Chủ hộ bán trên sàn thương mại điện tử cần nắm một điều trước tiên: doanh thu tính thuế là tiền bán hàng cho khách, không phải số tiền sàn chuyển về tài khoản. Tiền về đã bị trừ phí sàn, phí vận chuyển người bán chịu và phần thuế sàn khấu trừ, nộp thay. Đọc báo cáo đối soát là để tách những dòng đó ra, biết doanh thu thật và biết phần thuế nào đã được nộp.
Theo quy định áp dụng từ giữa năm 2025, sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán thực hiện khấu trừ, nộp thay thuế cho hộ, cá nhân bán hàng trên sàn. Phần sàn đã nộp chỉ gắn với doanh thu trên sàn đó; nếu hộ bán thêm qua mạng xã hội, cửa hàng hay sàn khác, phần còn lại do hộ tự lo. Bài giảng dùng một tháng giả định, đơn vị triệu đồng.
Báo cáo đối soát có những dòng gì
Mỗi sàn trình bày một kiểu, nhưng báo cáo đối soát thường có năm nhóm dòng:
- Giá trị đơn hàng: tiền khách trả cho hàng, sau giảm giá do chính shop đặt ra.
- Đơn hoàn, trả, huỷ: hàng khách trả lại hoặc đơn không thành công.
- Phí sàn: phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, phí quảng cáo trên sàn.
- Phí vận chuyển phần người bán chịu.
- Thuế đã khấu trừ: phần thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân sàn khấu trừ, nộp thay.
Dòng cuối cùng là số tiền thanh toán cho người bán. Chủ hộ nhìn thấy dòng này trong tài khoản ngân hàng nên hay coi nó là doanh thu. Làm như vậy sẽ khai thiếu doanh thu, và khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu sàn gửi về, con số không khớp.
Nên tải báo cáo đối soát theo tháng, lưu thành tệp riêng, không chỉ xem trên ứng dụng. Sàn có thể thay đổi giao diện; tệp lưu của mình là bằng chứng lâu dài.
Tháng mẫu: tách từng dòng
Tháng 10/2026, báo cáo đối soát của một hộ bán đồ gia dụng nhỏ trên một sàn cho ra:
| Dòng | Số tiền | Ghi chú |
|---|---|---|
| Giá trị đơn đã giao | 128 | Sau giảm giá shop tự đặt |
| Đơn khách trả lại, đã hoàn tiền | (8) | Hàng đã nhập lại kho |
| Doanh thu thuần trên sàn | 120 | Căn cứ tính thuế |
| Phí sàn các loại | (12) | Chi phí, không trừ khỏi doanh thu |
| Phí vận chuyển người bán chịu | (2) | Chi phí |
| Thuế sàn đã khấu trừ, nộp thay | (1,8) | Xem mục dưới |
| Tiền sàn chuyển về | 104,2 | Khớp sao kê |
Phép cộng kiểm: 120 − 12 − 2 − 1,8 = 104,2. Nếu sao kê ngân hàng ra số khác, có thể sàn chuyển tiền theo đợt lệch tháng (đơn giao cuối tháng, tiền về đầu tháng sau). Đánh dấu khoản lệch, không sửa doanh thu cho khớp tiền.
Chủ hộ hay nhầm ở hai chỗ: trừ phí sàn 12 khỏi doanh thu (khai 108 thay vì 120), và không trừ đơn hoàn (khai 128). Cả hai đều sai; đơn hoàn đã trả tiền lại cho khách thì không phải doanh thu, còn phí sàn là chi phí của hộ.
Phần thuế sàn đã khấu trừ tính thế nào
Hộ, cá nhân kinh doanh lâu nay nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu. Với nhóm phân phối, cung cấp hàng hoá, tỷ lệ lâu nay theo danh mục kèm Thông tư 40/2021/TT-BTC là 1% thuế giá trị gia tăng và 0,5% thuế thu nhập cá nhân, tổng 1,5%. Từ năm 2026 cách tính thuế cho hộ kinh doanh có thay đổi (Nghị quyết 198/2025/QH15 chấm dứt khoán; hướng dẫn thuế thu nhập cá nhân mới tại Thông tư 87/2026/TT-BTC), nên cần kiểm tra mức hiện hành trước khi dùng các con số trong bài.
