Ở một công ty thương mại nhỏ, tuần đầu của kế toán mới gần như luôn xoay quanh sáu chứng từ: hoá đơn mua vào, phiếu nhập kho, hoá đơn bán ra, uỷ nhiệm chi, bảng lương và thông báo của cơ quan thuế. Nắm được mỗi tờ giấy đó chạm tới sắc thuế nào — thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp hay thuế thu nhập cá nhân — là đã nắm được khung của cả nghề kế toán thuế trong công ty mua đi bán lại.
Bài giảng này không đi theo lý thuyết từng luật. Nó đi theo đúng thứ tự chứng từ xuất hiện trên bàn, dùng một tháng số liệu giả định của một công ty bán đồ gia dụng, cộng khớp tới con số thuế cuối tháng. Đơn vị trong toàn bài là triệu đồng, các con số đều là giả định để luyện tính.
Công ty mẫu và tháng số liệu dùng xuyên bài
Giả sử công ty nhập nồi, chảo, bộ dao từ nhà sản xuất trong nước rồi bán lại cho các đại lý. Công ty khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, mọi mặt hàng trong ví dụ chịu thuế suất 10%. Trong tháng 10/2026 có các nghiệp vụ:
- Mua một lô hàng giá chưa thuế 200, thuế giá trị gia tăng 20, tổng 220, trả bằng chuyển khoản.
- Nhập toàn bộ lô hàng vào kho.
- Bán cho đại lý một phần lô hàng, giá vốn phần đã bán là 160, giá bán chưa thuế 240, thuế 24, tổng 264. Đại lý chuyển khoản đủ.
- Trả tiền thuê kho tháng 10: chưa thuế 30, thuế 3, tổng 33, chuyển khoản.
- Trả lương hai nhân viên, tổng 24.
- Nhận một thông báo từ cơ quan thuế trên tài khoản thuế điện tử.
Chính thuế suất 10% cũng cần được kiểm tra từng mặt hàng: Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 có ba mức 0%, 5% và 10%, và có chính sách giảm 2% cho một số nhóm theo nghị quyết của Quốc hội trong thời hạn nhất định. Ví dụ dùng 10% để phép tính gọn; khi làm thật, tra thời hạn và danh mục được giảm đang áp dụng.
Chứng từ một và hai: hoá đơn mua vào và phiếu nhập kho
Hoá đơn mua vào là chứng từ quan trọng nhất của tuần đầu, vì nó quyết định hai thứ cùng lúc: số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ, và giá trị hàng tồn kho sau này thành giá vốn khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Với lô hàng 220, kế toán mới cần kiểm năm điểm trước khi ghi sổ:
- Tên, mã số thuế người mua đúng là công ty mình.
- Hoá đơn đã có trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế, không chỉ là tệp gửi qua thư.
- Thuế suất từng dòng khớp với mặt hàng.
- Tổng thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên nên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện khấu trừ theo Luật 48/2024/QH15. Lô 220 đã trả chuyển khoản nên đạt.
- Hàng trên hoá đơn khớp với hàng thực nhập.
Điểm cuối cùng dẫn sang phiếu nhập kho. Phiếu nhập ghi số lượng thực nhận; giá trị nhập kho là 200 (giá chưa thuế), không phải 220. Phần 20 nằm ở tài khoản thuế đầu vào, chờ khấu trừ. Người mới hay nhầm đưa cả 220 vào giá trị hàng, làm giá vốn phình ra và số thuế đầu vào biến mất khỏi tờ khai.
Chứng từ ba: hoá đơn bán ra và hai con số nó sinh ra
Hoá đơn bán cho đại lý ghi giá chưa thuế 240, thuế 24, tổng 264. Từ một tờ hoá đơn này, kế toán có hai việc:
- Ghi doanh thu 240 và thuế giá trị gia tăng đầu ra 24. Doanh thu này là căn cứ tính thuế thu nhập doanh nghiệp sau này.
- Ghi giá vốn 160 cho phần hàng đã xuất bán. Giá vốn lấy từ kho, không lấy từ hoá đơn bán.
Thời điểm lập hoá đơn bán hàng hoá là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Quy định về hoá đơn lâu nay nằm ở Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP; từ 1/7/2026 có Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC về hoá đơn, chứng từ điện tử, nên khi gặp tình huống lạ hãy tra văn bản đang hiệu lực.
