Chủ hộ kinh doanh mới tự học thuế chỉ cần nắm chắc năm việc trong tháng đầu: hộ mình đang nộp thuế theo phương pháp nào, doanh thu được cộng từ những nguồn nào, khi nào phải lập hoá đơn, ghi sổ và tách tài khoản ra sao, và khai, nộp vào những mốc nào. Năm việc này quyết định gần hết rủi ro; các chi tiết khác học dần cũng kịp.
Lý do phải học ngay là năm 2026 hộ kinh doanh đổi cách làm: theo Nghị quyết 198/2025/QH15, phương pháp khoán thuế chấm dứt chậm nhất trong năm 2026. Hộ quen nhận một tờ thông báo số thuế cố định mỗi năm giờ phải tự theo dõi doanh thu và tự khai. Bài học này viết cho chủ hộ tự làm, và cũng giúp chủ hộ nói chuyện được với người làm dịch vụ kế toán nếu thuê ngoài.
Mục tiêu bài học
Sau bài này, chủ hộ phải tự trả lời được: hộ mình phải khai những gì, theo nhịp nào; tháng này doanh thu bao nhiêu và lấy số đó từ đâu; sổ ghi những gì; và khi nghi ngờ thì tra ở đâu. Không cần học thuộc luật, chỉ cần một thói quen ghi chép đều và biết chỗ tra.
Chính sách thuế với hộ kinh doanh đang thay đổi nhiều theo luật mới: ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế trước đây là 100 triệu đồng/năm và đã được nâng trong đợt sửa luật 2024–2025; cách tính thuế thu nhập cá nhân với hộ cũng được sửa. Bài không nêu mức cụ thể mà chỉ ra nguyên tắc — mức hiện hành tra trong văn bản hướng dẫn thuế thu nhập cá nhân (Nghị định 253/2026/NĐ-CP, Thông tư 87/2026/TT-BTC) và hỏi thuế cơ sở nơi kinh doanh.
Việc 1: biết hộ mình đang ở phương pháp nào
Trước khi làm gì, xác định trạng thái hiện tại của hộ:
- Hộ đã nhận thông báo chuyển sang tự khai chưa, từ kỳ nào?
- Kỳ khai là tháng hay quý, và tờ khai nào phải nộp?
- Hộ có đăng ký kinh doanh ở nhiều địa điểm không? Nếu có, mỗi địa điểm có quản lý riêng không, và cuối năm tổng hợp ra sao?
Những thông tin này nằm ở thông báo của thuế cơ sở và trong tài khoản thuế điện tử của hộ (nếu đã đăng ký). Chưa có tài khoản thì việc đầu tiên là đăng ký. Không chắc thì mang giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và giấy tờ tuỳ thân tới thuế cơ sở hỏi thẳng — một buổi sáng là đủ.
Một điểm dễ nhầm: từ ngày 1/7/2025, số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân. Chủ hộ tra cứu, đăng nhập các dịch vụ thuế bằng số định danh; mã số thuế cũ không mất nhưng không còn là con số chính.
Việc 2: cộng doanh thu từ mọi nguồn thu tiền
Thói quen nguy hiểm nhất khi rời thuế khoán là chỉ tính doanh thu “tiền vào tài khoản”. Doanh thu của hộ là toàn bộ tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ, dù khách trả tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ hay qua sàn thương mại điện tử.
Ví dụ giả định: một tiệm tạp hoá tháng 9 thu được:
| Nguồn | Số tiền | Có tính doanh thu? |
|---|---|---|
| Tiền mặt tại quầy | 25.000.000 | Có |
| Khách chuyển khoản mua hàng | 30.000.000 | Có |
| Đơn trên sàn thương mại điện tử (tổng giá bán cho khách) | 5.000.000 | Có, tính theo giá bán cho khách, không theo tiền sàn chuyển về sau khi trừ phí |
| Người nhà chuyển trả tiền vay | 2.000.000 | Không, nhưng phải ghi chú rõ |
Doanh thu tháng: 60 triệu đồng. Khoản 2 triệu không phải doanh thu, nhưng nó nằm lẫn trong sao kê, nên chủ hộ phải ghi lại lý do ngay trong ngày — để sau này đối chiếu với cơ quan thuế giải thích được.
Việc 3: hoá đơn — hỏi trước, đừng đoán
Khi còn nộp khoán, nhiều hộ không bao giờ lập hoá đơn, chỉ mua lẻ hoá đơn khi khách đòi. Khi tự khai, nghĩa vụ hoá đơn của hộ được xác định theo quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực từ ngày 1/7/2026 (Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC), trong đó có quy định về hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
Việc chủ hộ cần làm trong tháng đầu:
- Hỏi thuế cơ sở: hộ mình có thuộc diện phải dùng hoá đơn điện tử, hoá đơn từ máy tính tiền không, từ khi nào.
- Nếu có, chọn nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn và phần mềm bán hàng có kết nối; tập lập thử vài hoá đơn trước ngày bắt đầu.
- Nếu chưa bắt buộc, vẫn hỏi luôn cách xử lý khi khách là doanh nghiệp cần hoá đơn — chẳng hạn hộ có thuộc diện được cơ quan thuế cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh không.
Đừng nhận “xuất hộ hoá đơn” từ một doanh nghiệp quen cho hàng hộ mình bán. Đó là hoá đơn không đúng người bán thật, rủi ro cho cả hai bên.
