Tiền dạy học không có một cách tính thuế chung. Tiền trung tâm trả theo hợp đồng ngắn hạn thường đã bị khấu trừ 10% và được quyết toán như tiền công. Tiền phụ huynh, học viên trả trực tiếp là doanh thu của một cá nhân kinh doanh dịch vụ, người dạy tự khai theo doanh thu. Khoá học bán qua nền tảng trực tuyến thì phải xem nền tảng có thu tiền và khai thay hay không. Xác định đúng từng dòng tiền là xong một nửa bài toán.
Nửa còn lại là ghi chép. Người dạy tự do hiếm khi thiếu tiền nộp thuế; họ thiếu số liệu để chứng minh mình nhận bao nhiêu, từ ai, cho buổi dạy nào. Bài này tính thử một năm cho một gia sư giả định rồi dựng cuốn sổ theo học viên để năm sau không phải lục lại tin nhắn.
Mục tiêu bài học và ba dòng tiền của người dạy
Học xong, người học tách được tiền dạy thành ba dòng, biết dòng nào đã có người khấu trừ hay khai thay, dòng nào mình phải tự khai, và giữ được một sổ ghi chép đủ dùng khi cơ quan thuế hỏi.
| Dòng tiền | Bản chất thường gặp | Ai khai, ai nộp |
|---|---|---|
| Trung tâm, trường trả thù lao thỉnh giảng | Tiền công, không có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng | Trung tâm khấu trừ 10% khi trả từ 2 triệu đồng/lần; người dạy quyết toán cuối năm |
| Phụ huynh, học viên chuyển trực tiếp | Doanh thu hoạt động kinh doanh dịch vụ của cá nhân | Người dạy tự khai theo doanh thu |
| Khoá học bán trên nền tảng trực tuyến | Doanh thu kinh doanh, qua trung gian | Tuỳ nền tảng có chức năng thanh toán và khai thay hay không; không khai thay thì người dạy tự khai |
Một người thường có cả ba dòng. Lỗi phổ biến nhất là gộp hết thành “thu nhập dạy học” rồi coi 10% trung tâm trừ là đã xong cho tất cả.
Dữ liệu mẫu: một năm của gia sư toán
Giả sử một giáo viên tự do dạy toán cấp hai năm 2026, không có hợp đồng lao động ở đâu. Đơn vị: triệu đồng.
- Trung tâm luyện thi: dạy hai khoá, nhận 10 lần, mỗi lần 6 triệu. Tổng 60, bị trừ 10% là 6.
- Nhóm học tại nhà: 8 học sinh, mỗi em 1,5 triệu/tháng trong 10 tháng. Tổng 8 × 1,5 × 10 = 120.
- Dạy kèm riêng một em: 3 triệu/tháng trong 10 tháng. Tổng 30.
- Khoá học quay sẵn bán trên một nền tảng có thu tiền hộ: tiền nền tảng chuyển về sau phí là 28; nền tảng xác nhận đã khai và nộp thuế thay trên doanh thu 40.
Doanh thu tự khai (dạy trực tiếp) là 120 + 30 = 150. Doanh thu khoá học qua nền tảng là 40, đã được khai thay. Thù lao trung tâm là 60, thuộc nhóm tiền công. Cộng tất cả tiền dạy trước thuế và phí: 60 + 150 + 40 = 250.
Lưu ý con số 40 chứ không phải 28: doanh thu tính thuế là số học viên trả, phí nền tảng là chi phí của người bán, không được trừ khi tính theo tỷ lệ trên doanh thu.
Tính phần tự khai theo doanh thu
Cá nhân kinh doanh dịch vụ lâu nay nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ trên doanh thu quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC; với dịch vụ không bao thầu nguyên vật liệu, tỷ lệ lâu nay là 5% giá trị gia tăng và 2% thu nhập cá nhân. Chính sách với hộ, cá nhân kinh doanh đang thay đổi mạnh từ năm 2026 (bỏ khoán, nâng ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế), nên kiểm tra mức và ngưỡng hiện hành trước khi áp số.