Với tỷ lệ giả định 1,5%:
- Thuế giá trị gia tăng: 120 × 1% = 1,2.
- Thuế thu nhập cá nhân: 120 × 0,5% = 0,6.
- Cộng: 1,8 — đúng bằng dòng sàn đã khấu trừ.
Nếu dòng thuế trên báo cáo khác phép tính của mình, xem lại: sàn tính trên doanh thu trước hay sau đơn hoàn, có mặt hàng nào thuộc nhóm tỷ lệ khác không, có đơn tháng trước dồn sang không. Sàn là bên khấu trừ, nhưng chủ hộ vẫn là người chịu nghĩa vụ; lệch thì hỏi sàn và giữ trao đổi bằng văn bản.
Chứng từ khấu trừ do sàn cấp nên được tải về và lưu cùng báo cáo đối soát. Đây là căn cứ khi hộ cần chứng minh số thuế đã được nộp thay.
Bán thêm ngoài sàn: phần tự khai
Giả sử cùng tháng, hộ còn bán qua trang mạng xã hội, khách chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản của hộ: 30. Phần này không ai khấu trừ. Tổng doanh thu tháng của hộ là 120 + 30 = 150.
| Kênh | Doanh thu | Thuế theo tỷ lệ giả định 1,5% | Ai nộp |
|---|---|---|---|
| Sàn | 120 | 1,8 | Sàn đã khấu trừ, nộp thay |
| Mạng xã hội | 30 | 0,45 | Hộ tự khai, tự nộp |
| Cộng | 150 | 2,25 |
Khi hộ tự khai, cần thể hiện đủ doanh thu các kênh và tách phần sàn đã khấu trừ để không nộp trùng; cách ghi trên tờ khai theo mẫu hiện hành. Kỳ khai, cách khai của hộ sau khi bỏ khoán do cơ quan thuế quản lý hướng dẫn; ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế trước đây là 100 triệu đồng/năm và đã được nâng trong đợt sửa luật 2024–2025, tra mức hiện hành trước khi kết luận hộ mình có phải nộp hay không.
Tiền bán hàng nên về một tài khoản dùng riêng cho kinh doanh đứng tên chủ hộ. Cho khách chuyển vào tài khoản người nhà để “tách” doanh thu là cách làm sai, và dữ liệu ngân hàng ngày càng được đối chiếu với dữ liệu thuế.
Ba tình huống lệch hay gặp khi đối chiếu
- Tiền về ít hơn dự tính vì phí quảng cáo trên sàn bị trừ thẳng. Phí quảng cáo là chi phí; không vì bị trừ vào tiền về mà coi là giảm doanh thu.
- Đơn khiếu nại đang treo. Sàn giữ tiền chờ xử lý; báo cáo có thể ghi đơn đã giao nhưng tiền chưa về. Ghi chú đơn treo, theo dõi tháng sau, không bỏ khỏi doanh thu nếu cuối cùng khách không trả hàng.
- Đơn huỷ trước khi giao. Chưa giao thì chưa có doanh thu; kiểm tra báo cáo không tính đơn huỷ vào giá trị đơn đã giao.
Mỗi tình huống lệch nên ghi một dòng trong cột ghi chú của sổ tháng, kèm mã đơn. Sáu tháng sau, khi cần giải thích vì sao doanh thu khai khác tiền về, những dòng ghi chú này tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Sổ theo dõi hằng tháng của hộ bán trên sàn
Một bảng tính đơn giản, mỗi tháng một dòng cho mỗi kênh, là đủ cho phần lớn hộ nhỏ:
- Tháng, kênh bán.
- Giá trị đơn đã giao, đơn hoàn, doanh thu thuần.
- Phí sàn, phí vận chuyển, chi phí quảng cáo.
- Thuế đã bị khấu trừ (theo báo cáo và chứng từ của sàn).
- Tiền thực về tài khoản, ngày về.
- Ghi chú lệch nếu có.
