Hàng đem khuyến mại, biếu tặng hay làm mẫu đều phải lập hoá đơn, dù không thu tiền hoặc thu ít hơn giá bán. Chỗ khác nhau nằm ở giá tính thuế giá trị gia tăng: hàng khuyến mại thực hiện đúng quy định của pháp luật thương mại thì giá tính thuế bằng không; hàng đem biếu, tặng ngoài chương trình khuyến mại thì tính thuế theo giá của hàng cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.
Nói cách khác, cùng một chai dầu gội đi ra khỏi kho mà không thu tiền, có thể có hai cách ghi thuế khác nhau tuỳ nó thuộc chương trình nào. Bài này đi qua bốn trường hợp với số liệu tự đặt, rồi gom lại thành một bảng để tra nhanh. Chi tiết cách ghi từng trường thông tin trên hoá đơn điện tử theo hướng dẫn hiện hành của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC; bài chỉ trình bày nguyên tắc.
Mục tiêu bài học và bốn trường hợp cần tách bạch
Học xong, người học phân loại đúng một khoản hàng xuất không thu tiền vào một trong bốn nhóm, biết lập hoá đơn thế nào và biết hệ quả với thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Tặng kèm theo chương trình khuyến mại đã làm thủ tục với cơ quan quản lý thương mại theo quy định (mua hai tặng một, mua sản phẩm A tặng sản phẩm B).
- Giảm giá theo chương trình khuyến mại: bán thấp hơn giá thông thường trong một thời gian.
- Biếu, tặng ngoài chương trình khuyến mại: quà tri ân, quà Tết, quà khai trương cho đối tác.
- Hàng mẫu, hàng dùng thử: gửi cho khách dùng thử hoặc gửi đối tác xem chất lượng.
Chiết khấu thương mại theo số lượng, doanh số là chuyện khác, đã có bài riêng: thực hành lập hoá đơn cho đơn hàng có chiết khấu.
Trường hợp một: mua hai tặng một trong chương trình khuyến mại
Giả sử cửa hàng đồ gia dụng chạy chương trình “mua hai bình giữ nhiệt tặng một” trong tháng 10/2026, đã làm thủ tục khuyến mại theo quy định. Giá bán mỗi bình 200.000 đồng chưa thuế, thuế suất 10%, giá vốn 120.000 đồng. Một khách doanh nghiệp mua 10 bình, được tặng 5 bình.
Hoá đơn gồm hai dòng:
- Bình giữ nhiệt: 10 cái × 200.000 = 2.000.000 đồng; thuế 10% là 200.000 đồng.
- Bình giữ nhiệt, ghi rõ là hàng khuyến mại không thu tiền: 5 cái; giá tính thuế bằng không nên không có tiền thuế.
Tổng thanh toán 2.200.000 đồng. Hệ quả:
- Thuế đầu ra: 200.000 đồng, chỉ tính trên 10 bình bán.
- Thuế đầu vào của 5 bình tặng (khi mua về) vẫn được khấu trừ, vì hàng khuyến mại phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp: giá vốn 15 bình (1.800.000 đồng) là chi phí, doanh thu là 2.000.000 đồng.
Điều kiện then chốt là chương trình khuyến mại đúng quy định: có thủ tục thông báo hoặc đăng ký theo hình thức khuyến mại, trong thời gian đã thông báo, giá trị hàng tặng không vượt hạn mức pháp luật thương mại cho phép. Thiếu điều kiện này, 5 bình tặng bị xem như hàng biếu tặng và phải tính thuế theo giá hàng cùng loại.
Trường hợp hai: giảm giá trong thời gian khuyến mại
Cùng cửa hàng, tuần lễ cuối tháng 11/2026 giảm 20% cho nồi chiên, đã làm thủ tục khuyến mại. Giá thường 1.500.000 đồng chưa thuế, giá khuyến mại 1.200.000 đồng.