Để luyện, giả sử doanh thu 150 của gia sư vượt ngưỡng không phải nộp thuế theo quy định đang áp dụng và tỷ lệ vẫn như lâu nay:
| Khoản | Cách tính | Số tiền |
|---|---|---|
| Thuế giá trị gia tăng | 150 × 5% | 7,5 |
| Thuế thu nhập cá nhân | 150 × 2% | 3 |
| Cộng | 10,5 |
Nếu tổng doanh thu năm không vượt ngưỡng hiện hành thì phần này không phải nộp, nhưng vẫn nên giữ sổ để chứng minh. Khi so ngưỡng, doanh thu nền tảng đã khai thay có được tính cộng vào hay không là điểm phải đọc kỹ văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế; đừng tự chọn cách có lợi nhất rồi mặc định là đúng.
Phần tự khai theo doanh thu không được trừ tiền thuê phòng, tài liệu hay giảm trừ gia cảnh. Đó là đặc điểm của cách tính theo tỷ lệ: đơn giản, nhưng tính trên tiền thu vào chứ không trên phần lãi.
Phần thù lao trung tâm: quyết toán như tiền công
Khoản 60 triệu từ trung tâm được quyết toán theo nhóm tiền lương, tiền công. Người dạy không có lương ở nơi khác nên:
- Thu nhập chịu thuế nhóm tiền công: 60.
- Giảm trừ bản thân cả năm: 15,5 × 12 = 186.
- Thu nhập tính thuế: 0. Thuế phải nộp: 0.
- Đã bị trừ 6, được đề nghị hoàn hoặc bù trừ 6 khi tự quyết toán.
Giảm trừ gia cảnh chỉ trừ vào nhóm tiền lương, tiền công, không trừ vào doanh thu kinh doanh tính theo tỷ lệ. Vì vậy trong cùng một năm, một người có thể vừa được hoàn phần tiền công, vừa phải nộp phần kinh doanh. Hai phép tính tách riêng, đừng lấy tiền được hoàn bên này để “trừ” sang bên kia trong đầu rồi bỏ không khai.
Sổ ghi chép theo học viên và nhịp khoá sổ
Cuốn sổ tối thiểu chỉ cần một bảng, mỗi dòng một lần thu tiền:
| Cột | Ghi gì |
|---|---|
| Ngày thu | Ngày tiền vào tài khoản hoặc ngày nhận tiền mặt |
| Học viên / phụ huynh | Tên hoặc mã tự đặt, thống nhất cả năm |
| Dòng tiền | Trung tâm · trực tiếp · nền tảng |
| Kỳ học | Tháng hoặc số buổi mà khoản tiền trả cho |
| Số tiền trước thuế, phí | Số người học trả hoặc thù lao hợp đồng |
| Số thực nhận | Số về tài khoản sau khấu trừ, sau phí |
| Cách nhận | Chuyển khoản · tiền mặt |
Nhịp khoá sổ: cuối mỗi tháng cộng cột “trực tiếp” và đối chiếu với sao kê; cuối quý cộng lại để khai nếu thuộc diện khai theo quý; cuối năm lọc riêng dòng “trung tâm” để quyết toán tiền công. Phụ huynh trả tiền mặt vẫn phải ghi — sổ chỉ khớp với sao kê khi mọi khoản đều có mặt, kể cả khoản không đi qua ngân hàng.
Nên dùng một tài khoản riêng cho tiền dạy. Tài khoản lẫn tiền chợ, tiền người nhà chuyển thì khi bị hỏi phải giải thích từng dòng, mất nhiều thời gian hơn cả việc khai thuế.
Bài tập tự làm có lời giải
Bài 1. Một người dạy tiếng Anh nhận: trường tư thục trả 5 lần × 4 triệu (bị trừ 10%); 12 học viên trực tiếp, mỗi người 2 triệu/tháng trong 6 tháng; khoá học quay sẵn bán tự thu qua tài khoản cá nhân 30 triệu. Tách doanh thu tự khai và thù lao tiền công.
Lời giải: tiền công 5 × 4 = 20, bị trừ 2. Doanh thu tự khai: 12 × 2 × 6 = 144 cộng 30 khoá học tự thu = 174 (khoá học không qua nền tảng thu hộ nên không có ai khai thay).
Bài 2. Với doanh thu tự khai 174 ở bài 1, giả sử vượt ngưỡng và tỷ lệ như lâu nay, tính thuế theo tỷ lệ.