Sau chứng từ này, trong kho còn lại hàng trị giá 200 − 160 = 40. Con số tồn kho cuối tháng là một phép kiểm tra nhanh: nếu sổ kho ra số khác, có nghiệp vụ nào đó bị ghi sai.
Chứng từ bốn và năm: uỷ nhiệm chi và bảng lương
Uỷ nhiệm chi trông như chứng từ của ngân hàng, không liên quan thuế. Thực ra nó là mảnh ghép thứ hai của điều kiện khấu trừ: không có nó, hoá đơn 220 và hoá đơn thuê kho 33 đều không đủ điều kiện khấu trừ thuế đầu vào. Kế toán mới nên tập thói quen ghim uỷ nhiệm chi vào đúng hoá đơn nó thanh toán, dù là ghim trên giấy hay gắn tệp trong phần mềm kế toán.
Với hoá đơn thuê kho: chưa thuế 30 là chi phí, thuế 3 là thuế đầu vào được khấu trừ vì đã chuyển khoản.
Bảng lương chạm tới thuế thu nhập cá nhân. Hai nhân viên, mỗi người lương 12 một tháng. Từ kỳ tính thuế 2026, giảm trừ gia cảnh cho bản thân là 15,5 triệu đồng/tháng (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15). Lương 12 còn thấp hơn mức giảm trừ nên thu nhập tính thuế bằng 0, công ty không khấu trừ đồng nào.
Không khấu trừ không có nghĩa là không có việc. Công ty vẫn là tổ chức trả thu nhập, vẫn theo dõi thu nhập từng người và đưa vào hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm. Tổng lương 24 cũng là chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, với điều kiện có hợp đồng, bảng lương, chứng từ chi trả đầy đủ. Ví dụ này chưa tính phần bảo hiểm do công ty đóng để phép tính gọn.
Chứng từ sáu: thông báo của cơ quan thuế
Tài khoản thuế điện tử của công ty nhận nhiều loại thông báo: xác nhận đã tiếp nhận tờ khai, thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận hồ sơ, thông báo số thuế còn nợ, thông báo tiền chậm nộp, đề nghị giải trình. Kế toán mới thường mở ra, thấy chữ “chấp nhận” là đóng lại.
Cách đọc đúng là trả lời ba câu:
- Thông báo này về kỳ nào, sắc thuế nào?
- Có yêu cầu mình làm gì không, hạn tới khi nào?
- Con số trong thông báo có khớp với sổ của mình không?
Ví dụ: thông báo ghi công ty còn nợ một khoản nhỏ của kỳ trước. Kế toán mới không nên nộp ngay cho “yên chuyện”, mà mở lại tờ khai và giấy nộp tiền kỳ đó để xem nợ thật hay chỉ là nộp đúng nhưng hạch toán sai tiểu mục. Mỗi thông báo lưu vào một thư mục theo kỳ, cùng cách xử lý đã làm.
Cộng khớp cuối tháng: số thuế và lợi nhuận
Gom sáu chứng từ lại, ta có bảng thuế giá trị gia tăng tháng 10:
| Khoản | Giá chưa thuế | Thuế giá trị gia tăng |
|---|---|---|
| Bán cho đại lý (đầu ra) | 240 | 24 |
| Mua lô hàng (đầu vào) | 200 | 20 |
| Thuê kho (đầu vào) | 30 | 3 |
| Đầu vào được khấu trừ | 23 | |
| Phải nộp = 24 − 23 | 1 |
Và bảng kết quả kinh doanh của tháng (chưa phải quyết toán, chỉ để kế toán mới thấy đường đi của số liệu):
| Dòng | Số tiền |
|---|---|
| Doanh thu | 240 |
| Giá vốn | (160) |
| Thuê kho | (30) |
| Lương | (24) |
| Lợi nhuận trước thuế | 26 |
Thuế thu nhập doanh nghiệp không tính theo tháng mà tạm nộp theo quý và quyết toán theo năm. Thuế suất phụ thuộc tổng doanh thu năm theo Luật 67/2025/QH15: 15% nếu không quá 3 tỷ đồng, 17% nếu trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng, 20% với mức phổ thông. Lợi nhuận tháng 26 chỉ là một mảnh để cộng dồn.