Hoá đơn ghi thẳng đơn giá đã giảm 1.200.000 đồng; thuế 10% là 120.000 đồng. Giá tính thuế là giá đã giảm, vì việc giảm giá thuộc chương trình khuyến mại theo quy định. Có thể ghi thêm dòng mô tả “giảm giá khuyến mại” để người mua hiểu, nhưng tiền thuế tính trên giá thực bán.
Chỗ hay sai: giảm giá kéo dài quanh năm không có thủ tục, hoặc bán thấp hơn giá vốn không rõ lý do. Khi đó cơ quan thuế có thể xem xét giá bán có phù hợp giá thị trường không. Không cần sợ bán giảm giá, chỉ cần hồ sơ chương trình rõ ràng.
Trường hợp ba: quà tri ân, quà Tết cho khách ngoài chương trình
Tháng 1/2027, công ty mua 20 giỏ quà Tết để tặng khách quen, mỗi giỏ 900.000 đồng chưa thuế, thuế 10%, chuyển khoản cho nhà cung cấp. Đây không phải khuyến mại gắn với việc bán hàng mà là biếu tặng.
- Khi mua: nhận hoá đơn đầu vào 18.000.000 đồng, thuế 1.800.000 đồng. Thuế đầu vào được xem xét khấu trừ nếu khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh và đủ điều kiện.
- Khi tặng: lập hoá đơn cho 20 giỏ quà, giá tính thuế là giá của hàng cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng, tức khoảng 18.000.000 đồng; thuế đầu ra 1.800.000 đồng. Kết quả thuế giá trị gia tăng gần như trung hoà: khấu trừ vào rồi lại kê ra.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp: chi phí quà tặng khách hàng phục vụ kinh doanh, có hoá đơn, chứng từ thanh toán đầy đủ thì được xem xét tính vào chi phí được trừ. Nên có danh sách khách nhận quà, được duyệt trước.
Nếu tặng chính sản phẩm công ty sản xuất ra, cách làm giống hệt: lập hoá đơn, tính thuế theo giá bán của sản phẩm cùng loại. Tặng quà cho người lao động lại là chuyện khác vì có thể phát sinh thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của họ.
Trường hợp bốn: hàng mẫu, hàng dùng thử
Hàng mẫu có hai dạng hay bị lẫn:
- Hàng mẫu dùng thử trong chương trình khuyến mại: phát gói dầu gội nhỏ tại siêu thị, tặng hộp trà dùng thử cho khách. Đây là một hình thức khuyến mại; nếu làm đúng thủ tục thì lập hoá đơn, ghi rõ là hàng mẫu, giá tính thuế bằng không.
- Hàng mẫu gửi đối tác để thử nghiệm, duyệt chất lượng trước khi ký hợp đồng lớn: vẫn là hàng ra khỏi kho không thu tiền nên phải lập hoá đơn. Nếu không thuộc chương trình khuyến mại, giá tính thuế xác định theo nguyên tắc hàng biếu tặng.
Giả sử xưởng may gửi 3 bộ đồng phục mẫu, giá bán thông thường 400.000 đồng chưa thuế mỗi bộ, cho một trường học duyệt mẫu. Không có chương trình khuyến mại: lập hoá đơn 3 bộ, giá tính thuế 1.200.000 đồng, thuế 120.000 đồng. Có biên bản giao mẫu ghi rõ mục đích để làm căn cứ chi phí.
Bảng tra nhanh bốn trường hợp
| Trường hợp | Lập hoá đơn | Giá tính thuế giá trị gia tăng | Hồ sơ nên giữ |
|---|---|---|---|
| Tặng kèm trong chương trình khuyến mại đúng quy định | Có, ghi rõ hàng khuyến mại | Bằng không | Hồ sơ thủ tục khuyến mại, thể lệ, thời gian |
| Giảm giá trong chương trình khuyến mại | Có, ghi giá đã giảm | Giá đã giảm | Như trên |
| Biếu, tặng ngoài chương trình | Có | Giá hàng cùng loại hoặc tương đương | Danh sách người nhận, phê duyệt, hoá đơn mua vào |
| Hàng mẫu gửi đối tác, không phải khuyến mại | Có | Như biếu tặng | Biên bản giao mẫu, trao đổi với đối tác |
Bài tập tự làm, lỗi hay gặp và chỗ tự kiểm tra
Bài 1. Cửa hàng bán 30 hộp bánh giá 150.000 đồng chưa thuế, thuế suất 10%, tặng kèm 30 hộp kẹo (giá bán thường 50.000 đồng) trong chương trình khuyến mại đã làm thủ tục. Thuế đầu ra bao nhiêu?
