Doanh thu tháng của một hộ kinh doanh ăn uống là tổng số tiền khách phải trả cho hàng đã bán trong tháng, cộng từ mọi đường thu: tiền mặt ở quầy, chuyển khoản hoặc quét mã vào tài khoản, và phần bán qua ứng dụng giao đồ ăn tính theo giá bán cho khách, không phải số tiền ứng dụng chuyển về sau khi trừ hoa hồng. Muốn con số đó đứng vững thì phải đối chiếu ngược: tiền vào tài khoản trong tháng trừ những khoản không phải bán hàng, cộng lại phần hoa hồng và chênh lệch ngày về tiền, phải khớp với phần doanh thu không dùng tiền mặt.
Bài này làm trọn một tháng cho một quán bún giả định, theo đúng thứ tự người làm sổ nên đi: ghi từng nguồn, cộng doanh thu, đối chiếu với sao kê, giải thích từng khoản chênh. Cuối bài có một tháng khác để tự làm và lời giải. Mọi số liệu là giả định, đơn vị triệu đồng.
Mục tiêu bài học và quán bún dùng làm ví dụ
Học xong bài, chủ hộ tự làm được ba việc: lập sổ doanh thu tháng từ ba nguồn thu, đọc bảng kê của ứng dụng để tách giá bán và hoa hồng, và giải thích được vì sao tiền vào tài khoản không bằng doanh thu. Đây là kỹ năng dùng hằng tháng, không phải chỉ khi có người hỏi.
Quán ví dụ: một hộ kinh doanh bán bún và nước uống, mở từ sáng tới chiều, có một tài khoản ngân hàng đứng tên chủ hộ dùng riêng cho kinh doanh, đăng bán trên một ứng dụng giao đồ ăn. Tháng làm bài là tháng 10/2026. Số liệu thô chủ quán có trong tay:
- Sổ thu tiền mặt ghi theo ngày: cả tháng cộng được 42.
- Tiền khách chuyển khoản, quét mã tại quán trong tháng: 58.
- Bảng kê tháng của ứng dụng: tổng giá trị món khách đặt là 36, hoa hồng và phí nền tảng trừ 9, số còn lại phải trả cho quán 27.
- Sao kê tài khoản tháng 10: tổng tiền vào 109,7.
Bước một: ghi sổ riêng từng nguồn trước khi cộng
Sai lầm hay gặp nhất là cộng thẳng mọi thứ đang có thành một con số. Hãy ghi ba nguồn thành ba cột trong cùng một sổ doanh thu, mỗi dòng là một ngày:
| Cột | Ghi gì | Lấy từ đâu |
|---|---|---|
| Tiền mặt | Tổng tiền mặt thu trong ngày sau khi đếm két | Sổ thu ngân, phiếu tính tiền |
| Chuyển khoản tại quán | Tiền khách chuyển hoặc quét mã khi ăn tại quán, mua mang về | Thông báo biến động của tài khoản kinh doanh |
| Ứng dụng — giá bán | Tổng giá món khách đặt qua ứng dụng trong ngày | Báo cáo ngày hoặc bảng kê tháng của ứng dụng |
| Ghi chú | Món huỷ, món tặng, khách trả lại, ngày quán nghỉ | Chủ quán ghi tay |
Hai lưu ý khi ghi cột ứng dụng. Thứ nhất, ghi giá bán cho khách chứ không ghi số tiền về, vì hoa hồng là chi phí của quán chứ không làm giảm doanh thu. Thứ hai, chỉ ghi đơn đã giao thành công; đơn khách huỷ hoặc được hoàn tiền thì không ghi, nhưng nên có một dòng ghi chú để khi đối chiếu còn biết vì sao số không khớp.
Cột chuyển khoản cũng cần cẩn thận: chỉ ghi tiền khách trả tiền món. Tiền chủ quán tự nộp vào, tiền người nhà chuyển, tiền vay mượn đều không phải doanh thu và không đưa vào cột này.
Bước hai: cộng doanh thu tháng
Với quán bún tháng 10, sổ doanh thu cộng như sau:
| Nguồn | Số tiền |
|---|---|
| Tiền mặt | 42 |
| Chuyển khoản, quét mã tại quán | 58 |
| Ứng dụng giao đồ ăn, theo giá bán cho khách | 36 |
| Doanh thu tháng 10 | 136 |
Nếu chủ quán cộng theo tiền ứng dụng chuyển về (27) thì doanh thu chỉ còn 127, thấp hơn thực tế 9. Chênh lệch này đúng bằng hoa hồng. Khi cơ quan thuế đối chiếu số liệu mà nền tảng cung cấp, họ nhìn thấy giá trị đơn hàng chứ không nhìn số tiền còn lại của quán, nên khai thấp theo kiểu này dễ bị hỏi.
