoản hàng hoặc tài sản tương ứng: 20 triệu — Có 1331: 2 triệu; khi nhận tiền Nợ 112 — Có 331: 22 triệu.
Lỗi hay gặp: huỷ hoá đơn gốc cho cả 100 thùng rồi lập lại 80 thùng mà không đúng trình tự quy định; bên bán điều chỉnh mà không báo bên mua; hoàn tiền mặt cho khách doanh nghiệp; không có phiếu nhập kho nên tồn kho trên sổ thiếu 20 thùng so với thực tế.
Tự kiểm tra: tra chứng từ điều chỉnh đã có trên cổng hoá đơn điện tử và được liên kết đúng hoá đơn gốc chưa; kiểm tra tờ khai kỳ điều chỉnh trên tài khoản thuế điện tử; gửi biên bản đối chiếu công nợ cho bên kia ký. Khi chưa chắc bên nào lập loại chứng từ nào theo văn bản mới, hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi lập, vì lập sai loại chứng từ thì phải xử lý thêm một vòng nữa.
Câu hỏi thường gặp
Người mua trả lại hàng mà không chịu ký biên bản thì làm sao?
Không nên nhận hàng hoặc xử lý hoá đơn khi chưa có văn bản của hai bên. Ít nhất cần email, văn bản đề nghị trả hàng có xác nhận của người có thẩm quyền, kèm phiếu giao nhận hàng thực tế, để làm căn cứ khi có kiểm tra.
Trả lại hàng sau nhiều tháng có còn điều chỉnh hoá đơn được không?
Việc trả hàng là giao dịch phát sinh sau, nên vẫn xử lý bằng chứng từ tại thời điểm trả hàng. Cần xem hợp đồng có quy định thời hạn đổi trả không, và giữ hồ sơ giải thích vì sao trả muộn.
Khách lẻ trả lại hàng đã mua có hoá đơn từ máy tính tiền thì xử lý thế nào?
Bên bán lập chứng từ điều chỉnh theo hướng dẫn hoá đơn hiện hành cho giao dịch với người tiêu dùng và giữ phiếu nhận lại hàng, chứng từ hoàn tiền. Khách lẻ không kê khai thuế nên chỉ bên bán phải ghi giảm.
Đổi hàng lỗi lấy hàng mới cùng loại có phải lập chứng từ trả hàng không?
Nếu đổi đúng hàng cùng loại, cùng giá, cùng số lượng thì doanh thu và thuế không đổi; nhiều trường hợp chỉ cần biên bản đổi hàng và phiếu nhập, xuất kho. Nếu đổi sang hàng khác giá thì phần chênh lệch phải xử lý trên hoá đơn.
Hàng trả lại nhập kho theo giá nào?
Theo giá vốn đã ghi khi xuất bán, không theo giá bán. Nếu hàng bị hỏng, giảm chất lượng thì xử lý dự phòng giảm giá hoặc huỷ hàng sau đó, có hồ sơ riêng.
Bên bán đã điều chỉnh mà bên mua không kê giảm thì ai chịu?
Mỗi bên chịu trách nhiệm với tờ khai của mình. Bên mua khấu trừ thừa đầu vào sẽ phải kê khai điều chỉnh và nộp bổ sung kèm tiền chậm nộp khi phát hiện. Vì vậy bên bán nên gửi chứng từ điều chỉnh và báo cho bên mua ngay khi lập.