Một phép kiểm tra chéo nên làm ngay: tiền ra khỏi tài khoản trong tháng là 220 + 33 + 24 = 277, tiền vào là 264. Nếu sao kê ngân hàng ra số khác, có chứng từ còn nằm đâu đó chưa tới bàn kế toán.
Bài tập tự làm có lời giải và chỗ tự kiểm tra
Đề: Tháng 11/2026, cùng công ty trên phát sinh: mua lô hàng mới chưa thuế 100, thuế 10, chuyển khoản; mua văn phòng phẩm tổng 6,6 (gồm thuế 0,6) trả tiền mặt; bán hàng chưa thuế 150, thuế 15, giá vốn phần đã bán 110; thuê kho vẫn 30 + 3 chuyển khoản. Hỏi: thuế giá trị gia tăng phải nộp tháng 11 là bao nhiêu, và tồn kho cuối tháng 11 là bao nhiêu?
Lời giải:
- Thuế đầu ra: 15.
- Thuế đầu vào: lô hàng 10 và thuê kho 3 đủ điều kiện. Hoá đơn văn phòng phẩm tổng 6,6 — từ 5 triệu đồng trở lên mà trả tiền mặt — nên 0,6 không được khấu trừ. Đầu vào được khấu trừ: 10 + 3 = 13.
- Phải nộp: 15 − 13 = 2.
- Tồn kho: đầu tháng 40, nhập 100, xuất 110, cuối tháng 30.
Khoản 6,6 tiền mặt còn một hệ quả nữa: việc đưa nó vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp cũng gắn với điều kiện thanh toán. Ngưỡng và trường hợp loại trừ nằm ở văn bản hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành; bài học rút ra là nói với người mua sắm trong công ty chuyển khoản mọi khoản lớn.
Tự kiểm tra ở đâu: hoá đơn đầu vào, đầu ra tra trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế; tờ khai đã nộp, thông báo và số còn phải nộp xem trên tài khoản thuế điện tử của công ty; thông tin mã số thuế của nhà cung cấp tra ở trang tra cứu thông tin người nộp thuế. Muốn đi tiếp từ đây sang tờ khai, xem bài theo một hoá đơn đi hết đường tới tờ khai.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán mới có nên tự sửa hoá đơn mua vào bị sai tên công ty không?
Không. Hoá đơn sai thông tin người mua phải để bên bán xử lý bằng hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định. Kế toán chỉ cần báo bên bán sớm, giữ lại thư trao đổi và chưa đưa hoá đơn đó vào kê khai cho tới khi có bản đúng.
Hàng đã nhận nhưng hoá đơn chưa tới thì ghi sổ thế nào?
Nhập kho theo số lượng thực nhận và giá tạm tính theo hợp đồng, đánh dấu là chưa có hoá đơn. Thuế đầu vào chỉ được kê khai khi có hoá đơn hợp lệ. Cuối tháng lập danh sách hàng về chưa có hoá đơn để đòi bên bán.
Tháng nào thuế đầu vào lớn hơn đầu ra thì có phải nộp gì không?
Không phải nộp thuế giá trị gia tăng tháng đó; phần chênh được chuyển khấu trừ kỳ sau. Tờ khai vẫn phải nộp đúng hạn dù số phải nộp bằng không.
Vì sao giá trị nhập kho không tính cả thuế giá trị gia tăng?
Vì với doanh nghiệp khai theo phương pháp khấu trừ, thuế đầu vào được lấy lại bằng cách trừ vào thuế đầu ra. Nếu cộng thuế vào giá hàng, số thuế đó bị tính hai lần: một lần thành chi phí, một lần được khấu trừ.
Nhân viên lương thấp hơn mức giảm trừ có cần đưa vào hồ sơ thuế thu nhập cá nhân không?
Có. Công ty vẫn là tổ chức trả thu nhập và phải kê khai thu nhập đã trả cho từng người trong hồ sơ quyết toán năm, kể cả khi không khấu trừ đồng nào. Thiếu tên người trong hồ sơ còn gây khó khi người đó cần xác nhận thu nhập.
Tuần đầu nên hỏi người bàn giao những gì?
Tài khoản thuế điện tử và chữ ký số do ai giữ, hạn nộp gần nhất là gì, còn thông báo nào chưa xử lý, hoá đơn nào đang chờ bên bán sửa, và sổ kho đã khớp với kiểm kê chưa. Năm câu này giúp tránh việc tháng đầu đã trễ hạn vì không biết có hạn.