Để hình dung mức nghĩa vụ, lấy tỷ lệ tính thuế trên doanh thu mà Thông tư 40/2021/TT-BTC hướng dẫn lâu nay cho dịch vụ ăn uống (giá trị gia tăng 3%, thu nhập cá nhân 1,5%; kiểm tra mức hiện hành trước khi dùng): 136 × 4,5% = 6,12. Con số này chỉ để minh hoạ cách tính. Cách tính thuế của hộ kinh doanh đang thay đổi theo đợt sửa luật 2025–2026, nên phương pháp và tỷ lệ áp dụng cho hộ mình phải tra ở văn bản đang hiệu lực hoặc hỏi thuế cơ sở quản lý.
Một điểm nữa: từ giữa năm 2025, nền tảng thương mại điện tử có chức năng thanh toán khấu trừ, nộp thay thuế cho hộ và cá nhân bán hàng trên nền tảng. Ứng dụng quán đang dùng có thuộc diện đó không, và đã khấu trừ bao nhiêu, phải xem trên bảng kê hoặc chứng từ khấu trừ mà ứng dụng cung cấp. Phần doanh thu đã được nộp thay thì không khai trùng lần nữa, nhưng vẫn ghi đủ trong sổ.
Bước ba: đối chiếu với sao kê tài khoản
Sổ doanh thu chỉ đáng tin khi giải thích được tiền vào tài khoản. Sao kê tháng 10 của quán có tổng tiền vào 109,7. Tách từng khoản:
| Khoản tiền vào | Số tiền | Có phải doanh thu tháng 10 không |
|---|---|---|
| Khách chuyển khoản, quét mã tại quán | 58 | Có |
| Ứng dụng chuyển về trong tháng | 26,7 | Có, nhưng là số đã trừ hoa hồng và lệch ngày |
| Chủ quán nộp tiền mặt bán hàng vào tài khoản | 20 | Không tính lại — đã nằm trong cột tiền mặt |
| Người nhà chuyển trả tiền mượn riêng | 5 | Không |
| Tổng | 109,7 |
Vì sao ứng dụng chuyển về 26,7 chứ không phải 27? Đọc bảng kê theo ngày thanh toán thì thấy: đơn ngày 30/9 được chuyển về ngày 2/10 (0,9 sau khi trừ hoa hồng), còn đơn ngày 31/10 sẽ về ngày 3/11 (1,2). Vậy tiền về trong tháng 10 = 27 − 1,2 + 0,9 = 26,7. Khớp.
Từ sao kê dựng ngược lại doanh thu không dùng tiền mặt:
- Tiền vào tài khoản: 109,7.
- Trừ tiền không phải bán hàng và tiền mặt đã nộp vào: 109,7 − 20 − 5 = 84,7.
- Điều chỉnh lệch ngày của ứng dụng: 84,7 + 1,2 − 0,9 = 85 (bằng 58 + 27).
- Cộng lại hoa hồng ứng dụng đã giữ: 85 + 9 = 94 (bằng 58 + 36).
94 cộng tiền mặt 42 ra đúng 136. Khi hai đường cộng ra cùng một số, sổ doanh thu tháng đó có thể dùng để khai.
Đọc bảng kê của ứng dụng cho đúng
Bảng kê của ứng dụng giao đồ ăn thường có nhiều cột hơn chủ quán cần, và mỗi nền tảng đặt tên một kiểu. Khi đọc, chỉ cần tìm ra năm con số:
- Tổng giá trị món khách đặt, trước khi trừ bất cứ gì — đây là số ghi vào sổ doanh thu.
- Khuyến mại do quán tài trợ: nếu quán đồng ý giảm giá cho khách, số giảm có thể làm giảm doanh thu tuỳ cách ghi nhận; ghi riêng một dòng và hỏi rõ khi khai.
- Khuyến mại do ứng dụng tài trợ: khách trả ít hơn nhưng ứng dụng bù cho quán, nên doanh thu của quán vẫn là giá đầy đủ.
- Hoa hồng, phí dịch vụ nền tảng thu của quán — chi phí, lưu lại hoá đơn hoặc chứng từ phí.
- Thuế đã khấu trừ, nộp thay nếu có — số này để đối chiếu với nghĩa vụ, không phải hoa hồng.
Nhầm khuyến mại do ứng dụng tài trợ thành giảm doanh thu là lỗi phổ biến, vì nhìn trên màn hình thấy khách trả ít. Nếu bảng kê không tách rõ ai chịu khuyến mại, nên hỏi bộ phận hỗ trợ đối tác của ứng dụng và lưu lại câu trả lời.
Bài tập tự làm có lời giải
Đề: Tháng 11/2026 của cùng quán bún có số liệu giả định: tiền mặt 39; khách chuyển khoản, quét mã tại quán 61; bảng kê ứng dụng: tổng giá trị món 40, hoa hồng 10, còn phải trả quán 30. Đơn ngày 31/10 về tài khoản ngày 3/11 (1,2); đơn ngày 30/11 sẽ về ngày 2/12 (1,5). Trong tháng, chủ quán nộp 25 tiền mặt vào tài khoản và nhận 3 tiền một người bạn trả nợ riêng. Hỏi: (1) doanh thu tháng 11; (2) tổng tiền vào tài khoản theo sao kê phải là bao nhiêu; (3) nếu sao kê thực tế ghi 118,7 thì chênh lệch nằm ở đâu?