Cột chi phí tuy không làm giảm thuế khi nộp theo tỷ lệ trên doanh thu, nhưng cần cho hai việc: biết thật sự lãi bao nhiêu sau phí sàn, và chuẩn bị số liệu nếu sau này hộ chuyển sang cách tính thuế theo thu nhập hoặc chuyển lên doanh nghiệp. Ngoài ra, sổ sách tối thiểu của hộ sau khi bỏ khoán có bài riêng: sổ sách tối thiểu của hộ kinh doanh sau khi bỏ thuế khoán.
Bài tập có lời giải và chỗ tự kiểm tra
Đề: Tháng 11/2026, báo cáo sàn: đơn đã giao 210, đơn hoàn 10, phí sàn 20, phí vận chuyển người bán chịu 4. Hộ bán thêm tại chợ đêm, thu tiền mặt và chuyển khoản 40. Dùng tỷ lệ giả định 1,5% (1% và 0,5%). Tính: (a) doanh thu thuần trên sàn; (b) thuế sàn khấu trừ; (c) tiền sàn chuyển về; (d) phần thuế hộ tự khai.
Lời giải:
- (a) 210 − 10 = 200.
- (b) 200 × 1,5% = 3 (thuế giá trị gia tăng 2, thuế thu nhập cá nhân 1).
- (c) 200 − 20 − 4 − 3 = 173.
- (d) Doanh thu chợ đêm 40 × 1,5% = 0,6. Tổng doanh thu tháng của hộ 240, tổng thuế theo tỷ lệ giả định 3,6.
Tự kiểm tra ở đâu: báo cáo đối soát và chứng từ khấu trừ tải từ trang quản lý người bán của sàn; nghĩa vụ đã khai, đã nộp xem trên tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại (đăng nhập bằng số định danh cá nhân); cách khai và kỳ khai hỏi thuế cơ sở nơi hộ đăng ký kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp
Sàn đã trừ thuế rồi thì hộ có phải khai gì nữa không?
Tuỳ hộ còn doanh thu ở kênh khác hay không và cách khai hộ đang áp dụng. Nếu chỉ bán trên một sàn đã khấu trừ, nghĩa vụ phần đó đã được nộp thay; nếu bán thêm kênh khác, phần còn lại hộ phải tự khai. Hỏi thuế cơ sở để biết hộ mình có phải nộp tờ khai tổng hợp hay không.
Voucher do sàn tài trợ có tính vào doanh thu của hộ không?
Nếu sàn bù phần giảm giá cho người bán thì hộ vẫn nhận đủ tiền hàng, nên thường phải xem đó là một phần tiền bán hàng. Cách thể hiện cụ thể nên đối chiếu báo cáo của sàn và hướng dẫn hiện hành, vì mỗi sàn trình bày một kiểu.
Phí quảng cáo trên sàn có được trừ khi tính thuế không?
Nếu hộ nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu thì chi phí không được trừ. Vẫn nên ghi chép đầy đủ để biết lãi thật và phòng khi cách tính thuế của hộ thay đổi.
Đơn giao tháng 10 nhưng khách trả hàng tháng 11 thì trừ vào tháng nào?
Thường trừ vào kỳ phát sinh việc trả hàng, tức tháng 11, theo báo cáo của sàn. Giữ nguyên báo cáo từng tháng để giải thích khi số liệu hai tháng liền nhau bị lệch.
Hộ có cần giữ hoá đơn mua hàng nhập về để bán không?
Nên giữ. Hoá đơn, chứng từ mua hàng chứng minh nguồn gốc hàng hoá, giúp khi bị hỏi về hàng tồn hoặc khi sàn yêu cầu chứng minh nguồn gốc. Hàng không rõ nguồn gốc là rủi ro riêng, không liên quan tới cách nộp thuế.
Doanh thu thấp hơn ngưỡng thì sàn có trừ thuế không?
Sàn thường khấu trừ theo quy định áp dụng cho sàn, không biết tổng doanh thu cả năm của hộ ở mọi kênh. Nếu cả năm hộ thuộc diện không phải nộp, việc xử lý phần đã bị khấu trừ theo hướng dẫn hiện hành; hỏi cơ quan thuế quản lý.