Bài 2. Cũng 30 hộp kẹo đó, nhưng đem tặng khách đến dự khai trương, không có chương trình khuyến mại. Thuế đầu ra của nghiệp vụ tặng bao nhiêu?
Bài 3. Chương trình mua hai tặng một chạy quá thời gian đã thông báo năm ngày. Các hoá đơn trong năm ngày đó xử lý thế nào?
Lời giải ngắn. Bài 1: 30 × 150.000 × 10% = 450.000 đồng; kẹo khuyến mại giá tính thuế bằng không. Bài 2: 30 × 50.000 × 10% = 150.000 đồng. Bài 3: hàng tặng trong năm ngày ngoài thời gian khuyến mại không còn được hưởng giá tính thuế bằng không; cần xác định lại thuế đầu ra theo giá hàng cùng loại và điều chỉnh hoá đơn, tờ khai theo quy định.
Lỗi hay gặp: không lập hoá đơn cho hàng tặng vì “có thu tiền đâu”; ghi hàng tặng chung một dòng với hàng bán làm sai đơn giá; chạy khuyến mại mà không làm thủ tục; tặng quà mà không có danh sách người nhận nên khó chứng minh chi phí.
Tự kiểm tra: sau mỗi chương trình, tải danh sách hoá đơn đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử, lọc các dòng hàng khuyến mại, so với số lượng xuất kho theo chương trình; số lượng phải khớp. Khi không chắc một hình thức tặng có được coi là khuyến mại hay không, hỏi cơ quan thuế quản lý và cơ quan quản lý thương mại tại địa phương trước khi chạy chương trình.
Câu hỏi thường gặp
Hàng khuyến mại có phải ghi tên người mua trên hoá đơn không?
Hàng tặng kèm được ghi chung trên hoá đơn bán cho người mua đó. Với hàng phát rộng rãi cho nhiều người không xác định, cách lập hoá đơn gộp theo chương trình làm theo hướng dẫn hoá đơn hiện hành; nên hỏi cơ quan thuế nếu chương trình lớn.
Thuế đầu vào của hàng mua về để khuyến mại có được khấu trừ không?
Có, nếu hàng khuyến mại phục vụ hoạt động kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế và hoá đơn mua vào đủ điều kiện khấu trừ. Giá tính thuế đầu ra bằng không không làm mất quyền khấu trừ đầu vào.
Tặng voucher giảm giá cho lần mua sau thì lập hoá đơn lúc nào?
Lúc tặng voucher chưa có hàng hoá, dịch vụ nào được giao nên chưa lập hoá đơn cho voucher. Khi khách dùng voucher, hoá đơn lập theo giá thực thu sau khi trừ voucher nếu đó là chương trình khuyến mại đúng quy định.
Quà tặng khách có bị giới hạn mức chi phí được trừ không?
Chi quà tặng khách hàng được xem xét như các khoản chi khác: phải phục vụ hoạt động kinh doanh, có hoá đơn, chứng từ hợp pháp, thanh toán không dùng tiền mặt khi đạt ngưỡng quy định. Kiểm tra văn bản thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành để biết có giới hạn riêng hay không.
Hàng khuyến mại bị khách trả lại thì sao?
Nếu khách trả lại cả hàng bán lẫn hàng tặng kèm, xử lý hoá đơn cho toàn bộ theo quy định về hàng bán bị trả lại; phần hàng tặng không có giá trị thuế nên chỉ ảnh hưởng số lượng. Nếu chỉ trả hàng bán mà giữ hàng tặng, hai bên nên thoả thuận rõ cách xử lý phần hàng tặng.