Việc 4: ghi sổ và tách tài khoản kinh doanh
Hai thói quen phải có ngay từ tuần đầu:
- Ghi doanh thu mỗi ngày vào một sổ (giấy hoặc bảng tính), cuối ngày cộng theo từng nguồn thu. Ghi mỗi ngày mất năm phút; dựng lại một tháng từ trí nhớ mất cả ngày mà vẫn sai.
- Dùng một tài khoản ngân hàng riêng cho kinh doanh, không trộn với chi tiêu gia đình. Tài khoản trộn lẫn làm sao kê khó đọc, và mọi khoản tiền vào đều có thể bị hỏi là doanh thu.
Giữ lại hoá đơn, chứng từ mua hàng — không chỉ để tính chi phí mà để chứng minh nguồn gốc hàng hoá khi bị hỏi. Bài sau trong cùng danh mục đi sâu vào bộ sổ tối thiểu.
Việc 5: lịch khai, nộp và những thứ không còn phải làm
Theo Luật Quản lý thuế, tờ khai theo tháng nộp chậm nhất ngày 20 tháng sau; theo quý nộp chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau (kiểm tra văn bản mới nếu có thay đổi). Chủ hộ nên đặt nhắc việc trước hạn ba ngày và nộp tiền cùng lúc với tờ khai. Số thuế nộp chậm phát sinh tiền chậm nộp tính theo ngày — mức 0,03%/ngày theo quy định lâu nay, cần kiểm tra mức hiện hành.
Một việc không còn phải làm: lệ phí môn bài đã được bãi bỏ từ ngày 1/1/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Nếu có ai thu “tiền môn bài năm 2026” thì cần hỏi lại cho rõ.
Bài tập tự làm, lỗi hay gặp và chỗ tự kiểm tra
Bài 1. Tuần đầu tháng, tiệm thu tiền mặt 6 triệu, chuyển khoản 9 triệu (trong đó 1 triệu là con gái chuyển tiền học phí nhờ đóng hộ), sàn chuyển về 1,8 triệu cho đơn giá bán 2 triệu. Doanh thu tuần là bao nhiêu? Bài 2. Hạn khai quý 4/2026 là ngày nào?
Lời giải ngắn. Bài 1: 6 + 8 + 2 = 16 triệu đồng (bỏ 1 triệu tiền học phí, tính đơn sàn theo giá bán 2 triệu). Bài 2: ngày cuối cùng của tháng 1/2027; ngày đó rơi vào Chủ nhật thì lùi sang ngày làm việc kế tiếp.
Lỗi hay gặp: coi doanh thu là “tiền còn lại sau khi trừ tiền hàng”; chỉ tính tiền chuyển khoản; nộp tờ khai rồi quên nộp tiền; để người khác giữ tài khoản thuế điện tử của hộ mà không biết mật khẩu. Tự kiểm tra trên tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại (đăng nhập bằng số định danh cá nhân) để xem tờ khai đã nộp, số còn phải nộp; khi chưa rõ nghĩa vụ, hỏi thuế cơ sở nơi hộ kinh doanh. Thủ tục chuyển đổi cho hộ có thể xem thêm ở mục hộ kinh doanh chuyển đổi trên Trung Tâm Thuế.
Câu hỏi thường gặp
Doanh thu dưới ngưỡng thì có phải khai gì không?
Hộ có doanh thu dưới ngưỡng không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, nhưng vẫn có thể phải thông báo doanh thu theo quy định. Ngưỡng và thủ tục phải tra văn bản hiện hành, vì ngưỡng cũ 100 triệu đồng/năm đã được nâng.
Chồng đứng tên hộ kinh doanh, vợ bán hàng thì ai chịu trách nhiệm thuế?
Người đứng tên chủ hộ trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là người chịu trách nhiệm về nghĩa vụ thuế của hộ. Người trực tiếp bán hàng nên được giao ghi sổ, nhưng chủ hộ phải nắm số liệu.
Hộ bán nhiều nơi thì khai chung hay riêng?
Tuỳ cách đăng ký và cơ quan thuế quản lý từng địa điểm. Điều chắc chắn là phải theo dõi doanh thu tách riêng từng nơi ngay từ đầu, để khi khai hoặc tổng hợp cuối năm không phải tách lại từ sao kê chung.
Có nên thuê dịch vụ kế toán cho hộ nhỏ không?
Không bắt buộc. Hộ nhỏ ghi sổ đều hoàn toàn tự khai được. Thuê dịch vụ hợp lý khi hộ có nhiều địa điểm, nhiều kênh bán hoặc bắt đầu phải dùng hoá đơn thường xuyên; kể cả khi thuê, chủ hộ vẫn nên tự ghi doanh thu hằng ngày.
Nhận tiền bán hàng vào tài khoản của con có sao không?
Không nên. Doanh thu vẫn là doanh thu của hộ dù tiền về tài khoản nào, nhưng tiền vào tài khoản người khác làm khó đối chiếu, dễ sót và khó giải thích khi bị hỏi. Mở một tài khoản riêng cho kinh doanh là cách gọn nhất.
Hộ đã nộp khoán nửa đầu năm 2026 thì nửa sau tính sao?
Thời điểm chuyển đổi và cách xử lý phần đã nộp khoán theo thông báo của cơ quan thuế và văn bản hướng dẫn. Chủ hộ nên giữ các thông báo thuế khoán đã nhận và hỏi thuế cơ sở kỳ bắt đầu tự khai cụ thể của hộ mình.