Lời giải: giá trị gia tăng 174 × 5% = 8,7; thu nhập cá nhân 174 × 2% = 3,48; cộng 12,18 triệu đồng. Phần tiền công 20 khi quyết toán có thu nhập tính thuế bằng 0, được hoàn 2.
Bài 3. Sao kê tháng 9 có 22 triệu tiền phụ huynh, sổ ghi 19,5. Phải làm gì?
Lời giải: tìm khoản 2,5 triệu chưa ghi (thường là phụ huynh trả trước học phí tháng sau hoặc người khác chuyển nhầm). Nếu là học phí thì ghi vào sổ theo kỳ học; nếu không phải tiền dạy thì ghi chú rõ nguồn để khỏi bị tính nhầm là doanh thu.
Lỗi hay gặp và chỗ tự kiểm tra
- Tính thuế trên số thực nhận từ nền tảng thay vì số học viên trả. Phí nền tảng không làm giảm doanh thu tính thuế theo tỷ lệ.
- Tưởng dạy tại nhà thì không phải khai. Có hay không phải nộp phụ thuộc doanh thu so với ngưỡng, không phụ thuộc nơi dạy.
- Nhận học phí qua tài khoản người thân để “tách” thu nhập. Doanh thu vẫn là của người dạy; tách tài khoản chỉ làm dòng tiền khó giải thích.
- Bỏ qua quyết toán phần tiền công nên mất khoản được hoàn.
- Mở lớp đông người tại nhà còn có quy định riêng về cơ sở giáo dục, nằm ngoài phạm vi thuế — hỏi cơ quan quản lý giáo dục địa phương.
Tự kiểm tra ở đâu: tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại (đăng nhập bằng định danh cá nhân) để xem các khoản trung tâm, nền tảng đã khai thay cho mình; trang tra cứu thông tin người nộp thuế để xem mình đã có đăng ký kinh doanh chưa; và thuế cơ sở nơi cư trú để hỏi ngưỡng doanh thu, tỷ lệ, kỳ khai đang áp dụng. Cách người bán hàng qua mạng ghi sổ theo buổi có thể xem thêm ở bài người bán hàng livestream.
Câu hỏi thường gặp
Dạy kèm vài em cho người quen có phải khai thuế không?
Về nguyên tắc đó vẫn là thu nhập từ cung cấp dịch vụ. Nếu tổng doanh thu cả năm không vượt ngưỡng hiện hành thì không phải nộp, nhưng vẫn nên ghi sổ để chứng minh khi được hỏi.
Trung tâm trả lương theo hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên thì sao?
Khi đó là tiền lương, trung tâm khấu trừ theo biểu luỹ tiến có tính giảm trừ gia cảnh hằng tháng như người đi làm. Người dạy có thể uỷ quyền quyết toán cho trung tâm nếu thoả điều kiện uỷ quyền hiện hành; có thêm doanh thu dạy riêng thì phần đó vẫn tự khai.
Phụ huynh xin hoá đơn học phí thì làm thế nào?
Cá nhân kinh doanh không tự phát hành được hoá đơn như doanh nghiệp nếu chưa đăng ký sử dụng. Hỏi thuế cơ sở về việc cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh hoặc đăng ký hình thức phù hợp; đừng dùng hoá đơn của trung tâm khác để ghi thay.
Bán tài liệu, đề luyện dạng tệp thì tính chung với tiền dạy không?
Đó cũng là doanh thu kinh doanh, nhưng có thể thuộc nhóm ngành nghề khác với dịch vụ dạy học nên tỷ lệ có thể khác. Ghi thành dòng riêng trong sổ để khi khai chọn đúng nhóm.
Nền tảng khai thay rồi thì cuối năm còn phải làm gì với khoản đó?
Giữ bảng kê nền tảng gửi và đối chiếu với dữ liệu trên tài khoản thuế điện tử. Nếu nền tảng đã khai thay đủ thì thường không phải khai lại khoản đó, nhưng cần biết nó có được cộng khi xét ngưỡng doanh thu hay không.
Tiền mua sách, thuê phòng học có được trừ khi tính thuế không?
Khi nộp theo tỷ lệ trên doanh thu thì không. Chỉ khi chuyển sang cách tính trên thu nhập (doanh thu trừ chi phí) theo quy định áp dụng cho mình thì chi phí có chứng từ mới được tính.