Lời giải:
- Doanh thu = 39 + 61 + 40 = 140.
- Tiền ứng dụng về trong tháng = 30 + 1,2 − 1,5 = 29,7. Tổng tiền vào = 61 + 29,7 + 25 + 3 = 118,7.
- Sao kê 118,7 đúng bằng số tính ra, nên không có khoản nào chưa giải thích. Nếu sao kê lớn hơn, phải lần từng giao dịch lạ: có thể là khách đặt cọc tiệc cho tháng sau, tiền hoàn từ nhà cung cấp, hoặc doanh thu chuyển khoản chưa ghi sổ.
Câu hỏi phụ: khách đặt cọc 5 cho một bữa tiệc tổ chức tháng 12, chuyển trong tháng 11. Khoản cọc đó ghi vào đâu? Gợi ý: ghi vào cột ghi chú và theo dõi như tiền nhận trước; khi tiệc diễn ra và tính tiền thì mới đưa vào doanh thu tháng đó. Việc xác định thời điểm tính doanh thu với tiền nhận trước nên hỏi lại cơ quan thuế quản lý nếu số tiền lớn.
Lỗi hay gặp và chỗ tự kiểm tra
- Dùng tài khoản cá nhân lẫn tài khoản kinh doanh. Khi tiền sinh hoạt gia đình và tiền bán hàng chạy chung một tài khoản, việc đối chiếu gần như không làm nổi, và số tiền vào lớn hơn doanh thu khai sẽ phải giải trình từng khoản. Tách một tài khoản riêng cho quán là việc rẻ nhất để tránh rắc rối.
- Không ghi tiền mặt hằng ngày. Cuối tháng ước lượng lại thì không có gì để đối chiếu. Đếm két, ghi sổ trước khi về.
- Bỏ quên đơn ứng dụng lệch tháng. Không làm sai doanh thu nếu ghi theo ngày bán, nhưng làm sao kê không khớp và tưởng mất tiền.
- Khai theo số tiền ứng dụng chuyển về. Như đã tính ở trên, doanh thu bị thấp đúng bằng hoa hồng.
Tự kiểm tra ở ba chỗ: tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại của chủ hộ để xem đã khai, đã nộp những kỳ nào và số nền tảng đã nộp thay (nếu có); trang dành cho đối tác của ứng dụng giao đồ ăn để tải bảng kê và chứng từ khấu trừ; và thuế cơ sở quản lý khi cần hỏi cách tính áp dụng cho hộ mình. Muốn ôn lại bộ sổ tối thiểu của hộ kinh doanh, xem bài sổ sách tối thiểu sau khi bỏ thuế khoán.
Câu hỏi thường gặp
Tiền khách chuyển nhầm vào tài khoản quán có tính doanh thu không?
Không, vì đó không phải tiền bán hàng. Nhưng nên giữ lại tin nhắn, chứng từ trả lại tiền để khi đối chiếu sao kê có căn cứ giải thích khoản vào rồi ra đó.
Quán bán cho nhân viên, người nhà ăn không lấy tiền thì ghi thế nào?
Ghi vào cột ghi chú số suất và giá trị ước tính theo giá bán. Việc ghi như vậy giúp giải thích vì sao nguyên liệu mua vào nhiều hơn doanh thu tương ứng. Nếu thường xuyên, nên hỏi cơ quan thuế quản lý có phải tính vào doanh thu không.
Hoa hồng ứng dụng có được trừ khi tính thuế của hộ không?
Nếu hộ tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu thì chi phí không được trừ, hoa hồng chỉ làm giảm lãi thật của quán. Nếu hộ thuộc diện tính thuế trên thu nhập thì hoa hồng là chi phí, cần giữ hoá đơn hoặc chứng từ phí của nền tảng.
Ứng dụng đã khấu trừ thuế rồi, quán có cần ghi doanh thu ứng dụng vào sổ nữa không?
Có. Sổ doanh thu phải phản ánh toàn bộ hàng đã bán. Phần đã được nộp thay chỉ được trừ ra khi xác định số còn phải tự khai, nộp; bỏ hẳn khỏi sổ thì tổng doanh thu năm sẽ sai.
Làm đối chiếu mỗi tháng có mất nhiều thời gian không?
Nếu sổ tiền mặt ghi hằng ngày và tài khoản tách riêng, mỗi tháng mất khoảng một buổi. Phần tốn thời gian nhất là lần đầu làm quen bảng kê của ứng dụng; từ tháng thứ hai chỉ còn việc điền số.
Nên giữ các bảng kê ứng dụng bao lâu?
Nên tải về và lưu cùng sổ doanh thu, ít nhất trong thời gian cơ quan thuế còn có thể kiểm tra các kỳ đó. Ứng dụng có thể chỉ cho xem lại trong một khoảng thời gian nhất định, nên đừng trông vào việc lúc cần mới lên tải.
